Если вы активно используете почту при общении с клиентами и коллегами, редкий день обходится без копий. Они являются неотъемлемой частью рабочей переписки. Поэтому многие клиенты, перебираясь на Омнидеск со старой доброй почты, часто спрашивали о поддержке Cc и Bcc. До появления этой функциональности мы получили 47 (!) просьб добавить её. Цифра внушительная, ведь о своих потребностях и вопросах в лучшем случае пишут 5-7% желающих.
Перед тем, как перейти к подробностям нашей реализации копий, давайте разберёмся, что они собой представляют.
Типы получателей письма
To : (кому ) - основной получатель письма.Cc : (копия, carbon copy ) - вторичные получатели письма, которым направляется копия. Они видят и знают о наличии друг друга.
Bcc : (скрытая копия, blind carbon copy ) - скрытые получатели письма, чьи адреса не показываются другим получателям.
Примеры использования копий
а. Пользователь обратился за помощью и попросил отправлять ответы как на рабочую, так и личную почту. Вы указываете его личный адрес в копии (Cc), чтобы он смог отвечать с любого адреса и в каждом из них видеть всю переписку.б. Клиент оплатил консалтинг/поддержку/разработку, и вы регулярно общаетесь с его сотрудниками. Вы добавляете его в копию (Cc), чтобы он получал все ваши ответы, мог в любой момент вклиниться в переписку и оценить качество предоставляемых вами услуг.
в. Руководитель хочет следить за общением поддержки с VIP-клиентами. В обращениях от этих клиентов руководитель добавляется в скрытую копию (Bcc), чтобы он всегда получал ваши ответы (с историей переписки).
Прелесть в том, что клиент не знает о «слежке», а руководитель может ответить лично вам и, к примеру, сделать замечание:)
г. Клиент обращается к вам, чтобы обсудить получение скидки и способы оплаты. Он сразу добавляет своего бухгалтера в копию (Cc), чтобы тот мог следить за ходом общения и принять эстафету в нужный момент.
Как мы реализовали поддержку копий?
Приведённые выше примеры описывают лишь некоторые сценарии, которые клиенты «продавали» нам, аргументируя необходимость поддержки копий на сервисе. Мы реализовали все стандартные моменты, но не забыли добавить и несколько полезных фишек. Рассмотрим всё по порядку.Базовая функциональность
1) Справа от названия поля «Получатель» мы разместили две ссылки для добавления копий - «Сс» и «Bcc».
2) При нажатии на «Cc» появляется поле «Копия», и пропадает ссылка «Cc».
3) При нажатии на «Bcc» появляется поле «Скрытая копия», и пропадает ссылка «Bcc».
5) Когда сотрудник добавляет адрес в обычную копию (Cc) , его ответ отправляется на основной адрес из поля «Получатель» и на адрес из поля «Копия». В этом случае оба пользователя видят, что письмо было доставлено на два адреса. Каждый из них может ответить как сотруднику, так и сотруднику + другому пользователю.
6) Когда сотрудник добавляет адрес в скрытую копию (Bcc) , его ответ отправляется на основной адрес из поля «Получатель» и на адрес из поля «Скрытая копия». В этом случае основной пользователь видит, что письмо пришло только ему, поэтому его ответ может быть отправлен только сотруднику.
При этом пользователь из скрытой копии видит, кто был основным получателем, и может отправить письмо как сотруднику, так и сотруднику + основному получателю.
7) Поддержка копий работает и в обратном направлении. Если пользователь отправляет запрос (или новый ответ в текущую переписку) и добавляет другой адрес в Cc, мы автоматически прописываем этот адрес в поле «Копия», чтобы при ответе сотрудника письмо отправлялось на оба адреса.
Полезные фишки
8) Все изменения в полях «Получатель», «Копия» и «Скрытая копия» фиксируются в истории действий.
9) Для каждого обращения мы запоминаем все адреса, которые указывались в полях «Получатель», «Копия» и «Скрытая копия». Поэтому после удаления адреса из поля его можно легко вернуть. Достаточно кликнуть в нужном поле, и мы предложим выбрать адрес из выпадающего списка.
10) Когда пользователь из скрытой копии отвечает сотруднику и основному пользователю, его письмо добавляется в обращение в виде обычного ответа. Если же он отвечает только сотруднику, тогда его письмо добавляется в обращение в качестве заметки , которая не видна основному пользователю (при просмотре переписки по обращению в своём аккаунте).
11) В правилах для входящих обращений мы добавили условие «Копия (Cc) обращения» , чтобы можно было отслеживать наличие определённого адреса (или домена) в копии и автоматически выполнять нужные действия.
12) Во всех типах правил появились два новых действия - «Добавить в копию» и «Добавить в скрытую копию» на случай, если требуется добавить адреса в копии, когда обращение соответствует условиям правила.
Доброго времени! Сегодня мы поговорим о резервном копировании СМС, путем отправки всех сообщений со смартфона на электронную почту. Это может потребоваться как просто в целях сохранения переписки, так и для дальнейшей обработки сообщений, например поиска в сообщениях нужной информации (контактов, имен, цен и прочего) сторонними приложениями, которые в свою очередь работают с E-Mail. Разберем вариант такого копирования с использованием смартфона работающего на Android.
Создаем почтовый ящик
Для отправки и сохранения всех сообщений на E-Mail, для начала нужно зарегистрировать почтовый ящик, для этого отлично подойдет почта от yandex.ru . Можно также использовать свой действующий почтовый ящик, но я рекомендую зарегистрировать новый. Во первых со временем в нем скопиться большое число СМС сообщений, которые могут мешать при работе с обычными письмами, а во вторых в случае если вы будите подключать почтовый ящик к стороннему сервису для аналитики, не указывать в нем логин и пароль от основного E-Mail.
Устанавливаем на смартфон с Android приложение SMS Backup +
Для отправки всех SMS сообщений на почтовый ящик, потребуется установить и настроить специальное приложение SMS Backup +, скачать которое можно на сайте play.goole.com или apk-dl.com (альтернатива для смартфонов не использующих Google Play) или .
Приложение протестировано на Android: 3.xx, 4.xx, 5.xx, 6.xx; Заявлена поддержка версии 2.xx.
Настраиваем SMS Backup +
- Запускаем приложение;
- После запуска приложения, в раскрывшемся меню выбираем пункт: Advanced settings;
- Далее переходим в Backup settings;
- Устанавливаем галочки на Backup SMS и Email subject prefix, снимаем галочки с Backup MMS, Backup Call log (MMS и история звонков нам не нужны, хотя их вы тоже можете резервировать);
- Возвращаемся в предыдущее меню и переходим в раздел IMAP Server settings;
- Выбираем пункт меню Authentication,
устанавливаем значение параметра в Plain text;
- Выбираем пункт меню Server address, прописываем значение: imap.yandex.ru:993
- Выбираем пункт меню Security прописываем значение: SSL
- Выбираем пункт меню Login (You IMAP account) указываем логин, затем выбрав пункт меню Password (You IMAP account password) указываем пароль от yandex.ru почты;
- В главном меню устанавливаем галочку на Auto backup;
- Далее переходим в Auto backup settings, выбираем пункт меню Regular schedule и устанавливаем временной интервал, с периодичностью которого СМС будут отправлять на указанный нами аккаунт почтового ящика (например каждые 2 часа).
Приложение SMS Backup + позволяет не только делать резервные копии на E-Mail, но и восстанавливать сообщения с него. Соответствующие настройки восстановления можно найти в разделе Advanced settings -> Restore settings.
После отправки сообщений на E-Mail, все они будет размещены в папке под названием: SMS.
Анализируем СМС переданные на Email
После получения списка СМС на адрес электронной почты, можно с помощью специального программного обеспечения анализировать содержащиеся в них данные. Например можно отслеживать СМС от банка с сообщениями о денежных поступлениях и списаниях, на основании чего вести финансовый учет в автоматическом режиме. Подобное решение реализовано мною для «сайта совместных покупок», когда все СМС сообщения от Банка полученные Организаторами СП собираются в одном месте, анализируются и на основании их, система в панели управления выводит данные о том — какой из пользователей сделавший заказ, произвел оплату.
И разрешения.
Вероятно, Вы уже обращали внимание, что при получении писем от некоторых авторов в разделе «кому» стоит список из нескольких десятков имейлов разных людей. Причем ни Вы, ни эти люди не давали своего согласия на то, чтобы эти имейлы были «засвечены». Естественно, кто-то из адресатов, отпишется от данной рассылки (нам всем надоел поток спама на наши почты). Но одно безусловно – все получатели отнесутся к автору рассылки, как к человеку непрофессиональному. И вряд ли согласятся принять его предложение.
Как же сделать так, чтобы не отправлять каждому адресату письмо отдельно и в то же время «не светить всех перед всеми»?
Практически любой почтовый сервис позволяет это сделать.
Рассмотрим эту возможность на примере самой популярной для деловых рассылок почте gmail.com
Обычно для отправки письма вы пользуетесь окном «Написать». Нажав на него, видите новое окно «Новое сообщение», в которое и вставляете все, что необходимо для создания и отправки самого письма.
В окно «Получатели» обычно вставляем имейлы наших адресатов.
Что делать, если их несколько? Когда вы вставляете курсор в это окно, то автоматически появляются еще две возможности: отправить копию и скрытую копию.
Копия означает «точная копия». Это поле используется, когда вы просто хотите отправить письмо кому-то, кто не является основным получателем.
Скрытая же копия означает «точная скрытая копия». Она работает так же, как и Копия, но в этом поле все адреса получателей скрыты.
Таким образом, использование этого поля – один из лучших способов отправить письмо большому количеству людей и соблюсти конфиденциальность. А значит, и не испортить отношение с ними. Используя эту возможность, можно вставить до 30 имейлов. А это значит, что одним нажатием кнопки вы можете отправить данное письмо сразу 30 адресатам, не показывая их имейлы.
А дальше в окне «Тема» нужно написать тему письма (1
). Она должна быть краткой, но при этом точно информировать получателя о сути сообщения.
В следующее окно вставляем текст самого письма (2
). Здесь его можно редактировать, производить форматирование, изменять шрифт, размер шрифта, вид, цвет, применять нумерованные или маркированные списки, выделять цитаты и так далее (3
).
И еще, при необходимости, можно вставить в тело письма картинку (4
) или прикрепить файл (5
).
Именно эта почта дает максимальное количество возможностей для редактирования.
Аналогично можно отправить одновременно нескольким адресатам письмо и на почте yandex.ru.
Только возможностей для редактирования текста письма на этой почте меньше. Поэтому я покажу только порядок действий, необходимых для отправки писем.
Нажимаете на «Написать» и далее в окне «Кому» (1
) вставляете имейл первого адресата, а затем выбираете функцию «Копия» (2
) или «Скрытая копия» (3
). В зависимости от того хотите ли вы, чтобы все получатели вашего письма увидели все имейлы или сохраняете их право на конфедициальность адресов, выбираете одну из функций. Чтобы добавить каждый следующий имейл в список, необходимо нажать на кнопку с изображением человечка с «плюсиком» перед ним (4
). Тогда из выпавшего списка можете выбрать своих постоянных адресатов или вписать их имейлы вручную.
А дальше, как обычно: пишите тему письма в окне «Тема» и вставляете текст самого письма.
Картинки можно загрузить с Яндекс Диска и файлы прикрепить тоже, как обычно.
Практически то же самое предлагает вам сервис mail.ru
Нажимаете на кнопку «Написать», появляется окно, в котором при нажатии мышкой в окне «Кому» (1
), появляется выпадающий список с перечнем ваших постоянных адресатов (2
). Можете выбрать из этого списка нужного. Или просто вставить желаемый имейл адресата вручную.
Если же необходимо данное письмо отправить сразу целой группе адресатов, то выбираете одну из двух функций: «Копия» или «Скрытая копия».
Для этого нажимаете на кнопку, стоящую в самом начале окна для имейлов получателей (1
) и в выпавшем списке (2
) выбираете желаемое (3
или 4
).
Эта почта позволяет прикреплять к письму файлы (1
) и редактировать текст самого письма (2
). Примерно в том же объеме, что и почта на yandex.ru.
Вот, пожалуй, и все, о чем я хотела вам рассказать сегодня.
Надеюсь, что эти небольшие фишки помогут вам не только экономить свое время, но и не нарушать конфиденциальность тех людей, которые доверили вам свои электронные адреса. Всегда думайте о безопасности тех людей, которые вам доверились. Будьте профессионалами!
А если Вы хотите получить еще больше полезностей и научиться не только создавать блог, но и заставить его зарабатывать, записывайтесь на наш бесплатный курс"Технология построения дохода в сети Интернет".
Просто впишите в форму под этой статьей Ваше имя и Ваш имейл и нажмите на кнопку"Хочу получить курс!"
Деловое общение – это свой мир со своими законами. От того как мы соблюдаем эти законы зависит многое: впечатление, которое мы производим на коллег и партнеров, продуктивность работы и даже продвижение по карьерной лестнице.
Особое место в деловом общении занимает деловая переписка, которая является повседневной обязанностью большинства офисных работников и не только. Умение правильно вести деловую переписку может стать хорошим подспорьем для заключения выгодных сделок и формирования вашего делового имиджа.
Давайте рассмотрим некоторые особенности делового письма. Итак, деловая переписка - это:
- использование шаблонных фраз и клише
- эмоциональная нейтральность,
- смысловая точность и лаконичность изложения,
- грамотно выстроенная аргументация.
Деловая переписка на английском языке – это тот же набор правил и клише, некоторые из которых мы рекомендуем использовать всем, кто работает с иностранными партнерами или в международных компаниях. Мы предлагаем вашему вниманию несколько полезных фраз, которые украсят вашу деловую переписку. Эти фразы подчеркнут ваш профессионализм и помогут сформировать имидж делового человека. Начн¸м!
1. Please find attached
Начнем с классики. Часто приходится прикреплять к письму различные документы или иные файлы. Для того чтобы уведомить получателя о наличии вложения отлично подойдет данная фраза. Ведь слово «Attachment» в переводе означает «вложение». Фразу следует использовать в конце письма.
Приведем пару примеров использования:
- Please find attached my portfolio.
- Please find attached copy of the agreement/contract.
2. I have forwarded
Эту фразу можно использовать, если вам необходимо переслать письмо другим получателям. Чтобы уведомить об этом адресата, отлично подойдет фраза «I have forwarded». Например:
- I have forwarded Anna’s CV to you.
- I have forwarded John’s email to you.
3. I’ve cc’ed
Человек, непосвященный во все тайны особенностей деловой переписки, может и не понять, что значит это странное сокращение. Но мы-то профессионалы. «I’ve cc’ed» – сокращение, которое расшифровывается, как I have carbon copied. Фраза означает «поставить кого-то в копию для получения писем».
Так что если вам нужно кого-то поставить в известность о том, что вы поставили в копию других получателей – смело используйте эту фразу. К примеру:
- I’ve cc’ed Sara on this email.
- I’ve cc’ed Jack and Jimmy on these emails.
Что касается сокращений, которые нельзя использовать в деловой переписке – для этого случая обычно делают исключение.
4. For further details
Данная фраза – проверенный способ вежливо завершить ваше письмо на английском. «For further details», означает «для более подробной информации», «более подробно». Примеры использования:
- For further details contact me any time.
- For further details write to our Sales-manager.
Еще одна фраза, которая поможет вам вежливо закончить – «If you have any questions, please do not hesitate to contact me». В переводе это означает «Если у Вас возникли вопросы, смело пишите мне».
5. I look forward to
Фраза «look forward», означает «ждать с нетерпением». Так что если вы с нетерпением ожидаете ответа или какого-то другого действия от адресата, то будет вполне уместно употребить эту фразу. К примеру:
- I look forward to your answer.
- I’m looking forward to your reply.
Фразу лучше использовать в конце письма.
При написании письма необходимо быть вежливыми даже когда вам не очень этого хочется. Умение составлять грамотные письма в любой ситуации отражает ваш профессионализм, воспитанность и знание деловой этики. В заключение напомним, что в деловой переписке вы должны показать точность формулировок и безупречную грамотность. Также недопустимо использование сокращений (за редким исключением).
Пишите электронные письма на английском правильно, дорогие друзья! Успехов!
Недавно я получил эту работу, поэтому, хотя я бы разделил:
Отправка всей исходящей почты в Отправленные папки с postfix и cyrus imap.
Сделайте postfix отправьте копии экземпляров всех исходящих писем на специальную "отправленную" почтовая учетная запись. Используйте сито на этой специальной учетной записи, чтобы перенаправить все электронные письма в папку "Отправленные", связанные с учетной записью.
Создайте учетную запись пользователя электронной почты для отправленных
Самый простой способ сделать это - создать новую учетную запись unix для отправленных, установка оболочки в /bin/false, чтобы никто не мог регистрироваться в:
Host$ sudo useradd sent host$ sudo chsh -s /bin/false sent
Настроить imap для отправленного пользователя
Используя cyradm, мы создаем новый почтовый ящик (т.е. пользователь) и даем этому пользователю добавить доступ ко всем нашим папкам "Отправленные" imap:
Host$ $ cyradm -user cyrus localhost
Password:
Создайте сито script для отправленной учетной записи
Этот script перенаправляет всю входящую электронную почту на отправленную учетную запись, на Отправлена папка в папке "Входящие" отправителей.
Мой script называется sent.sieve и выглядит примерно так:
# Sieve script for sent. If outgoing email is bcc"ed to this account, # this sieve script will redirect it to the sender Sent folder require ["fileinto"]; if address:is:localpart "From" "userx" { fileinto "user.userx.Sent"; } elsif address:is:localpart "From" "usery" { fileinto "user.usery.Sent"; } elsif address:is:localpart "From" "userz" { fileinto "user.userz.Sent"; }
Вам нужно будет ввести запись для каждого из ваших пользователей (userx, usery, userz в примере выше). Я не смог найти лучший способ сделать это. Предложения приветствуются [email protected]
Установите сито script следующим образом:
Host$ sieveshell localhost -user=sent -a=cyrus
Password:
Настроить сопоставление bcc для postfix
В постфиксном каталоге (/etc/postfix на debian) создайте файл с именем bcc_map выглядит следующим образом:
# copy all locally sent mail to the sent account @yourdomain.com [email protected]
Скомпилируйте это в хэш файл постфикса, используя:
Host$ sudo postmap bcc_map
Добавьте следующую конфигурацию в файл конфигурации postfix main.cf:
Sender_bcc_maps = hash:/etc/postfix/bcc_map
И сделайте postfix перезагрузите его конфигурацию:
host $sudo/etc/init.d/postfix reload
Тестирование и отладка
Отправьте письмо и проверьте, что оно скопировано в папку Sent.
В случае возникновения проблем вы должны проверить журналы cyrus и postfix (все регистрируются на /var/log/syslog на моем хосте debian). Опечатки и неправильные разрешения доступа обычно приводят к тому, что некоторые подсказки отправляются на журналы.
