В комплект Microsoft Office по умолчанию входит программа Outlook, предназначенная для работы с несколькими электронными почтами одновременно, создания календарей и заметок, а также ведения адресной книги. Функционал адресной книги позволяет добавлять, удалять, импортировать, группировать и редактировать находящиеся в ней контакты.
Экспорт и импорт контактов
Если вы уже пользовались адресной книгой в Outlook и имеете в ней контакты, то вы можете выгрузить их в отдельный файл, чтобы перенести на другой носитель и не потерять в случае поломки компьютера. Если же у вас имеется список контактов в одном из поддерживаемых программой форматов, то можно быстро добавить их в Outlook при помощи «Импорта контактов». Учтите, что одни и те же задачи в разных версиях приложения выполняются немного по-разному, поэтому инструкции для Outlook 2007, 2010, 2013 и 2016 представлены в отдельном порядке.
Экспорт контактов
Экспорт контактов - выделение уже добавленных в программу контактов в отдельный файл с дальнейшей возможностью переноса и редактирования этого файла.
Outlook 2013, 2016
- Перейдите к вкладке «Файл».
Открываем вкладку «Файл»
- Выберите блок «Открыть и экспортировать».
Выбираем блок «Открыть и экспортировать» - Запустите команду «Импорт и экспорт».
Запускаем команду «Импорт и экспорт» - Выберите один из вариантов: экспорт в файл - создание файла в формате, который поддерживает Excel, или экспорт RSS-каналов в OPML-файл, поддерживаемый самой программой Outlook. Из файла, поддерживаемого Excel, вы также сможете загрузить контакты в Outlook.
Выбираем тип экспорта - Нажмите на «Значение, разделённое запятыми».
Выбираем формат «Значение, разделённое запятыми» - Укажите путь до папки, в которой будет сохранён создаваемый файл.
Указываем путь для сохраняемого файла - Укажите название файла, а его тип оставьте неизменным.
Называем файл с контактами - Дождитесь, пока программа автоматически экспортирует контакты в файл.
Дожидаемся окончания экспорта контактов - Запустите созданный файл, чтобы убедиться в том, что все контакты были сохранены успешно.
Открываем файл с экспортированными контактами
Outlook 2010
Outlook 2007
Импорт контактов
Если у вас есть список контактов в отдельном файле, электронной почте или программе, то вы сможете быстро перенести их в Outlook. Этим же способом можно импортировать из электронной почты адреса и письма.
Outlook 2013, 2016
- Откройте вкладку «Файл».
Открываем раздел «Файл» - Перейдите к блоку «Открыть и экспортировать».
Переходим к блоку «Открыть и экспортировать» - Нажмите на кнопку «Импорт и экспорт».
Используем кнопку «Импорт и экспорт» - Выберите один из вариантов импорта. Какой из них использовать, зависит от того, откуда вы пытаетесь импортировать контакты.
Выбираем тип импорта - В типе файла укажите «Значения, разделённые запятыми».
Выбираем формат «Значения, разделённые запятыми» - Пропишите путь до файла. В параметрах операции выберите, что делать с дубликатами контактов: заменять, создавать или не импортировать.
Указываем путь до файла с импортируемыми контактами - Определите, в какой раздел будут сохранены импортируемые контакты.
Выбираем, куда импортировать контакты - Подтвердите импорт, нажав кнопку «Готово».
Нажимаем кнопку «Готово» - Чтобы убедиться в том, что все контакты были перенесены верно, нажмите на иконку «Люди» и просмотрите их.
Проверяем контакты в разделе «Люди»
Outlook 2010
Outlook 2007
Видео: экспорт и импорт контактов в Outlook
Где расположена адресная книга Outlook
Вся информация, находящаяся в Outlook, сохраняется в отдельных файлах, которые можно скопировать или удалить. Найти эти файлы можно по следующему пути:
- C:\Пользователи\название_учетной_записи\AppData\Local\Microsoft\Outlook;
- C:\Пользователи\название_учетной_записи\Roaming\Local\Microsoft\Outlook;
- C:\Users\имя_пользователя\Documents\Файлы Outlook;
- C:\Пользователи\название_учетной_записи\Мои документы\Файлы Outlook;
- C:\Documents and Settings\название_учетной_записи\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook;
- C:\Documents and Settings.
Для разных версий операционной системы и Outlook пути могут отличаться.
Создание адресной книги
Если вы располагаете большим количеством контактов, то лучший способ их упорядочить для быстрого и удобного поиска - создать адресную книгу. Создавая адресные книги, вы можете группировать контакты по папкам.
Outlook 2010, 2013, 2016
Outlook 2007
Добавление контактов
Добавление контактов - основная функция Outlook, поэтому она не особо изменилась в различных версиях программы. Контакт можно добавить вручную или импортировать его из электронной почты или файла.
Добавление контакта из сообщения электронной почты
Добавление контактов из почты осуществляется при помощи импорта, который был подробно описан выше. В процессе необходимо определить, откуда контакты будут импортированы. Выберите вариант «Импорт параметров учётной записи почты интернета» или «Импорт адресов и почты интернета».
Вы можете отправлять другим людям контактные данные Microsoft Outlook (свои или чьи-то ещё) в формате vCard (VCF-файл). Когда получатель откроет VCF-файл, вложенный в полученное сообщение, откроется форма контакта со сведениями о контакте.
Microsoft https://support.office.com/ru-ru/article/%D0%9E%D1%82%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BA%D0%B0-%D0%B8-%D1%81%D0%BE%D1%85%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%BA%D0%BE%D0%BD%D1%82%D0%B0%D0%BA%D1%82%D0%BE%D0%B2-%D0%B2-%D1%84%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B5-vCard-94a17a6f-105f-46c7–9308–33658c1c2690
Создание группы контактов
Создание группы контактов поможет вам их упорядочить и рассортировать по определённым критериям.
Outlook 2010, 2013, 2016
Outlook 2007
Удаление контактов
Если вы обнаружили, что в вашем списке имеется лишний контакт, то вы можете его удалить, выполнив следующие действия:
Outlook - удобная программа для людей, работающих с большим количеством контактов. Пользуясь ей, вы можете детально настроить список имеющихся контактов, упорядочить их, добавить новые и удалить лишние. В любой момент вы можете выгрузить в отдельный файл всю информацию из Outlook, чтобы в будущем иметь возможность загрузить её обратно или на другой компьютер.
Если у вас много деловых или личных контактных данных, хранящихся в электронную таблицу, его можно импортировать прямо в Outlook 2013 или Outlook 2016 для Windows с малым подготовки. Существует три основных действия.
Сохранение книги Excel в виде CSV-файла.
Импорт контактов.
Сопоставление столбцов Excel с соответствующими полями в Outlook.
Шаг 1. Сохранение книги Excel в виде CSV-файла
Outlook может импортировать только файлы данных с разделителями-запятыми (CSV-файлы), а не книги из нескольких листов, поэтому в шаге 1 нужно сохранить книгу Excel как CSV-файл. Ниже описано, как это сделать.
в книге нажмите лист с контактными данными, которые нужно импортировать;
выберите расположение для сохранения файла;
В окне Тип файла выберите CSV (разделители - запятые) (*.csv) и нажмите кнопку Сохранить .
Появится сообщение Excel: "В файле выбранного типа может быть сохранен только текущий лист". Это относится к ограничениям CSV-файла; с исходной книгой (XLSX-файлом) ничего не случится.
Нажмите кнопку ОК .
Нажмите Да , чтобы Excel сохранил текущий лист как CSV-файл. Исходная книга (XLSX-файл) закроется.
Закройте CSV-файл.
Работа с Excel закончена, и теперь можно приступить к импорту в Outlook.
Примечание: В некоторых языковых стандартах по умолчанию применяются другие разделители элементов списка. Например, для немецкого языка в качестве разделителя используется точка с запятой. Однако Outlook не поддерживает точку с запятой в качестве разделителя полей. По этой причине перед переходом к следующему шагу вам может потребоваться заменить точки с запятой в CSV-файле запятыми.
Шаг 2: Импорт контактов в Outlook
Шаг 3: Сопоставление столбцов в CSV-файл с полями контактов Outlook
Дополнительные сведения
Чтобы создать новую папку в Outlook, щелкните правой кнопкой мыши папку контактов, нажмите кнопку Создать папку ОК .
Перейдите на вкладку "файл" на ленте и нажмите кнопку Открыть меню.
Щелкните вкладку Импорт. Откроется мастер импорта и экспорта.
Выберите пункт Импорт из другой программы или файла и нажмите кнопку Далее .
Выберите пункт и нажмите кнопку Далее .
Обзор , перейдите к папке, указанной на шаге 3 и дважды щелкните файл, чтобы выделить его.
Если вы импортируете в новую папку, так как дубликаты отсутствуют параметры на вкладке параметры неприменимы. Если не импортируются в новую папку, выберите наиболее логические выделения. Нажмите кнопку Далее .
Выберите папку Контакты или другой созданной вами папки контактов типа и нажмите кнопку Далее .
соответствие полей и проверить их.
Если вы импортируете в существующую папку контактов, перейдите к шагу 3.
Чтобы создать новую папку в Outlook, нажмите кнопку Контакты , щелкните правой кнопкой мыши папку контактов и нажмите кнопку Создать папку , введите имя новой папки и нажмите кнопку ОК .
В меню Файл выберите пункт Импорт и экспорт .
Выберите пункт Импорт из другой программы или файла и нажмите кнопку Далее .
Выберите пункт Значения, разделенные запятыми (Windows) и нажмите кнопку Далее .
Если файл, который отображается не правильный файл, нажмите кнопку Обзор , перейдите к папке, записанный на шаге 3 и дважды щелкните файл, чтобы выделить его.
Если вы импортируете в новую папку, так как есть совпадения не допускаются параметры на вкладке Параметры несущественна. В противном случае выберите наиболее логические выделения. Нажмите кнопку Разрешить создание дубликатов , если вы не уверены и нажмите кнопку Далее .
Щелкните папку Контакты или другую папку контактов типа, который вы создали, чтобы импортировать и нажмите кнопку Далее .
Если вы не уверены, правильно сопоставить имена столбцов в первой строке электронную таблицу с полями Outlook, нажмите кнопку соответствие полей и проверить их.
Примечание: Если соответствие полей недоступна, вы выбрали контакт тип папки для импорта в. Нажмите кнопку Назад и выберите нужную папку. Если сопоставление вас устраивает, нажмите кнопку ОК , чтобы закрыть диалоговое окно " Соответствие полей " и нажмите кнопку Готово .
К счастью, Microsoft Outlook и Excel являются превосходными партнерами. Ранее мы приступили к созданию списка контактов. Располагая теперь информацией о новых членах команды, мы можем добавить соответствующую информацию в наш список и без проблем импортировать эти данные в Outlook Contacts (Контакты Outlook). На рис. 1 показан список контактов, к созданию которого мы приступили.
Первая строка представляет собой строку заголовков, которые использованы в контактах программы Outlook. (Мы экспортировали список контактов из Outlook в формате Excel, чтобы можно было определить точные названия заголовков столбцов, которые рассчитывает обнаружить Outlook.) Как уже указывалось, очень важно, чтобы вы не изменили ни одно из названий заголовков столбцов (в противном случае импорт не сработает). Кроме того, мы скрыли некоторые столбцы - например, столбец С (Отчество), - однако это не повлияет на импорт. Когда Outlook будет импортировать список контактов, он проверит данные в столбцах под каждым заголовком и вставит обнаруженные данные в профиль нового контакта.
Контакты следует добавлять в электронную таблицу один за другим, не оставляя пустых строк между ними. И еще одно важное замечание: если вы добавляете Grant St. Move в столбец категории для каждого из заинтересованных лиц и членов команды, после того как импортируете эту информацию в Outlook Contacts, вы можете произвести отбор в Outlook по категории, которая называется Grant St. Move, чтобы найти все контакты, связанные с данным проектом. Если у вас есть список контактов сотрудников сайта popraktike.ru , то процедура импорта будет аналогична.
Допустим, мы хотим импортировать в наш список контактов контактную информацию по Стиву Грину, нашему старшему сетевому администратору, и Эйми Оуэн, его заместителю. Мы уже ввели известную нам информацию в каждый из столбцов, начиная с Title (Название), FirstName (Имя), LastName (Фамилия) и т.д. Далее мы переходим в программу Outlook и выбираем команду File → lmport and Export (Файл → Импорт и Экспорт). В результате ее выполнения на экране появится диалоговое окно Import and Export Wizard (Мастер). Как показано на рис. 2, выберите из списка элемент Import from Another Program or File (Импортировать из другой программы или файла) и щелкните мышью на кнопке Next (Далее).
В следующем диалоговом окне мастера выберите элемент Microsoft Excel 97-2003, чтобы указать программе тип файла, из которого необходимо импортировать данные. Щелкните на кнопке Next . В очередном диалоговом окне мастера введите путь и имя файла, в котором содержатся импортируемые данные. В группе Options (Параметры) выберите один из следующих переключателей: Replace duplicates with items imported (Заменить похожие записи), Allow duplicates to be created (Создавать копии дубликаты похожих записей) или Do not import duplicate items (He импортировать похожие записи). Щелкните на кнопке Next (Далее).
В следующем диалоговом окне мастера выберите папку программы Outlook, в которой необходимо сохранить импортированные контакты. Разумеется, вы, скорее всего, выберете папку Contacts (Контакты). Щелкните на кнопке Next , а затем - на кнопке Finish (Готово). Если вы надлежащим образом подготовили свой файл для импортирования, то новые данные появятся в папке Contacts.
Теперь, когда члены нашей команды добавлены в список контактов и надлежащим образом импортированы в Outlook Contacts, мы рассмотрим оборудование и материалы, которые могут понадобиться для выполнения нашего проекта.
При необходимости, инструментарий почтового клиента Outlook позволяет сохранять различные данные, в том числе и контакты, в отдельный файл. Подобная возможность будет особо полезна если пользователь решил перейти на другую версию Outlook, или же если необходимо передать контакты в другую почтовую программу.
В этой инструкции мы рассмотрим, как можно импортировать контакты во внешний файл. И сделаем это на примере MS Outlook 2016.
Начнем с меню «Файл», где перейдем в раздел «Открыть и экспортировать». Здесь нажимаем кнопку «Импорт и экспорт» и переходим к настройке экспорта данных.
Теперь выбираем тип создаваемого файла. Здесь предлагается всего два типа. Первый, это «Значения, разделенные запятыми», то есть файл формата CSV. И второй – «Файл данных Outlook».
Первый тип файлов может использоваться для передачи данных в другие приложения, которые умеют работать с форматов файлов CSV.
Для того, чтобы экспортировать контакты в CSV-файл, необходимо выбрать пункт «Значения, разделенные запятыми» и кликнуть по кнопке «Далее».
Здесь в дереве папок выбираем «Контакты» в разделе «Файл данных Outlook» и переходим к следующему действию, кликнув по кнопке «Далее».
Теперь остается выбрать папку, куда будет сохранен файл и дать ему имя.
Здесь можно настроить соответствие полей, кликнув по соответствующей кнопке. Или же нажать «Готово» и Outlook создать файл в папке, указанной в предыдущем шаге.
Если же планируется экспортировать данные контактов в другую версию Outlook, то в этом случае можно выбрать пункт «Файл данных Outlook (.pst)».
После чего, выбираем папку «Контакты» в ветке «Файл данных Outlook и переходим к следующему действию.
Указываем каталог и имя файла. А также выбираем действия с дубликатами и переходим на завершающий шаг.
Теперь необходимо выбрать одно из трех доступных действий для повторяющихся контактов и нажимаем кнопку «Готово».
Таким образом сделать экспорт данных контактов довольно легко – всего в несколько шагов. Подобным образом можно экспортировать данные и в более поздних версиях почтового клиента. Однако, процесс экспорта может немного отличаться от описанного здесь.
В некоторых языках контакты и адресные карточки сортируются по имени пользователя, а не по фамилии, как это принято в западных странах. Можно изменить порядок сортировки, установленный по умолчанию, выполнив следующие шаги.
- Выберите в меню Сервис команду Параметры и нажмите кнопку «Параметры контактов».
- В списке Как хранить, выберите порядок, который требуется использовать для сортировки контактов.
Изменение способа хранения контактов и внешнего вида записей адресной книги
В программе Microsoft Outlook три поля формы «Контакт» важны для работы с контактами с использованием адресной книги. Это поля «Полное имя», «Хранить как» и «Отображаемое имя».
- «Полное имя» – Значение поля «Отображаемое имя» строится на основе данных поля «Полное имя». Например, если были введены имя и фамилия контакта, имя будет отображено в формате имя-фамилия (Иван Петров).
- «Хранить как» – Microsoft Outlook упорядочит контакты в адресной книге в соответствии с выбранным методом хранения. Например, если форматом поля «Хранить как» по умолчанию является фамилия-имя, а в поле «Полное имя» введено «Иван Петров», в поле «Хранить как» будет отображено «Петров, Иван». Сведения по данному контакту будут храниться в адресной книге в разделе П (Петров). Форматом по умолчанию является фамилия–имя.
- «Отображаемое имя» – Значение данного поля будет отображаться в полях «Получатели», «Копия» и «Скрытые копии» почтового сообщения и в адресной книге при поиске контакта. Значение поля строится на основе поля «Полное имя». Форматом по умолчанию является формат поля «Полное имя».
При написании сообщения по нажатию кнопок «Получатели» и «Копия» в списке контактов могут быть отображены записи, отсортированные по именам. Чтобы изменить способ хранения и отображения списка контактов, выполните следующую процедуру:
Изменение формата имени для новых контактов
- Формат поля «Полное имя» – в меню Сервис выберите команду Учетные записи электронной почты. Нажмите кнопку «Просмотреть или изменить имеющиеся каталоги или адресные книги», затем нажмите кнопку «Далее». Выберите пункт «Адресная книга Outlook» и нажмите кнопку «Изменить». В группе «Адресные книги Outlook» нажмите кнопку «Контакты: Почтовый ящик – имя_почтового_ящика», затем в группе «Сортировать записи по» выберите значение «Фамилия и имя» (Рогов Иван). Нажмите кнопку «Закрыть», а затем кнопку «Готово».
- Формат поля «Хранить как» – выберите в меню Сервис команду Параметры. Перейдите на вкладку Настройки и нажмите кнопку «Параметры контактов». В списке Как хранить выберите значение «Фамилия, имя». Дважды нажмите кнопку «OK». Завершите работу программы и заново загрузите Microsoft Outlook.
- Формат поля «Отображаемое имя» – значение поля «Отображаемое имя» строится на основе параметров поля «Полное имя». При изменении параметров поля «Полное имя» будут изменены параметры отображения поля «Отображаемое имя».
Изменение формата имени для существующих контактов
Названия компаний, начинающиеся со слова «The», автоматически обрабатываются, начиная со второго слова названия. Например, название «The Phone Company» будет отображено как «Phone Company, The». Невозможно изменить формат имен серверов Microsoft Exchange, например, имена в глобальном списке адресов.
Удаление поля из карточки контакта
- В папке «Контакты» щелкните по нужной карточке контакта.
- В меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
- Нажмите кнопку «Поля».
- В списке Отображаемые поля выберите удаляемое поле.
- Нажмите кнопку «Удалить».
Преобразование личной адресной книги в папку «Контакты»
- В Outlook выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт.
- В списке Выберите нужное действие выберите значение «Импорт из другой программы или файла» и нажмите кнопку «Далее».
- В списке Выберите файл для импорта выберите значение «Личная адресная книга» и нажмите кнопку «Далее».
- В области Файл для импорта нажмите кнопку «Обзор», выберите файл для импорта и нажмите кнопку «Далее».
- В списке Выберите папку назначения укажите значение «Контакты» и нажмите кнопку «Далее».
- Следуйте дальнейшим указаниям мастера.
Отображение дополнительного указателя контактов
Чтобы добавить дополнительный указатель контактов для перемещения между карточками контактов с помощью указателей на нескольких языках выполните следующие действия. В представлении адресными карточками или подробными адресными карточками нажмите кнопку «Указатель контактов» , расположенную в нижней части указателя контактов. Выберите язык для дополнительного указателя. Дополнительный «Указатель контактов» доступен, если установлен хотя бы один из следующих языков: арабский, китайский, греческий, иврит, японский, корейский, русский, тайский. Одновременно можно использовать не более двух указателей.
06.04.2015
