§ 18. Создание диаграмм
18.4. ФОРМАТИРОВАНИЕ СТОЛБЦОВ (СЕКТОРОВ)
Для изменения внешнего вида всех столбцов щелкните на любом столбце и воспользуйтесь теми же командами, что и для изменения фона диаграммы.
Для изменения внешнего вида одного из столбцов выделите все столбцы, а затем - тот столбик, который надо изменить, и воспользуйтесь теми же командами, что и для изменения фона диаграммы.
Так после выполнения определенных действий форматирования диаграммы Высочайшие вершины гор получилось такое изображение, как на рис. 4.67.
Проверить свои знания, пройти тест 2 и разгадать кроссворд вы сможете на диске.
УПРАЖНЕНИЕ 44
Задачи. Создать таблицу, как на рис. 4.58. и построить на основе этих данных круговой и столбчатой диаграммы.
1. Создайте таблицу по образцу.
2. Постройте на основе ее данных линейчатую диаграмму, как на рис. 4.59.
б) на вкладке Вставка. В области Диаграммы выберите тип диаграммы (Гистограмма). В выпадающем списке выберите первый образец-диаграмма построена.
3. Выполните форматирование диаграммы.
а) Измените заголовок диаграммы, щелкнув на области названия и введя необходимый текст. При необходимости измените размер шрифта.
б) Уберите легенду диаграммы, щелкнув на ней и нажав клавишу Del (легенда является целесообразной, когда в гистограмме приводится более одного ряда данных).
в) Добавьте к диаграмме подпись вертикальной оси.
Выделите диаграмму и перейдите на вкладку Макет. На панели Подписи выберите инструмент (Названия осей).
В выпадающем списке инструмента выберите Название основной вертикальной оси Обратная название. Введите название оси.
г) Добавьте надписи данных над столбцами диаграммы.
Выделите диаграмму и перейдите на вкладку Макет.
г) Измените цвет фона области диаграммы и области построения диаграммы. Выделите область диаграммы. Войдите на вкладку Формат.
В окне Стили фигур выберите инструмент Заливка фигуры и выполните необходимую заливку.
Аналогично выполните заливку области построения диаграммы.
д) Отформатируйте столбики диаграммы.
Щелкните в первом столбце (будут выделены все столбцы). Щелкните на первом столбике еще раз (будет выделен только один столбец). Выполните заливку первой колонки.
Аналогично выделите и следующие столбики и измените их заливку.
Выделите все столбцы.
Войдите на вкладку Формат. В окне Стили фигур выберите инструмент Эффекты для фигур Тень и установите нужную тень.
4. Постройте круговую диаграмму по образцу на рис. 4.60.
а) Выделите необходимый для построения диаграммы диапазон А1:В5.
б) на вкладке Вставка. В области Диаграммы выберите тип диаграммы (Круговая). В выпадающем списке выберите первый образец - диаграмма построена.
5. Отформатируйте диаграммы.
а) Измените заголовок диаграммы, щелкнув на области названия и введя необходимый текст.
б) Добавьте надписи данных снаружи секторов диаграммы в виде процентов. Выделите диаграмму и перейдите на вкладку Макет.
На панели Подписи выберите инструмент (Подписи данных).
В выпадающем списке инструмента выберите Круг вершины, снаружи.
Еще раз выберите инструмент Подписи данных и в выпадающем списке выберите команду дополнительные параметры подписей данных.
В диалоговом окне (рис. 4.61). что открылось, снимите галочку напротив Значения и поставьте галочку напротив Процента.
в) Измените цвет фона области диаграммы (аналогично столбчатой диаграммы).
г) Отформатируйте секторы диаграммы (аналогично столбчатой диаграммы).
6. Сохраните документ в файле с именем Впр44_Прізвище.
Самый удобный способ сравнения данных - построение графиков или диаграмм.
Чтобы построить диаграмму, нужно выделить данные для построения диаграммы; в вкладке Вставления выбрать команду Диаграмма и выбрать необходимый тип и вид.
Настройка элементов диаграммы осуществляется во вкладках Конструктор, Макет, Форма, появляются после построения диаграммы на панели инструментов в окне Microsoft Excel.
Контрольные вопросы и задания
1. Что такое диаграмма?
2. Какие виды диаграмм вам известны?
3. Для чего предназначены диаграммы?
4. Назовите основные элементы диаграммы.
5. Укажите последовательность действий для создания диаграммы.
Вопросы для размышления
1. Произойдут ли изменения в диаграмме при изменении числовых данных, на основе которых построена диаграмма?
2. Можно ли построить диаграмму, используя отдельные столбики?
3. Сколько заголовков может иметь диаграмма?
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №9
Создание диаграмм. Анализ данных представленных на диаграмме
Задача 1. На листе 1 создайте таблицу по образцу на рис. 4.62. Заполните таблицу определения заработной платы работников, учитывая, что налог от заработной платы составляет 15%. Заполните формулами ячейки, закрашенные желтым цветом и скопируйте их в других пустых ячеек. Постройте гистограмму по данным «К выдаче». Диаграмм а должен содержать название, подпись вертикальной оси, легенды не нужно, все столбики должны быть одного цвета.
Примечание. Для выделения несмежных ячеек таблицы следует удерживать клавишу CtrL
Задание 2. Создайте таблицу деления пород деревьев в городском парке по образцу на рис. 4.63. Выполните необходимые вычисления и постройте две диаграммы: 1) по числу деревьев; 2) по их стоимости. Обе диаграммы должны содержать названия, легенды, подписи данных (в первой диаграмме - данные в процентах, во второй - значение).
Задание 3. Создайте таблицу продажи автомобилей различных марок в автосалоне за два месяца (рис. 4.64) и постройте на ее основе гистограмму по образцу (рис. 4.65).
Программа Microsoft Excel удобна для составления таблиц и произведения расчетов. Рабочая область – это множество ячеек, которые можно заполнять данными. Впоследствии – форматировать, использовать для построения графиков, диаграмм, сводных отчетов.
Работа в Экселе с таблицами для начинающих пользователей может на первый взгляд показаться сложной. Она существенно отличается от принципов построения таблиц в Word. Но начнем мы с малого: с создания и форматирования таблицы. И в конце статьи вы уже будете понимать, что лучшего инструмента для создания таблиц, чем Excel не придумаешь.
Как создать таблицу в Excel для чайников
Работа с таблицами в Excel для чайников не терпит спешки. Создать таблицу можно разными способами и для конкретных целей каждый способ обладает своими преимуществами. Поэтому сначала визуально оценим ситуацию.
Посмотрите внимательно на рабочий лист табличного процессора:
Это множество ячеек в столбцах и строках. По сути – таблица. Столбцы обозначены латинскими буквами. Строки – цифрами. Если вывести этот лист на печать, получим чистую страницу. Без всяких границ.
Сначала давайте научимся работать с ячейками, строками и столбцами.
Как выделить столбец и строку
Чтобы выделить весь столбец, щелкаем по его названию (латинской букве) левой кнопкой мыши.
Для выделения строки – по названию строки (по цифре).
Чтобы выделить несколько столбцов или строк, щелкаем левой кнопкой мыши по названию, держим и протаскиваем.
Для выделения столбца с помощью горячих клавиш ставим курсор в любую ячейку нужного столбца – нажимаем Ctrl + пробел. Для выделения строки – Shift + пробел.
Как изменить границы ячеек
Если информация при заполнении таблицы не помещается нужно изменить границы ячеек:
Для изменения ширины столбцов и высоты строк сразу в определенном диапазоне выделяем область, увеличиваем 1 столбец /строку (передвигаем вручную) – автоматически изменится размер всех выделенных столбцов и строк.
Примечание. Чтобы вернуть прежний размер, можно нажать кнопку «Отмена» или комбинацию горячих клавиш CTRL+Z. Но она срабатывает тогда, когда делаешь сразу. Позже – не поможет.
Чтобы вернуть строки в исходные границы, открываем меню инструмента: «Главная»-«Формат» и выбираем «Автоподбор высоты строки»
Для столбцов такой метод не актуален. Нажимаем «Формат» - «Ширина по умолчанию». Запоминаем эту цифру. Выделяем любую ячейку в столбце, границы которого необходимо «вернуть». Снова «Формат» - «Ширина столбца» - вводим заданный программой показатель (как правило это 8,43 - количество символов шрифта Calibri с размером в 11 пунктов). ОК.
Как вставить столбец или строку
Выделяем столбец /строку правее /ниже того места, где нужно вставить новый диапазон. То есть столбец появится слева от выделенной ячейки. А строка – выше.
Нажимаем правой кнопкой мыши – выбираем в выпадающем меню «Вставить» (или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+"=").
Отмечаем «столбец» и жмем ОК.
Совет. Для быстрой вставки столбца нужно выделить столбец в желаемом месте и нажать CTRL+SHIFT+"=".
Все эти навыки пригодятся при составлении таблицы в программе Excel. Нам придется расширять границы, добавлять строки /столбцы в процессе работы.
Пошаговое создание таблицы с формулами
Теперь при печати границы столбцов и строк будут видны.
С помощью меню «Шрифт» можно форматировать данные таблицы Excel, как в программе Word.
Поменяйте, к примеру, размер шрифта, сделайте шапку «жирным». Можно установить текст по центру, назначить переносы и т.д.
Как создать таблицу в Excel: пошаговая инструкция
Простейший способ создания таблиц уже известен. Но в Excel есть более удобный вариант (в плане последующего форматирования, работы с данными).
Сделаем «умную» (динамическую) таблицу:
Примечание. Можно пойти по другому пути – сначала выделить диапазон ячеек, а потом нажать кнопку «Таблица».
Теперь вносите необходимые данные в готовый каркас. Если потребуется дополнительный столбец, ставим курсор в предназначенную для названия ячейку. Вписываем наименование и нажимаем ВВОД. Диапазон автоматически расширится.
Если необходимо увеличить количество строк, зацепляем в нижнем правом углу за маркер автозаполнения и протягиваем вниз.
Как работать с таблицей в Excel
С выходом новых версий программы работа в Эксель с таблицами стала интересней и динамичней. Когда на листе сформирована умная таблица, становится доступным инструмент «Работа с таблицами» - «Конструктор».
Здесь мы можем дать имя таблице, изменить размер.
Доступны различные стили, возможность преобразовать таблицу в обычный диапазон или сводный отчет.
Возможности динамических электронных таблиц MS Excel огромны. Начнем с элементарных навыков ввода данных и автозаполнения:
Если нажать на стрелочку справа каждого подзаголовка шапки, то мы получим доступ к дополнительным инструментам для работы с данными таблицы.
Иногда пользователю приходится работать с огромными таблицами. Чтобы посмотреть итоги, нужно пролистать не одну тысячу строк. Удалить строки – не вариант (данные впоследствии понадобятся). Но можно скрыть. Для этой цели воспользуйтесь числовыми фильтрами (картинка выше). Убираете галочки напротив тех значений, которые должны быть спрятаны.
Часть 1. Работа с книгой
1. Создайте книгу для последующего выполнения на ее листах всех практических работ. Присвойте этой книге имя Учебная_Фамилия И.О ., где вместо Фамилия И.О. укажите свою фамилию. Сохраните эту книгу в своей папке.
2. Присвойте Листу 1 имя Ячейки. Выделите ячейку А1. С помощью полос прокрутки найдите ячейку Р37 и сделайте ее активной. Активизируйте ячейку А1, (Ctrl+Home ).
3. Выделение областей листа:
· Выделить мышью область А1:D9.
· Выделить столбец листа В (кликом по заголовку столбца).
· Выделить любые пять столбцов листа подряд.
· Выделить на листе пять четных строк.
· Выделите область В6:D8, (использовать клавиши Shift и Стрелки ).
4. Вставьте в книгу новый лист и присвойте ему имя Форматы .
5. Настроитепереход активной ячейки при вводе данных вправо.
6. Изменение ширины столбца :
· Введите в ячейку В2 листа Форматы слово Мир , а в ячейку С2 слово Организация .
· 1-й способ . Подведите указатель мыши к линии разделения заголовков столбцов В и С и сделайте двойной щелчок.
· 2-й способ . Подведите указатель мыши к правой границе заголовка столбца (например, С) и буксируйте эту границу вправо или влево, до придания нужного размера столбцу.
· 3-й способ .
ØВыделите одновременно пять столбцов листа подряд, начиная со столбца D.
ØЩелкните правой по выделенной области и в КМ выполните команду Ширина столбца . Задайте ширину столбца 2,5 символов.
· Высота строк задаётся аналогично: «Формат – Строка – Высота …», либо буксировкой линий разделения строк.
7. Сохраните изменения в книге.
Часть 2. Создание таблицы
8. Заполнение данными таблицы :
· Вставьте в книгу новый лист и назовите его Таблица 3.1 .
· Выделите область A1:D9 этого листа и задайте ей тип границ Все границы .
· В ячейки А1:D1 введите заголовки столбцов таблицы-образца.
· Введенные заголовки разместите в центре своих ячеек: (Формат - Ячейки – Выравнивание – По центру, по горизонтали – По центру, по вертикали).
· В ячейку D1 вставьте Примечание «Распоряжение гендиректора », (Вставка – Примечание ).
· Введите в ячейку А2 дату 27.01.2007 , точку после даты не ставить!!!
· Задайте введенному числу формат даты . (Формат - Ячейки – Число ). В поле Числовые форматы выбрать Дата - в поле Тип выбрать образец даты: ДД.ММ.ГГ, Ок . Попробуйте и другие форматы дат, но оставить ДД.ММ.ГГ .
· Сделать ячейку А2 активной и, используя маркер автозаполнения , буксировкой ввести данные в первый столбец таблицы.
· Заполняя столбец «Наименование товара », обратите внимание на возможность автозаполнения. С ним можно согласиться или нет.
· Заполните столбец «Индекс клиента ». Обратите внимание на то, что числа в ячейке прижимаются к правому краю ячейки, а текст к левому. Задайте введенным данным текстовый формат .
· Заполните столбец «Объем продаж ». Задайте введенным данным числовой формат .
· Задайте столбцу В ширину 20 символов, а столбцам С и D по 15 символов (см. п. 6).
· Измените содержимое ячейки D7 на 10057.
9. Копирование ячеек, таблиц
· Выделите область А1: D9 и скопируйте ее в БО (кн. Копировать ).
· Сделайте ячейку G1 активной и нажмите кнопку Вставить. Скопированная область помещается в область G1:J9. Заметим, что ширина ячеек не копируется.
· Вставьте в книгу новый лист и присвойте ему имя Мороженное . Поместите скопированную таблицу и на этот лист. Для этого на листе Мороженное сделайте активной ячейку А1 и щелкните по кнопке. Вставить .
· Вернитесь на лист Таблица 3.1 , выделите копию основной таблицы и удалите ее.
· Очистка ячеек : Активизируйте лист Мороженное , выделите на нем ячейки А1:А10. Выполните «Правка – Очистить – Все ». Восстановите А1:А10 отменой предыдущей команды (кнопка Отменить ).
Часть 3. Форматирование таблицы
10. Ввод текста в ячейке в несколько строк.
1-й способ (только при наборе текста).
· Вписать текст, размером более 9 символов, в ячейку (например, Цена за единицу ).
2-й способ . (Текст в ячейке уже зафиксирован ).
· Выделить такую ячейку.
· Выполнить и установить флажок Переносить по словам .
11. Стиль шрифта:
· Войдите в лист «Мороженное », выделите А1:D1. щелкните по кнопке «Полужирный ».
· Разместите заголовки столбцов таблицы по центру поля и в несколько строк (Формат – Ячейки – Выравнивание ).
12. Ввод и форматирование заголовков над таблицей .
· Вставьте над таблицей три пустые строки для заголовков, для этого выделите на листе Мороженное строки 1, 2 и 3.
· Выполните «Вставка – Строки ». Вверху добавится 3 строки.
· Войти в ячейку А1 и ввести текст «Предварительный анализ продаж ».
· Выделить область А1:D1 и щелкнуть по кнопке Объединить и поместить в центре».
· Для созданного заголовка выполнить «Формат–Ячейки », и с вкладки «Шрифт » задать заголовку таблицы формат шрифта: «Полужирный », «Размер »-14, цвет шрифта – синий.
· В ячейку А2 и ввести текст «1 квартал 2004 года» и объединить эту ячейку с тремя соседними ячейками справа.
· Новый заголовок отформатировать: «Полужирный курсив », «Размер »-12, цвет шрифта – красный.
13. Задание и копирование форматов и стилей :
· Ячейке D5 задайте денежный формат (можно щелчком по кнопке «Денежный формат »). Подберите требуемую ширину столбцу D, если число превратилось Решетку
· , Кнопкой «Уменьшить разрядность », сделайте числа целыми.
· Выделите D5 и щелкните по кнопке «Формат по образцу». Рядом с указателем мыши появилась кисть.
· Пробуксируйте указателем мыши с кистью по области D6:D12 и отпустите кнопку мыши.
· Сохраните выполненную работу.
Часть 4. Дополнительные задания
1. Создание таблицы График дежурств .
· Сделайте обрамления отдельных полей таблицы (Формат – Ячейки – Граница) и их заливку разным цветом (Формат – Ячейки – Вид).
Программа Microsoft Excel – очень мощный инструмент, благодаря которому можно создать большие таблицы с красивым оформлением и обилием различных формул. Работа с информацией облегчается именно из-за динамики, которая отсутствует в приложении Word.
В данной статье будет показано, как создать таблицу в Excel. Благодаря пошаговой инструкции с этим сможет разобраться даже «чайник». Поначалу начинающим пользователям это может показаться сложным. Но на самом деле, при постоянной работе в программе «Эксель» вы станете профессионалом и сможете оказывать помощь другим.
План обучения будет прост:
- сначала рассматриваем различные методы создания таблиц;
- затем занимаемся оформлением, чтобы информация была максимально наглядной и понятной.
Данный метод самый простой. Делается это следующим образом.
- Открыв пустой лист, вы увидите большое количество одинаковых ячеек.
- Выделите любое количество строк и столбцов.
- После этого перейдите на вкладку «Главная». Нажмите на иконку «Границы». Затем выберите пункт «Все».
- Сразу после этого у вас появится обычная элементарная табличка.
Теперь можете приступать к заполнению данных.
Существует и другой способ ручного рисования таблицы.
- Снова нажмите на иконку «Границы». Но на этот раз выберите пункт «Нарисовать сетку».
- Сразу после этого у вас изменится внешний вид курсора.
- Сделайте левый клик мыши и перетаскивайте указатель в другое положение. В результате этого будет нарисована новая сетка. Верхний левый угол – начальное положение курсора. Правый нижний угол – конечное.
Размеры могут быть любыми. Таблица будет создаваться, пока вы не отпустите палец с кнопки мыши.
Автоматический режим
Если вы не хотите «работать руками», всегда можно воспользоваться готовыми функциями. Для этого необходимо сделать следующее.
- Перейдите на вкладку «Вставка». Нажмите на кнопку «Таблицы» и выберите последний пункт.
Обратите внимание на то, что нам подсказывают о горячих клавишах. В дальнейшем для автоматического создания можно использовать сочетание кнопок Ctrl +T .
- Сразу после этого у вас появится окно, в котором нужно указать диапазон будущей таблицы.
- Для этого достаточно просто выделить любую область – координаты подставятся автоматом.
- Как только вы отпустите курсор, окно примет исходный вид. Нажмите на кнопку «OK».
- В результате этого будет создана красивая таблица с чередующимися линиями.
- Для того чтобы изменить название столбца, достаточно кликнуть на него. После этого начать редактирование можно прямо в этой ячейке или в строке формул.
Сводная таблица
Данный тип представления информации служит для ее обобщения и последующего анализа. Для создания такого элемента нужно сделать следующие шаги.
- Сначала делаем таблицу и заполняем её какими-нибудь данными. Как это сделать, описано выше.
- Теперь заходим в главное меню «Вставка». Далее выбираем нужный нам вариант.
- Сразу после этого у вас появится новое окно.
- Кликните на первую строчку (поле ввода нужно сделать активным). Только после этого выделяем все ячейки.
- Затем нажимаем на кнопку «OK».
- В результате этого у вас появится новая боковая панель, где нужно настроить будущую таблицу.
- На этом этапе необходимо перенести поля в нужные категории. Столбцами у нас будут месяцы, строками – назначение затрат, а значениями – сумма денег.
Для переноса надо кликнуть левой кнопкой мыши на любое поле и не отпуская пальца перетащить курсор в нужное место.
Только после этого (иконка курсора изменит внешний вид) палец можно отпустить.
- В результате этих действий у вас появится новая красивая таблица, в которой всё будет подсчитано автоматически. Самое главное, что появятся новые ячейки – «Общий итог».
Вы можете сами указывать поля, которые интересны для анализа данных.
Иногда не получается правильно подобрать поля для столбцов и строк. И в итоге ничего путного не выходит. Для таких случаев разработчики Microsoft подготовили свои варианты анализа данных.
Работает это очень просто.
- Первым делом выделяем нужную нам информацию.
- После этого выбираем соответствующий пункт меню.
- В результате программа сама проанализирует содержимое ячеек и предложит несколько вариантов.
- Кликнув на любой из предложенных вариантов и нажав на кнопку «OK», всё будет создано автоматически.
- В случае примера, мы получили сумму общих затрат, без учета месяцев.
Готовые шаблоны в Excel 2016
Для особо ленивых данная программа позволяет создавать по-настоящему «крутые» таблицы всего одним кликом.
При запуске Экселя вам на выбор предлагаются следующие варианты:
- открыть последние файлы, с которыми вы работали ранее;
- создать новую пустую книгу;
- посмотреть учебник с подробной информацией о возможностях данного ПО;
- выбрать какой-нибудь готовый шаблон по умолчанию;
- продолжить поиск в интернете, если ни один из предложенных дизайнов вам не понравился;
- войти под своей учетной записью Microsoft.
Нас интересуют именно готовые варианты. Если вы прокрутите немного вниз, то увидите, что их очень много. А ведь это шаблоны по умолчанию. Представьте, сколько можно скачать их в интернете.
Кликаем на какой-нибудь понравившийся вариант.
Нажимаем на кнопку «Создать».
В результате этого вы получаете готовый вариант очень большой и сложной таблицы.
Оформление
Внешний вид – это один из важнейших параметров. Очень важно сделать акцент на каких-нибудь элементах. Например, шапка, заголовок и так далее. Всё зависит от конкретного случая.
Рассмотрим вкратце основные манипуляции с ячейками.
Создание заголовка
В качестве примера будем использовать простую таблицу.
- Сначала переходим на вкладку «Главная» и нажимаем на пункт меню «Вставить строки на лист».
- Выделяем появившуюся строчку и нажимаем на пункт меню «Объединить ячейки».
- Далее пишем любой заголовок.
Изменение высоты элементов
Наш заголовок по размеру одинаковый с шапкой. А это не очень красиво. Кроме того, он смотрится невзрачно. Для того чтобы это исправить, нужно перенести курсор на границу 1 и 2 строки. После того, как его внешний вид изменится, сделайте левый клик мыши и потяните вниз.
В результате этого высота строки будет больше.
Выравнивание текста
Наш заголовок расположен внизу ячейки и прилип к шапке. Для того чтобы это исправить, необходимо воспользоваться кнопками выравнивания. Вы можете изменить положение текста как по вертикали, так и по горизонтали.
Кликаем на кнопку «По середине» и получаем желанный результат.
Теперь заголовок смотрится куда лучше.
Изменение стиля
Или же использовать готовые стили. Для этого сначала выделяем строку. Затем через меню выбираем любой из предложенных вариантов оформления.
Эффект будет очень красивым.
Как вставить новую строку или столбец
Для того чтобы изменить количество элементов в таблице, можно воспользоваться кнопкой «Вставить».
Вы можете добавить:
- ячейки;
- строки;
- столбцы;
- целый лист.
Удаление элементов
Уничтожить ячейку или что-нибудь еще можно точно так же. Для этого есть своя кнопка.
Заливка ячеек
Если вы хотите выделить какую-нибудь колонку или строчку, для этого нужно использовать инструмент заливка.
Благодаря ему вы сможете поменять цвет любых ячеек, которые были выделены ранее.
Формат элементов
При желании можно сделать с таблицей что угодно. Для этого достаточно нажать на кнопку «Формат».
В результате этого вы сумеете:
- вручную или автоматически изменить высоту строк;
- вручную или автоматически изменить ширину столбцов;
- скрыть или отобразить ячейки;
- переименовать лист;
- изменить цвет ярлыка;
- защитить лист;
- блокировать элемент;
- указать формат ячеек.
Формат содержимого
Если нажать на последний из вышеописанных пунктов, то появится следующее:
Благодаря этому инструменту можно:
- изменить формат отображаемых данных;
- указать выравнивание;
- выбрать любой шрифт;
- изменить границы таблицы;
- «поиграть» с заливкой;
- установить защиту.
Использование формул в таблицах
Именно благодаря возможности использовать функции автоподсчёта (умножение, сложение и так далее), Microsoft Excel и стал мощным инструментом.
Кроме этого, рекомендуется ознакомиться с описанием всех функций.
Рассмотрим самую простую операцию – умножение ячеек.
- Для начала подготовим поле для экспериментов.
- Сделайте активной первую ячейку, в которой нужно вывести результат.
- Введите там следующую команду.
- Теперь нажмите на клавишу Enter . После этого наведите курсор на правый нижний угол этой ячейки до тех пор, пока не изменится его внешний вид. Затем зажмите пальцем левый клик мыши и потяните вниз до последней строки.
- В результате автоподстановки формула попадёт во все ячейки.
Значения в колонке «Общая стоимость» будут зависеть от полей «Количество» и «Стоимость 1 кг». Это и есть прелесть динамики.
Кроме этого, можно использовать готовые функции для расчётов. Попробуем посчитать сумму последней графы.
- Сначала выделяем значения. Затем нажимаем на кнопку «Автосуммы», которая расположена на вкладке «Главная».
- В результате этого ниже появится общая сумма всех чисел.
Использование графики
Иногда в ячейках вместо текста используют фотографии. Сделать это очень легко.
Выбираем пустой элемент. Переходим на вкладку «Вставка». Выбираем раздел «Иллюстрации». Кликаем на пункт «Рисунки».
- Указываем файл и кликаем на кнопку «Вставить».
- Результат вас не разочарует. Смотрится очень красиво (в зависимости от подобранного рисунка).
Экспорт в Word
Для того чтобы скопировать данные в «вордовский» документ, достаточно сделать пару простых действий.
- Выделите область данных.
- Нажмите на горячие клавиши Ctrl +C .
- Откройте документ
- Теперь используем кнопки Ctrl +V .
- Итог будет следующим.
Онлайн-сервисы
Для тех, кто хочет работать в «реальном режиме» и делиться информацией с друзьями или коллегами по работе, существует отличный инструмент .
Используя этот сервис, вы сможете получить доступ к своим документам с любого устройства: компьютер, ноутбук, телефон или планшет.
Способы печати
Распечатка документов Word, как правило, задача несложная. Но с таблицами в Excel всё иначе. Самая большая проблема заключается в том, что «на глаз» сложно определить границы печати. И очень часто в принтере появляются практически пустые листы, на которых находится всего 1-2 строки таблицы.
Такие распечатки неудобны для восприятия. Намного лучше, когда вся информация находится на одном листе и никуда за границы не выходит. В связи с этим разработчики из Microsoft добавили функцию просмотра документов. Давайте рассмотрим, как этим пользоваться.
- Открываем документ. Он выглядит вполне обычно.
- Далее нажмите на горячие клавиши Ctrl +P . В появившемся окне мы видим, что информация не помещается на один лист. У нас исчезла графа «Общая стоимость». Кроме того, внизу нам подсказывают, что при печати будет использовано 2 страницы.
В версии 2007 года, для этого нужно было нажать на кнопку «Просмотр».
- Для отмены нажимаем горячую клавишу Esc . В результате появится вертикальная пунктирная линия, которая показывает границы печати.
Увеличить пространство при печати можно следующим образом.
- Первым делом уменьшаем поля. Для этого переходим на вкладку «Разметка страницы». Кликаем на кнопку «Поля» и выбираем самый «Узкий» вариант.
- После этого уменьшаем ширину столбцов, пока пунктирная линия не окажется за пределами последней колонки. Как это сделать, было описано выше.
Уменьшать нужно в разумных пределах, чтобы не страдала читабельность текста.
- Снова нажимаем на Ctrl +P . Теперь мы видим, что информация помещается на один лист.
Отличие версий продукции Майкрософт
Стоит понимать, что Эксель 2003 года уже давно морально устарел. Там отсутствует огромное количество современных функций и возможностей. Кроме этого, внешний вид различных объектов (графики, диаграммы и так далее) сильно уступает современным требованиям.
Пример рабочей области Excel 2003.
В современных 2007, 2010, 2013, а тем более 2016 версиях всё намного «круче».
Многие пункты меню находятся в разных разделах. Некоторые из них вовсе изменили своё название. Например, привычные нам «Формулы», в далёком 2003 назывались «Функциями». И они занимали не так уж много места.
Сейчас же для них отведена целая вкладка.
Ограничения и возможности разных версий
На официальном сайте компании Microsoft можно найти онлайн справку , в которой приводятся все технические характеристики создаваемых книг.
Пример самых основных параметров.
Этот список довольно длинный. Поэтому стоит перейти по ссылке и ознакомиться с остальными.
Обратите внимание, что версию 2003 года даже не рассматривают, так как её поддержка прекращена.
Но в некоторых бюджетных организациях этот офисный пакет используется и по сей день.
Заключение
В данной статье были рассмотрены различные способы создания и представления таблиц. Особое внимание было уделено приданию красивого внешнего вида. Не стоит переусердствовать в этом плане, поскольку яркие цвета и многообразие шрифтов будут отпугивать пользователя, который пытается ознакомиться с содержимым таблицы.
Видеоинструкция
Тем, у кого остались какие-нибудь вопросы, ниже прилагается видеоролик, в котором прилагаются дополнительные комментарии к описанным выше инструкциям.
Альтернативным способом создания таблиц является Конструктор таблиц. Чтобы вызвать этот инструмент необходимо выбрать закладку таблицы. Во вкладке Режим таблицы, в группеВид выбирается режим конструктора (рис. 4.14).
Рис. 4.14. Выбор режима отображения
В открывшемся окне конструктора таблиц можно вводить имена полей новой таблицы или добавлять поля в уже созданную таблицу (рис. 4.15).
Рис. 4.15. Окно конструктора таблиц
При нажатии на ячейку ниже ячейки «Код» появится возможность ввести имя столбца (выбрано «Название»), определить тип данных (числовой, текстовый и пр.). Таким же образом можно заполнить и остальные ячейки (рис. 4.16).
Если теперь вернуться в режим таблицы: Вид > Режим таблицы, то можно заполнить полученную таблицу данными, изменить ее название (В качестве примера таблица названа «Книги» и содержит данные по известной литературной классике) (рис. 4.17).
Рис.4.17. Таблица данных
Практическое задание:
1. Получите задание у преподавателя.
2. Измените созданную вами ранее таблицу баз данных при помощи конструктора.
3. Добавьте к документу новую таблицу в соответствии с заданием.
4. Заполните созданную вами базу данными согласно предложенному заданию
5. Сохраните результат в папке D:/Студент/Папка вашей группы/Ваша папка.
Лабораторная работа № 2
Связь таблиц
Связь позволяет установить правила взаимодействия между таблицами. Различают два типа связей: один ко многим и многие ко многим. В случаях, когда только одному пункту таблицы будет соответствовать несколько пунктов другой таблицы, называют «один-ко-многим». В противном случае, когда существует много связей между пунктами разных таблиц, говорят о связи «многие-ко-многим».
При создании связи «один-ко-многим», id-код первой таблицы прописывается отдельным столбцом во второй таблице. При создании связи «многие-ко-многим», id-коды обеих таблиц прописывается в третьей таблице (вспомогательной).
Рассмотрим, как создается новая таблица для id-кодов системы «многие-ко-многим». Перейдя на вкладку Создание необходимо создать новую таблицу и затем перейти в режим конструктора, сохранив при этом таблицу под определенным именем (в примере «Записи»). Следующим шагом будет являться вписывание названия необходимых столбцов (рис. 4.18).
 |
Необходимо заранее продумать каким будет взаимосвязь между пунктами вашей таблицы и правильно ли будет соблюдена нумерация. Для того, чтобы
Рис.4.18. Заполнение полей таблицы
избежать возможных проблем продумайте структуру вашей базы данных.
После этого переходим в режим таблицы и заполняем ее необходимыми данными.
Для определения связей в базе данных необходимо построить структуру этих связей. Для этого переходя на вкладку «Работа с базами данных» и выбирая там пункт «Схема данных» запускаем окно в которое необходимо добавить все таблицы, которые созданы в базе данных (в примере – 3 таблицы) (рис.4.19).
 |
Рис. 4.19. Окно схемы данных
Создаем связь, для этого помещаем указатель на пункт «Код» одной из таблиц (в примере - «Книги»), нажимаем ЛКМ и не отпуская ее, перетаскиваем в пункт содержащий код таблицы, которая служит для определения связей (в примере - «Код книги» из таблицы «Записи»).
В появившемся окне ставим флажок Обеспечение целостности данных. Этот режим не позволит Access оставлять в таблице связей записи, для которых нельзя подобрать запись из другой таблицы с подходящим значением поля «Код».
Установка флажка Каскадное удаление связанных записей приведет к тому, что при удалении записи одной таблицы («Книги») будут удалены все соответствующие записи таблицы связей («Записи»). Если указанный флажок сброшен, удаление тех записей таблицы, на которые ссылается хотя бы одна запись другой таблицы, запрещено (рис. 4.20).
Рис.4.20. Параметры связи
Аналогичным образом можно создать и другие связи между таблицами базы данных. При этом необходимо помнить, что каждый столбец таблицы определения связей должен ссылаться на соответствующую таблицу, чтобы связи получились точными. В итоге должна получиться схема, представленная на ри-
сунке 4.21.
 |
Рис.4.21 . Схема данных
Практическое задание:
1. Согласно предложенному заданию определите тип связи между таблицами.
2. Создайте (если необходимо) таблицу связей.
3. Сформируйте схему данных при помощи конструктора.
4. Сохраните результат.
Лабораторная работа № 3
Создание запросов
Запросы являются инструментом поиска и структурирования данных. Запрос, адресованный одной или нескольким таблицам, инициирует выборку определенной части данных и их передачу в таблицу, формируемую самим запросом. В результате вы получаете подмножество информационного множества исходных таблиц, сформированное по определенному закону. Если обрабатываемый объем информации велик, выделение необходимых данных в такое подмножество позволяет существенно сократить время их обработки. В системах типа клиент-сервер, где основные базы данных хранятся на файловом сервере, система запросов позволяет уменьшить объем информации, передаваемой через локальную сеть.
Мастер запросов
Чтобы упростить задачу пользователя, в состав Access включен мастер запросов, позволяющий автоматизировать процесс построения запроса. Для создания запроса переходим на вкладку «Создание» и нажимаем кнопку «Мастер запросов», выбираем «Простой запрос» и нажимаем ОК. В раскрывающемся списке «Таблицы и запросы» выбираем необходимую нам таблицу (в примере «Контакты»), и выбираем поля из списка «Доступные поля». Этот выбор определяет, по каким полям можно будет производить поиск в созданной базе данных. Нажатие кнопки «Далее» продолжит работу с конструктором (рис. 4.22).
Рис.4.22. Мастер запросов
Следующим этапом можно выбрать подробный (вывод каждого поля каждой записи) и итоговый запросы. Последним этапом будет выбор названия запроса и дальнейших действий с запросом. Конечным результатом работы мастера создания запросов станет таблица, в которой будут присутствовать только пункты, выбранные для запроса (рис.4.23).
Рис. 4.23. Таблица запроса
Практическое задание:
1.Создайте простой запрос с помощью мастера запросов, самостоятельно выбрав ключевые поля.
Конструктор запросов
Мастер запросов умеет конструировать только простые условия отбора. Чтобы наложить дополнительные ограничения, следует пользоваться конструктором запросов, обеспечивающим полное управление параметрами запроса и построение сложных условий отбора данных. Запуск конструктора запросов производится путем нажатия кнопки «Конструктор запросов» на вкладке Создать. При этом открывается окно «Добавление таблицы», в которое необходимо добавить все таблицы, которые должны участвовать в запросе. Итогом создания запроса с помощью конструктора станет таблица запроса, которая будет содержать в себе схему связи между таблицами базы данных и полями, которые можно выбрать для отображения в запросе (рис. 4.24).
Рис. 4.24. Окно конструктора запроса
Практическое задание:
1. Создайте запрос с помощью конструктора запросов (выберите отличные от предыдущего задания поля для поиска).
2. Сохраните полученный запрос.
ГЛАВА 5
