В продолжение , я расскажу, как работать в Microsoft Excel, электронной таблице, входящей в пакет Microsoft Office.
Эти же принципы работы, которые мы рассмотрим здесь, подходят и для бесплатного пакета WPS Office, о котором говорилось в предыдущем уроке (если у Вас нет на компьютере пакета Microsoft Office).
На просторах интернета очень много сайтов посвященных работе в Microsoft Excel. Возможности электронных таблиц, к которым относится Excel, очень большие. Возможно поэтому, с выпуском в 1979 году первой такой программы, которая называлась VisiCalc, для микрокомпьютера Apple II, началось широкое использование их не только для развлечения, но и для практической работы с расчетами, формулами, финансами.
Для того, что бы начать первые шаги, чтобы понять принцип работы в Excel я и предлагаю этот урок.
Вы мне можете возразить – зачем мне Excel в домашних расчетах, достаточно стандартного калькулятора, который есть в . Если сложить два – три числа, я с Вами соглашусь. В чем же преимущество электронных таблиц, я Вам расскажу.
Если мы, вводя несколько чисел, на калькуляторе заметили ошибку, особенно в начале ввода, нам необходимо стереть все, что набрано до ошибки, и начать набор сначала. Здесь же мы можем исправить любое значение, не затрагивая другие, можно посчитать множество значений с одним коэффициентом, потом изменив только его, с другим. Надеюсь, я Вас убедил, что это очень интересная программа, с которой стоит познакомиться.
Запуск программы Microsoft Excel
Для запуска программы нажимаем кнопку – Пуск – Все программы – Microsoft Office – Microsoft Excel (если у Вас бесплатный пакет WPS Office – Пуск – Все программы – WPS Office – WPS Spreadsheets).
Для того, что бы увеличить изображение, щелкните на рисунке мышкой, возврат — еще один щелчок
Открывается окно программы рис.1. Так же как и Word можно выделить несколько областей – они помечены цифрами.
- Вкладки.
- Инструменты вкладки.
- Область навигации листа.
- Область формул.
- Колонки.
- Строки.
- Область разметки страницы.
- Масштаб изображения.
- Рабочая область листа.
- Область навигации книги.
Теперь немножко подробнее.
Excel называется электронной таблицей потому, что в своей основе это таблица с ячейками на пересечении колонок и строк. В каждой ячейке могут находиться различные данные. Формат данных может быть:
- текстовый
- числовой
- денежный
- время
- процентный
- логические значения
- формулы
Текст, как правило, необходим не для расчета, а для пользователя. Для того, что бы данные в ячейке стало текстовым, достаточно в начале строки поставить знак апострофа – ‘. То, что будет после апострофа, будет восприниматься как строка, либо выбрать формат ячейки “Текстовый”. Рис.2
Числа, это основной объект, над которыми производятся вычисления. рис.3
Дата и время – отображение даты и времени. Над датами можно производить вычисления. рис.4 (разные форматы отображения)
Логические значения могут принимать два значения – “Истина (True)” и “Ложь (False)”. При использовании в формулах, в зависимости от логического значения можно выполнять различные ветки вычислений. рис.5
Формулы в ячейках нужны непосредственно для вычислений. Как правило, в ячейке, где стоит формула, мы видим результат вычисления, саму формулу мы увидим в строке формул, когда мы стоим на этой ячейке. Начинается формула со знака ‘=’. Например, мы хотим сложить цифру в ячейке А1 с цифрой в ячейке В1 и результат поместить в ячейку С1. Пишем первое числа в ячейку А1, второе в В1, в ячейке С1 пишем формулу ”=A1+B1” (А и В на английской раскладке клавиатуры) и нажимаем. В ячейке С1 мы видим результат. Возвращаем курсор в ячейкуС1 и в строке формул мы видим формулу. Рис.6
По умолчанию формат ячеек является – общий, в зависимости от введенного значения программа пытается определить значение (кроме случаев, когда мы в начале поставили апостроф (‘) или равно (=)).
Цифрами 5 и 6 на рис.1 обозначены колонки и строки нашей таблицы. Каждая ячейка однозначно определена буквой колонки и цифрой строки. Курсор на рис.1 находится в левом верхнем углу в ячейке А1 (отображается в области навигации под цифрой 3), следующая вправо В1, а от А1 следующая вниз А2. рис.7
Пример работы в программе Microsoft Excel
Самый простой способ научиться работать в Excel – научится на примере. Посчитаем квартплату за месяц. Сразу скажу – пример условный, тарифы и объемы потребленных ресурсов условные.
Поставим курсор на колонку А, рис.8,
и щелкнем на ней левой кнопкой мышки. В открывшемся меню щелкнем на пункте “формат ячеек…”. В следующем открывшимся меню рис.9
на вкладке “Число” выбираем пункт “Текст”. В этой колонке будем писать название услуг.
Со второй строки пишем:
Электроэнергия
Холодная вода
Вывоз ТБО
Отопление
Надписи у нас заходят на колонку В. Ставим курсор на границу между колонками А и В, он превращается в черточку с двумя стрелочками влево и вправо. Нажимаем левую кнопку мышки и, перемещая границу вправо, увеличиваем ширину колонки А рис.10.
Встав курсором на колонку В, нажимаем левую кнопку мышки и, перемещая вправо, выделяем колонки B, C, D. Щелкнув на выделенной области правой кнопкой мышки рис.11,
в открывшемся меню, на вкладке “Число” выбираем формат “Числовой”.
В ячейке В1 пишем “Тариф”, в С1 “Объем”, D1 “Сумма” рис.12.
В ячейку В2, тарифа “Электроэнергия” заносим тариф, в ячейку С2 объем, число киловатт потребленной электроэнергии.
В В3 тариф за воду, в С3 объем, число кубометров потребленной воды.
В В4 тариф за вывоз ТБО, в С4, площадь квартиры (если тариф зависит от площади, либо число проживающих, если тариф от количества человек).
В В5 тариф за тепловую энергию, в В5, площадь квартиры (если тариф зависит от площади).
Становимся в ячейку D2 рис.13,
пишем формулу “=B2*C2” и нажимаем. В ячейке D2 появляется результат рис.14.
Возвращаемся в ячейку D2 рис.15.
Подводим курсор в правый нижний угол ячейки, где точка. Курсор превращается в крестик. Нажимаем левую кнопку мышки и тянем курсор вниз до ячейки D5. У нас копируются формулы из ячейки D2 до ячейки D5, и мы сразу же видим в них результат рис.16.
В ячейке D2 мы писали формулу “=B2*C2”, если мы станем в ячейку D3 рис.17,
то увидим, что при копировании в строке формул она изменилась на “=B3*C3”, в ячейке D4 ,будет формула ”=B4*C4”, в D5, “=B5*C5”. Это относительные ссылки, об абсолютных, немного попозже.
Мы писали формулу вручную. Я покажу еще один вариант введения формулы. Посчитаем итоговый результат. Ставим курсор в ячейку D6, для того что бы вставить туда формулу итога. В строке формул рис.18,
нажимаем левой кнопкой мышки на надписи функции, отмечена цифрой 1, в открывшимся меню выбираем функцию “СУММ”, отмечена цифрой 2, внизу (выделено цифрой 3) идет подсказка, что делает данная функция. Далее нажимаем “ОК”. Открывается окно аргументов функции рис.19,
где по умолчанию предлагается диапазон аргументов для суммирования (цифры 1, 2). Если диапазон нас устраивает, нажимаем “ОК”. В итоге получаем результат рис.20.
Можно сохранить книгу, под каким либо именем. В следующий раз, чтобы узнать сумму, достаточно открыть ее, ввести объемы потребления за следующий месяц, и мы сразу же получим результат.
Абсолютные и относительные ссылки
Что такое абсолютные и относительные ссылки. С относительными ссылками мы столкнулись в предыдущем примере. Когда мы копировали формулу, у нас адреса ячеек из формулы изменялись в соответствии с изменением строк. Записывается относительная ссылка так А1 или В5.
Теперь мы разберем еще один пример.
Наберем список фруктов, цена, вес, сумма, сумма со скидкой, сумма скидки, скидка.
Заполним таблицу рис.21.
Для суммы в колонке D наберем формулу суммы, и скопируем как в предыдущем примере. В ячейку С2 поставим скидку, предположим 15%. Теперь напишем формулу для суммы скидки в ячейку F2. Если мы напишем “=D2*G2”, то при копировании в 3 строке формул будет “=D3*G3”, а процент скидки находится в ячейке “G2”, а в ячейке “G3” пусто. Для того, что бы в формуле при копировании ссылка оставалась на ячейку “G2” и существует абсолютная адресация.
Для этого перед именем колонки и строки ставится знак доллара. Выглядит это вот так – “$G$2”. Попробуем написать так формулу “=D2*$G$2” и потом скопируем рис.22.
Поставим курсор в ячейку F3 (отмечено цифрой 1) рис.23,
в строке формул мы видим формулу “=D3*$G$2” (отмечено цифрой 2), т.е. то, что нам и необходимо. Ну и теперь мы можем написать формулу для суммы со скидкой “=D2-D2*$G$2” (цифра 2) рис.23.
Существует еще один вид ссылок – смешанные. Когда знак доллара стоит только перед именем столбца или только перед именем строки.
Маленькая хитрость. Иногда необходимо пронумеровать список в Microsoft Excel . Есть несколько способов это сделать. Я покажу один из них. Пусть у нас есть список рис.24.
Правой кнопкой мышки щелкаем по колонке А, в открывшимся меню выбираем пункт “Вставить”. Новую колонку выделяем рис.27 и ставим выравнивание посередине и выравнивание по центру. В ячейку А1 ставим цифру 1, в А2 ставим цифру 2. Выделяем две эти ячейки, становимся курсором в левый нижний угол рис.25
(на точку), курсор превращается в крестик, и тянем вниз до конца списка. Отпускаем кнопку мышки – список пронумерован рис.29
Этих данных достаточно, что бы начать работать в Microsoft Excel. В этом цель данного урока.
Во второй части цикла Excel 2010 для начинающих вы научитесь связывать ячейки таблиц математическими формулами, добавлять строки и столбцы к уже готовой таблице, узнаете о функции автозаполнения и многое другое.
Введение
В первой части цикла «Excel 2010 для начинающих» мы познакомились с самыми азами программы Excel, научившись в ней создавать обычные таблицы. Строго говоря, дело это нехитрое и конечно возможности этой программы намного шире.
Основное преимущество электронных таблиц состоит в том, что отдельные клетки с данными можно связать между собой математическими формулами. То есть при изменении значения одной из связанных между собой ячеек, данные других будут пересчитаны автоматически.
В этой части мы разберемся, какую же пользу могут принести такие возможности на примере уже созданной нами таблицы бюджетных расходов, для чего нам придется научиться составлять простые формулы. Так же мы познакомимся с функцией автозаполнения ячеек и узнаем, каким образом можно вставлять в таблицу дополнительные строки и столбцы, а так же объединять в ней ячейки.
Выполнение базовых арифметических операций
Помимо создания обычных таблиц, Excel можно использовать для выполнения в них арифметических операций, таких как: сложение, вычитание, умножение и деление.
Для выполнения расчетов в любой ячейке таблицы необходимо создать внутри нее простейшую формулу , которая всегда должна начинаться со знака равенства (=). Для указания математических операций внутри формулы используются обычные арифметические операторы:
Например, давайте представим, что нам необходимо сложить два числа - «12» и «7». Установите курсор мыши в любую ячейку и напечатайте следующее выражение: «=12+7». По окончании ввода нажмите клавишу «Enter» и в ячейке отобразится результат вычисления - «19».
Чтобы узнать, что же на самом деле содержит ячейка - формулу или число, - необходимо ее выделить и посмотреть на строку формул - область находящуюся сразу же над наименованиями столбцов. В нашем случае в ней как раз отображается формула, которую мы только что вводили.
После проведения всех операций, обратите внимание на результат деления чисел 12 на 7, который получился не целым (1,714286) и содержит довольно много цифр после запятой. В большинстве случаев такая точность не требуется, да и столь длинные числа будут только загромождать таблицу.
Чтобы это исправить, выделите ячейку с числом, у которого необходимо изменить количество десятичных знаков после запятой и на вкладке Главная в группе Число выберите команду Уменьшить разрядность . Каждое нажатие на эту кнопку убирает один знак.
Слева от команды Уменьшить разрядность находится кнопка, выполняющая обратную операцию - увеличивает число знаков после запятой для отображения более точных значений.
Составление формул
Теперь давайте вернемся к таблице бюджетных расходов, которую мы создавали в первой части этого цикла.
.png)
На данный момент в ней зафиксированы ежемесячные личные расходы по конкретным статьям. Например, можно узнать, сколько было истрачено в феврале на продукты питания или в марте на обслуживание автомобиля. А вот общие ежемесячные расходы здесь не указаны, хотя именно эти показатели для многих являются самыми важными. Давайте исправим эту ситуацию, добавив внизу таблицы строчку «Ежемесячные расходы» и рассчитаем ее значения.
Чтобы посчитать суммарный расход за январь в ячейке B7 можно написать следующее выражение: «=18250+5100+6250+2500+3300» и нажать Enter, после чего вы увидите результат вычисления. Это является примером применения простейшей формулы, составление которой ничем не отличается от вычислений на калькуляторе. Разве что знак равно ставится вначале выражения, а не в конце.
А теперь представьте, что при указании значений одной или нескольких статей расходов вы допустили ошибку. В этом случае, вам придется скорректировать не только данные в ячейках с указанием расходов, но и формулу вычисления суммарных трат. Конечно, это очень неудобно и поэтому в Excel при составлении формул часто используются не конкретные числовые значения, а адреса и диапазоны ячеек .
С учетом этого давайте изменим нашу формулу вычисления суммарных ежемесячных расходов.
В ячейку B7, введите знак равно (=) и… вместо того, чтобы вручную вбивать значение клетки B2, щелкните по ней левой кнопкой мыши. После этого вокруг ячейки появится пунктирная выделительная рамка, которая показывает, что ее значение попало в формулу. Теперь введите знак «+» и щелкните по ячейке B3. Далее проделайте тоже самое с ячейками B4, B5 и B6, а затем нажмите клавишу ВВОД (Enter), после чего появится то же значение суммы, что и в первом случае.
Выделите вновь ячейку B7 и посмотрите на строку формул. Видно, что вместо цифр - значений ячеек, в формуле содержатся их адреса. Это очень важный момент, так как мы только что построили формулу не из конкретных чисел, а из значений ячеек, которые могут со временем изменяться. Например, если теперь поменять сумму расходов на покупку вещей в январе, то весь ежемесячный суммарный расход будет пересчитан автоматически. Попробуйте.
Теперь давайте предположим, что просуммировать нужно не пять значений, как в нашем примере, а сто или двести. Как вы понимаете, использовать вышеописанный метод построения формул в таком случае очень неудобно. В этом случае лучше воспользоваться специальной кнопкой «Автосумма», которая позволяет вычислить сумму нескольких ячеек в пределах одного столбца или строки. В Excel можно считать не только суммы столбцов, но и строк, так что используем ее для вычисления, например, общих расходов на продукты питания за полгода.
Установите курсор на пустой клетке сбоку нужной строки (в нашем случае это H2). Затем нажмите кнопку Сумма на закладке Главная в группе Редактирование . Теперь, вернемся к таблице и посмотрим, что же произошло.
В выбранной нами ячейке появилась формула с интервалом ячеек, значения которых требуется просуммировать. При этом опять появилась пунктирная выделительная рамка. Только в этот раз она обрамляет не одну клетку, а весь диапазон ячеек, сумму которых требуется посчитать.
Теперь посмотрим на саму формулу. Как и раньше, вначале идет знак равенства, но на этот раз за ним следует функция «СУММ» - заранее определенная формула, которая выполнит сложение значений указанных ячеек. Сразу за функцией идут скобки расположенные вокруг адресов клеток, значения которых нужно просуммировать, называемые аргументом формулы . Обратите внимание, что в формуле не указаны все адреса суммируемых ячеек, а лишь первой и последней. Двоеточие между ними обозначает, что указан диапазон клеток от B2 до G2.
После нажатия Enter, в выбранной ячейке появится результат, но на этом возможности кнопки Сумма не заканчиваются. Щелкните на стрелочку рядом с ней и откроется список, содержащий функции для вычисления средних значений (Среднее), количества введенных данных (Число), максимальных (Максимум) и минимальных (Минимум) значений.
Итак, в нашей таблице мы посчитали общие траты за январь и суммарный расход на продукты питания за полгода. При этом сделали это двумя разными способами - сначала с использованием в формуле адресов ячеек, а затем, функции и диапазона. Теперь, самое время закончить расчеты для оставшихся ячеек, посчитав общие затраты по остальным месяцам и статьям расходов.
Автозаполнение
Для расчета оставшихся сумм воспользуемся одной замечательной особенностью программы Excel, которая заключается в возможности автоматизировать процесс заполнения ячеек систематизированными данными.
Иногда в Excel приходится вводить похожие однотипные данные в определенной последовательности, например дни недели, даты или порядковые номера строк. Помните, в первой части этого цикла в шапке таблицы мы вводили название месяца в каждый столбец по отдельности? На самом деле, совершенно необязательно было вводить весь этот список вручную, так как приложение во многих случаях может сделать это за вас.
Давайте сотрем все названия месяцев в шапке нашей таблицы, кроме первого. Теперь выделите ячейку с надписью «Январь» и переместите указатель мыши в правый ее нижний угол, что бы он принял форму крестика, который называется маркером заполнения . Зажмите левую кнопку мыши и перетащите его вправо.
.png)
На экране появится всплывающая подсказка, которая сообщит вам то значение, которое программа собирается вставить в следующую клетку. В нашем случае это «Февраль». По мере перемещения маркера вниз она будет меняться на названия других месяцев, что поможет вам понять, где нужно остановиться. После того как кнопка будет отпущена, список заполнится автоматически.
Конечно, Excel не всегда верно «понимает», как нужно заполнить последующие клетки, так как последовательности могут быть довольно разнообразными. Представим себе, что нам необходимо заполнить строку четными числовыми значениями: 2, 4, 6, 8 и так далее. Если мы введем число «2» и попробуем переместить маркер автозаполнения вправо, то окажется, что программа предлагает, как в следующую, так и в другие ячейки вставить опять значение «2».
В этом случае, приложению необходимо предоставить несколько больше данных. Для этого в следующей ячейке справа введем цифру «4». Теперь выделим обе заполненные клетки и вновь переместим курсор в правый нижний угол области выделения, что бы он принял форму маркера выделения. Перемещая маркер вниз, мы видим, что теперь программа поняла нашу последовательность и показывает в подсказках нужные значения.
Таким образом, для сложных последовательностей, перед применением автозаполнения, необходимо самостоятельно заполнить сразу несколько ячеек, что бы Excel правильно смог определить общий алгоритм вычисления их значений.
Теперь давайте применим эту полезную возможность программы к нашей таблице, что бы ни вводить формулы вручную для оставшихся клеток. Сначала выделите ячейку с уже посчитанной суммой (B7).
Теперь «зацепите» курсором правый нижний угол квадратика и перетащите маркер вправо до ячейки G7. После того как вы отпустите клавишу, приложение само скопирует формулу в отмеченные ячейки, при этом автоматически изменив адреса клеток, содержащихся в выражении, подставив правильные значения.
При этом если маркер перемещать вправо, как в нашем случае, или вниз, то ячейки будут заполняться в порядке возрастания, а влево или вверх - в порядке убывания.
Существует так же способ заполнения ряда с помощью ленты. Воспользуемся им для вычисления сумм затрат по всем расходным статьям (столбец H).
Выделяем диапазон, который следует заполнить, начиная с ячейки с уже введенными данными. Затем на вкладке Главная в группе Редактирование нажимаем кнопку Заполнить и выбираем направление заполнения.
Добавление строк, столбцов и объединение ячеек
Чтобы получить больше практики в составлении формул, давайте расширим нашу таблицу и заодно освоим несколько основных операций ее форматирования. Например, добавим к расходной части, статьи доходов, а затем проведем расчет возможных бюджетных накоплений.
Предположим, что доходная часть таблицы будет располагаться сверху над расходной. Для этого нам придется вставить несколько дополнительных строк. Как всегда, сделать это можно двумя путями: используя команды на ленте или в контекстном меню, что быстрее и проще.
Щелкните в любой ячейке второй строки правой кнопкой мыши и в открывшемся меню выберите команду Вставить… , а затем в окне - Добавить строку .
После вставки строки обратите внимание на тот факт, что по умолчанию она вставляется над выбранной строкой и имеет формат (цвет фона ячеек, настройки размера, цвета текста и т. д.) ряда располагающегося над ней.
Если нужно изменить форматирование, выбранное по умолчанию, сразу после вставки щелкните по кнопке Параметры добавления , которая автоматически отобразится рядом с правым нижним углом выбранной ячейки и выберите нужный вариант.
Аналогичным методом в таблицу можно вставлять столбцы, которые будут размещаться слева от выбранного и отдельные ячейки.
Кстати, если в итоге строка или столбец после вставки оказались на ненужном месте, их легко можно удалить. Щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке, принадлежащей удаляемому объекту и в открывшемся меню выберите команду Удалить . В завершении укажите, что именно необходимо удалить: строку, столбец или отдельную ячейку.
На ленте для операций добавления можно использовать кнопку Вставить , расположенную в группе Ячейки на закладке Главная , а для удаления, одноименную команду в той же группе.
В нашем случае нам необходимо вставить пять новых строк в верхнюю часть таблицы сразу после шапки. Для этого можно повторить операцию добавления несколько раз, а можно выполнив ее единожды использовать клавишу «F4», которая повторяет самую последнюю операцию.
В итоге после вставки пяти горизонтальных рядов в верхнюю часть таблицы, приводим ее к следующему виду:
Белые неформатированные ряды в таблице мы оставили специально, что бы отделить доходную, расходную и итоговую часть друг от друга, написав в них соответствующие заголовки. Но перед тем как это сделать, мы изучим еще одну операцию в Excel - объединение ячеек .
При объединении нескольких смежных ячеек образуется одна, которая может занимать сразу несколько столбцов или строк. При этом именем объединенной ячейки становится адрес верхней девой ячейки объединяемого диапазона. В любой момент вы можете снова разбить объединенную ячейку, а вот клетку, которая никогда не была объединена, разбить не удастся.
При объединении ячеек, сохраняются данные только верхней левой, данные же всех остальных объединяемых ячеек будут удалены. Помните это и сначала лучше производите объединение, а лишь потом вводите информацию.
Вернемся к нашей таблице. Для того, что бы написать заголовки в белых строчках нам понадобится лишь одна ячейка, в то время как сейчас они состоят из восьми. Давайте исправим это. Выделите все восемь ячеек второго ряда таблицы и на вкладке Главная в группе Выравнивание щелкните на кнопку Объединить и поместить в центре .
После выполнения команды, все выделенные ячейки в строке объединятся в одну большую ячейку.
Рядом с кнопкой объединения расположена стрелочка, нажатие на которую вызовет меню с дополнительными командами, позволяющими: объединять ячейки без центрального выравнивания, объединять целые группы ячеек по горизонтали и вертикали, а так же отменить объединение.
После добавления заголовков, а так же заполнения строк: зарплата, бонусы и ежемесячные доходы, наша таблица стала выглядеть вот так:
Заключение
В заключении давайте рассчитаем последнюю строчку нашей таблицы, воспользовавшись полученными знаниями в этой статье, вычисления значений ячеек которой будут происходить по следующей формуле. В первом месяце баланс будет складываться из обычной разницы между доходом, полученным за месяц и общими расходами в нем. А вот во втором месяце мы к этой разнице приплюсуем баланс первого, так как мы ведем расчет именно накоплений. Расчёты для последующих месяцев будут выполняться по такой же схеме - к текущему ежемесячному балансу будут прибавляться накопления за предыдущий период.
Теперь переведем эти расчеты в формулы понятные Excel. Для января (ячейки B14) формула очень проста и будет выглядеть так: «=B5-B12». А вот для ячейки С14 (февраль) выражение можно записать двумя разными способами: «=(B5-B12)+(C5-C12)» или «=B14+C5-C12». В первом случае мы опять проводим расчет баланса предыдущего месяца и затем прибавляем к нему баланс текущего, а во втором в формулу включается уже рассчитанный результат по предыдущему месяцу. Конечно, использование второго варианта для построения формулы в нашем случае гораздо предпочтительнее. Ведь если следовать логике первого варианта, то в выражении для мартовского расчета будет фигурировать уже 6 адресов ячеек, в апреле - 8, в мае - 10 и так далее, а при использовании второго варианта их всегда будет три.
Для заполнения оставшихся ячеек с D14 по G14 применим возможность их автоматического заполнения, так же как мы это делали в случае с суммами.
Кстати, для проверки значения итоговых накоплений на июнь, находящегося в клетке G14, в ячейке H14 можно вывести разницу между общей суммой ежемесячных доходов (H5) и ежемесячных расходов (H12). Как вы понимаете, они должны быть равны.
Как видно из последних расчетов, в формулах можно использовать не только адреса смежных ячеек, но и любых других, вне зависимости от их расположения в документе или принадлежности к той или иной таблице. Более того вы вправе связывать ячейки находящиеся на разных листах документа и даже в разных книгах, но об этом мы уже поговорим в следующей публикации.
А вот и наша итоговая таблица с выполненными расчётами:
Теперь, при желании, вы уже самостоятельно сможете продолжать ее наполнение, вставляя как дополнительные статьи расходов или доходов (строки), так и добавляя новые месяцы (столбцы).
В следующем материале мы более подробно поговорим о функциях, разберемся с понятием относительных и абсолютных ссылок, обязательно освоим еще несколько полезных элементов редактирования таблиц и многое другое.
Здравствуйте.
По своему опыту скажу одну очевидную вещь: многие начинающие пользователи недооценивают Excel (причем, я бы сказал, что даже очень сильно недооценивают). Может я сужу по личному опыту (когда ранее не мог сложить 2 числа) и не представлял зачем нужен Excel, а затем став пользователем «средней руки» в Excel - смог решать в десятки раз быстрее задачи, с которыми раньше сидел и «думал»…
Цель этой статьи : не только показать, как выполнить то или иное действие, но и показать потенциальные возможности программы для начинающих пользователей, которые даже не догадываются о них. Ведь владея даже совсем начальными умениями работы в Excel (как я сказал уже ранее) - можно ускорить свою работу в несколько раз!
Уроки представляют собой небольшую инструкцию по выполнению того или иного действия. Темы для уроков выбрал самостоятельно, на основе вопросов, на которые мне часто приходиться отвечать.
Т емы уроков : сортировка списка по нужной колонке, складывание чисел (формула суммы), фильтрование строк, создание таблицы в Excel, составление графика (диаграммы).
Уроки по Excel 2016
1) Как отсортировать список по алфавиту, по возрастанию (по нужно колонке/столбику)
Очень часто встречается такая задач. Например, есть таблица в Excel (или вы скопировали ее туда) и теперь вам нужно отсортировать ее по какому-нибудь столбцу/колонке (например, таблица как на рис. 1).
Теперь задача: хорошо бы отсортировать ее по возрастанию цифр в декабре.
Сначала необходимо выделить таблицу левой кнопкой мышки: обратите внимание, что выделить нужно те столбики и столбцы, которые вы хотите сортировать (это важный момент : например, если бы я не выделил столбец А (с именами людей) и отсортировал бы по «декабрю» - то значения из столбца B потерялись бы относительно имен в столбце A. Т.е. нарушились бы связи, и Альбина была бы не с «1», а с «5», например) .
После выделения таблицы, перейдите в следующий раздел: «Данные/Сортировка » (см. рис. 2).
Затем нужно настроить сортировку: выбрать столбец по которому сортировать и направление: по возрастанию или по убыванию. Здесь особо комментировать нечего (см. рис. 3).
2) Как сложить несколько чисел в таблице, формула суммы
Так же одна из самых популярных задач. Рассмотрим, как быстро ее решить. Допустим, что нам нужно сложить три месяца и получить итоговую сумму по каждому участнику (см. рис. 5).
Выделяем одну ячейку, в которой хотим получить сумму (на рис. 5 - это будет «Альбина»).
Собственно, в появившемся окне нужно указать (выделить) ячейки, которые требуется сложить. Делается это очень просто: выделяете левой кнопкой мышки и жмете кнопку «OK» (см. рис. 7).
После этого, вы в выбранной ранее ячейки, увидите результат (см. на рис. 7 - результат «8»).
По идее, такая сумма, как правило, требуется для каждого участника таблицы. Поэтому, чтобы не вводить формулу еще раз вручную - можно просто ее скопировать в нужные ячейки. На деле все выглядит просто: выбираете ячейку (на рис. 9 - это E2), в углу этой ячейки будет небольшой прямоугольник - «растяните» его до конца вашей таблицы!
В результате, Excel посчитает сумму каждого участника (см. рис. 10). Все просто и быстро!
3) Фильтрование: оставить только те строки, где значение больше (или где оно содержит …)
После того, как будет посчитана сумма, очень часто, требуется оставить только тех, кто выполнил определенный барьер (например, сделал больше числа 15). Для этого в Excel есть специальная возможность - фильтр .
Сначала необходимо выделить таблицу (см. рис. 11).
Должны появиться небольшие «стрелочки» . Если нажать на нее, то откроется меню фильтра: можно выбрать, к примеру, числовые фильтры и настроить, какие показывать строки (например, фильтр «больше» оставит строки только те, в которых в данном столбце число будет больше, чем вы зададите).
Кстати, обратите внимание, что фильтр можно задавать по каждому столбцу! Столбец, где есть текстовые данные (в нашем случаем имена людей) - будут фильтроваться несколько другими фильтрами: а именно, здесь не большее и меньшее (как в числовых фильтрах), а «начинается» или «содержит». Например, я в своем примере ввел фильтр имен, которые начинаются с буквы «А».
Рис. 14. Текст имени содержит (или начинается с …)
Обратите внимание на один момент: столбцы, в которых действует фильтр помечены специальным образом (см. зеленые стрелки на рис. 15).
В целом, фильтр - это очень мощный и полезный инструмент. Кстати, для того, чтобы его выключить, просто в верхнем меню Excel - «отожмите» одноименную кнопку.
4) Как создать таблицу в Excel
От такого вопроса я иногда теряюсь. Дело в том, что Excel - это и есть одна большая таблица. Правда, у нее нет границ, нет разметки листа и пр. (как это есть в Word - а это многих вводит в заблуждение).
Чаще всего, под этим вопросом подразумевают создание границ таблицы (форматирование таблицы). Делается это достаточно легко: сначала выделяете всю таблицу, затем переходите в раздел: «Главная/Форматировать как таблицу «. Во всплывшем окне вы берите нужно оформление: тип рамки, ее цвет и пр. (см. рис. 16).
Рис. 16. Форматировать как таблицу
Результат форматирования представлен на рис. 17. В таком виде эту таблицу можно перенести, например, в документ Word, сделать из нее наглядный скриншот, или просто представить на экране для аудитории. В таком виде она намного проще «читается».
5) Как построить график/диаграмму в Excel
Для постройки диаграммы вам понадобятся уже готовая таблица (или, по крайней мере, 2 столбца с данными). Первым делом, нужно добавить диаграмму, для этого нажмите: «Вставка/круговая/объемная круговая диаграмма » (для примера). Выбор диаграммы зависит от требований (которым вы следуете) или ваших предпочтений.
Далее можно выбрать ее стиль и оформление. Рекомендую не использовать в диаграммах слабые и тусклые цвета (светло розовые, желтые и т.д.). Дело в том, что обычно диаграмму делают, чтобы ее показать - а эти цвета плохо воспринимаются как на экране, так и при распечатывании (особенно, если принтер не самый лучший).
Собственно, осталось только указать данные для диаграммы. Для этого щелкните по ней левой кнопкой мышки: сверху, в меню Excel - должен появиться раздел «Работа с диаграммами
Рис. 23. Полученная диаграмма
Собственно, на этом и этой диаграммой подведу итоги и я. В статье я собрал (как мне кажется), все самые основные вопросы, которые возникают у начинающих пользователей. Разобравшись с этими базовыми возможностями - вы сами не заметите, как новые «фишки» начнете изучать все быстрее и быстрее.
Научившись использовать 1-2 формулы, многие остальные формулы будут «создаваться» аналогичным образом!
Часто встречаются любители статистики, которые не любят считать и вычислять. Им нравится изучать, анализировать готовые цифры и вести скрупулёзный учёт. Теперь, с появлением электронных процессоров для таких людей предоставляются неограниченные возможности. Нет ничего проще, чем вести статистический и другой учет в программе Excel из офисного пакета Microsoft.
Основные понятия и функции
Приступая к работе в Экселе с таблицами, для начинающих важно усвоить основные понятия и принципы работы данной программы. Как любая виндовская программа, Excel обладает традиционным для подобных программ интерфейсом.
В меню входят разделы, свойственные всем компонентам пакета Майкрософт Офис: главная, вставка, разметка страницы, вид, рецензирование. Есть и вкладки, свойственные только этой программе: формулы и данные.
Внешний вид рабочей области представлен в виде разбитой на ячейки страницы. Каждая ячейка имеет свой номер или координаты. Для этого самый левый столбик пронумерован и первая верхняя строчка имеет свою нумерацию в виде латинских букв. Координаты ячейки определяются по пересечению вертикального столбца с буквой и горизонтальной строки с цифрой.
Каждая ячейка является хранилищем данных. Это может быть что угодно: цифры, текст, формула для вычислений. К любой ячейке можно применять разные свойства и виды форматирования данных. Для этого используют щелчок на ячейке правой кнопкой мыши. В открывшемся меню выбирают раздел «Формат ячейки».
Все ячейки объединены в листы. В нижней части окна программы имеются ярлычки с названиями листов. По умолчанию это Лист1, Лист2 и Лист3, а также ярлычок для создания нового листа. Все листы можно переименовывать по своему усмотрению. Для этого надо навести курсор на ярлычок и нажать правую кнопку мыши. В появившемся меню выбрать соответствующую команду. Кроме этого, также можно удалить, скопировать, переместить, вставить, скрыть и защитить лист.
Из-за большого количества листов в одном экселевском файле, такие файлы также называют книгами. Книгам присваиваются имена, их легко хранить, рассортировав по папкам.
Создание таблиц
В основном нужно знать, как работать с эксель-таблицами, поэтому всем от чайника до продвинутого программиста важно усвоить, на чём основана работа с таблицами в Excel. В отличие от вордовских аналогов, экселевские обладают рядом существенных преимуществ:
- В них можно производить подсчёты и вычисления.
- В них можно сортировать данные по выбранным критериям. Чаще всего по возрастанию или по убыванию.
- Их можно связывать с другими страницами и делать динамическими, то есть при изменении данных в связанных полях будут меняться данные в других связанных полях.
- Информацию таких банков данных можно использовать для построения гистограмм, графиков и других интерактивных элементов, что очень удобно для наглядного представления данных.
Это далеко не все преимущества экселевских документов. Само создание вычисляемых полей в Excel предельно простое. Вот нужные шаги для получения такого объекта:
Попробовав сделать одну небольшую табличку, любой чайник сможет без труда создавать объекты разной конфигурации и вида. Упражняясь с ними, со временем многие овладевают другими полезными свойствами экселевских элементов и с удовольствием используют их для своих нужд.
Вычисления с помощью формул
Освоившие начальные азы того, как работать в программе Excel с таблицами, смогут в дальнейшем самосовершенствоваться. Ведь в отличие от вордовского собрата экселевское хранилище данных даёт безграничные возможности для различных вычислений. Достаточно усвоить небольшой навык, как вставлять формулы и производить вычисления в этих объектах.
Чтобы создать вычисляемое поле в Excel, достаточно выделить ячейку и нажать на клавиатуре знак «=». После этого становятся доступны вычисления значений, содержащихся в любых ячейках данной таблицы. Чтобы сложить или вычесть значения, выделяют первую ячейку, затем ставят нужный знак вычисления и выделяют вторую ячейку. После нажатия на Enter в выбранной изначально ячейке появится результат вычисления. Таким образом, можно производить различные вычисления любых ячеек, отвечающих требованиям проводимых вычислений.
Есть такие вещи, без которых вполне можно прожить. Например, электрический консервный нож, или "резалка" для колбасы. Данный список можно было бы продолжать до бесконечности, однако, смысл, наверное, уже ясен. В обычной жизни они просто не нужны. Конечно есть некая доля вероятности, что когда-нибудь им тоже найдется применение.
Например, вы ожидаете большое количество гостей и вам надо открыть 10 банок зеленого горошка, а потом нарезать тонкими ломтиками 20 батонов колбасы. Безусловно, при таких обстоятельствах приведенные выше вещи будут весьма полезными. Но это особые случаи. В привычной обыденности нам проще открыть банку консервов обычным способом, равно как и отрезать пару ломтей колбасы для бутерброда.
То же самое и с компьютерными программами. Изучать их просто для общего развития, в надежде, что когда-нибудь они понадобятся, было бы пустой тратой времени. Конечно, во время обучения вы в любом случае совершенствуете и общие навыки работы с компьютером. Например, более уверенно держите в руках мышь, начинаете все быстрее набирать текст, более свободно ориентируетесь в незнакомых интерфейсах... Тем не менее, в первую очередь стоит освоить программы, которые реально помогут вам в работе или личной жизни.
Программа MS Excel является универсальным инструментом и подойдет почти любому человеку, которому по долгу службы приходится что-то вычислять, вести базы данных, строить диаграммы и тому подобное. Причем, слово "вычислять" зачастую пугает обычных людей. Сразу представляется что-то типа транспонирования матрицы или дифференциальные уравнения.
На самом деле даже в обычной жизни есть место вычислениям. Давайте рассмотрим несколько простых примеров.
Первый - самый банальный: надо вести таблицу расходов и доходов. Если не лениться и записывать туда хотя бы крупные траты, можно будет сделать выводы о структуре расходов и подкорректировать их.
Второй: надо составить диаграмму по имеющейся таблице. В Excel это делается буквально за несколько минут (естественно, если знаешь как).
Четвертый: надо вести небольшую базу данных по клиентам компании.
Все эти и многие другие задачи становятся легко разрешимыми если вы воспользуетесь Microsoft Excel.
По роду своей деятельности мне постоянно приходится анализировать цифровые данные. Раньше на это уходило много времени, поскольку я предпочитал работать с обычным калькулятором. Однако, когда шеф в очередной раз намекнул на наличие постоянных ошибок в расчетах и попросил ускорить предоставление отчетов с результатами командировок, в голову начали лезть "нехорошие" мысли о том, что пора тряхнуть стариной и начать обучение.
Как можно изучить Excel
Каждый приходит к Excel по-своему. Однако мало кому удается освоить программу самостоятельно, по учебникам. Дело в том, что времени на это, как правило, совсем нет. Начальство не очень-то заботит, что вам надо чему-то учиться. Ему нужен результат.
Поэтому приходится заниматься урывками. В свободное время. Покупая книги за свой счет.
Есть еще одна тактика: можно бесконечно терроризировать своих коллег задавая им вопрос за вопросом, прося показать как делается та или иная операция. Коллеги бывают разные. Некоторые поначалу пытаются вам помогать. Другие сразу придумывают способ сделать так, чтобы вы сами "отвязались". Например, давать советы в нарочито пренебрежительном тоне, всем своим видом показывая, что вы непроходимый тупица, причем без единой надежды на исправление.
Увы, самостоятельное обучение обычно идет медленно. Иногда человек попросту впадает в ступор, поскольку намертво упирается в непреодолимую преграду. День за днем ничего не получается, и спросить особо не у кого. Коллеги, завидев ваше приближение к их столу, сразу принимают такой озадаченный вид, что задавать им вопросы просто язык не поворачивается.
Что же делать, думаете вы, и решаете поискать какие-нибудь курсы по овладению MS Excel .
Курсы по MS Excel
Здесь, как говорится, кому как повезет. Если посчастливится найти хорошего преподавателя, который действительно работает с программой на практике, а не изучил ее по книжкам за месяц до начала ваших курсов, считайте, что полдела сделано.
Если ваш начальник согласится отпускать вас на учебу в рабочее время - будет еще лучше. А уж если он еще и снизойдет до оплаты вашего обучениея, то можно считать себя настоящим баловнем судьбы.
А вдруг все получится наоборот?
Вы будете ездить в учебный центр после работы, когда голова уже вскипела от производственных задач. Вы заплатите за курс по экселю немалую сумму из собственного кармана. И при всем при этом вам попадется преподаватель, который может рассказать о программе только в рамках книжки "Excel для чайников". Любой вопрос "в сторону" от генеральной линии будет ставить его в тупик.
В результате после окончания обучения вы будете полностью убеждены, что Excel - одна из самых сложных программ в мире , а вы сами - один из самых бестолковых учеников, позор выпустившего вас учебного центра и преподавателя лично. Как тут не вернуться к старому доброму калькулятору, вызывая гнев начальства и ухмылки более продвинутых коллег.
Даже если с вами не случится этот печальный "второй вариант", все равно ездить через полгорода на занятия в конце рабочего дня, тратить время на пробки, сидеть в душном классе под мерцающим неоновым светом, подстраиваться под скорость работы самого медленного ученика группы - неужели именно так должно проходить обучение в XXI веке?
Онлайн уроки MS Excel
Конечно же нет! Я сразу отмел очные курсы и начал искать варианты обучения онлайн. Вообще, в интернете есть очень много совершенно бесплатных материалов по освоению Excel . Сначала я обрадовался и начал, было, их просматривать, но со временем стало понятно, что бесплатные уроки очень разрозненны, трудно найти продолжение и т.д.
Иной раз качество подачи информации оставляло желать много лучшего.
Однако в какой-то момент я обнаружил два курса, которые показались мне удачными. Увы, один из них был недостаточно полным и содержал лишь самые . Это годилось только для самых начинающих пользователей. Второй курс же был основательным, серьезным. Более всего подкупило то, что разбор функций программы шел не простым абстрактным перечислением, а на конкретных примерах.
Пусть это были примеры не совсем из моей области, однако они помогали освоить возможности программы, набить руку, впитать приемы работы. Все это дало возможность делать последующие самостоятельные шаги, действуя по аналогии.
Онлайн обучение против классических курсов
Есть такие дисциплины, где онлайн обучение бессильно. Там все построено на живом взаимодействии наставника и ученика. Однако если мы говорим об освоении новой компьютерной программы, то видеоурок сработает более успешно, чем обычный, когда и учитель и ученик находится в классе в одно и то же время.
Если работать с видеоуроками, то мы не привязаны к конкретному времени и месту учебы. Можно заниматься тогда, когда выдалось время. Главное - не забрасывать. Это правило очень важно! Многие люди, которые ругают дистанционное обучение, на поверку оказываются недисциплинированными разгильдяями. Оплатив курс они считают, что научатся в любом случае и сильно удивляются, когда месяц проходит за месяцем, а знаний как-то совсем не прибавляется.
Ничего удивительного. В будни им учиться обычно некогда - работа, усталость, телевизор. А когда они садятся за уроки в выходные, то, что освоено неделю назад, уже почти забыто. Приходится бесконечно возвращаться, повторно смотреть уже пройденные видеоуроки. И не просто смотреть, а проделывать все действия самостоятельно. А тут еще задания для самостоятельной работы.
Еще одна проблема - пассивный просмотр видеоуроков без каких-либо попыток выполнить предложенные упражнения своими руками. Действительно - зачем их выполнять, когда и так все понятно. Давайте дальше...
В результате, не получая день за днем практических навыков, просто просматривая уроки во время обеденного перерыва с чашкой кофе в руках, человек не учится, а попусту тратит время. Неудивительно, что к дистанционному обучению у некоторых сложилась стойкая антипатия.
Да, оно не для разгильдяев. Хочешь чему-то научиться - смотри и учись.
Уроки по Excel Андрея Сухова
Как я уже говорил, курс мне понравился. Все темы рассматриваются на конкретных примерах, которые гораздо лучше запоминаются. Понравилось то, что автор записал не один большой видеоурок, охватывающий целый раздел курса, а разбил его на несколько коротких роликов.
Смотреть короткий ролик, охватывающий конкретную ситуацию и ее решение, гораздо удобнее. Очень просто отмотать видео назад, если что-то прослушали. Постоянно предлагается выполнить то или иное действие самостоятельно. Так не только голова, но и руки запоминают последовательность операций.
Ценно то, что автор предлагает посмотреть первую, вводную часть курса не ставя никаких условий. Там рассматриваются самые первоначальные сведения и навыки, которые, тем не менее, достаточны для решения простых, неспециальных задач.
Заодно появляется возможность послушать, как автор ведет уроки. Нет ли проблем с дикцией, нормален ли темп изложения материала, понятны ли примеры и т.д.
В свое время я тоже сначала подписался на первую бесплатную часть, а затем оплатил полный курс. Он стоил 1800 рублей. С одной стороны - вроде бы дорого. С другой - очные курсы стоят гораздо дороже. Если купить учебник, то экономия будет весьма сомнительная. Действительно, есть недорогие книжки, но обучение сильно растягивается по времени.
Результат обучения и внедрения Excel
Теперь начальство вполне довольно мной. У меня стало меньше ошибок и отчеты я сдаю вовремя. Да что там начальство! Я сам пребываю в полном восторге. Ведь стоило мне один раз составить и отладить таблицу и дальше вся работа состояла только в добавлении свежих актуальных цифр в несколько ячеек. Программа мгновенно производила вычисление и выдавала готовые цифры.
Если раньше составление проклятого отчета было настоящей каторгой, то теперь она превратилась в праздник. Все получается быстро и без ошибок. Почти что "само" :)
Кто там сказал фразу: "Ручной труд на плечи машин?" Именно это и произошло в моем случае. Время, потраченное на обучение, окупилось сторицей. Спасибо компании Microsoft за такую полезную программу и Андрею Сухову за понятный и полезный .
