Сейчас Google-аккаунт есть практически у каждого пользователя, поскольку он даёт большое количество преимуществ в интернете, особенно пользователям браузера Chrome. На подавляющем большинстве компьютеров установлена операционная система Windows и основная часть пользователей использует встроенную в Windows утилиту для работы с контактами, почтой и напоминаниями - Microsoft Outlook. Возникает логичный вопрос: как можно «подружить» эти два сервиса между собой. Очень удобно, когда появляется возможность создавать события и мероприятия в календарях других сервисов через Outlook. В этой статье подробно рассмотрим, как синхронизировать Outlook с другими календарями. Давайте разбираться. Поехали!

В Outlook есть очень удобный календарь. Но иногда может понадобится синхронизировать его с другими

Сперва необходимо отметить, что синхронизация будет односторонняя, то есть события из Аутлука не будут синхронизироваться с Гугл-календарём.

Прежде чем настроить синхронизацию , нужно зайти в свой аккаунт Google и перейти к сервису «Календарь». В меню слева найдите строку, соответствующую названию вашего аккаунта, и кликните по иконке в виде стрелки рядом. В появившемся списке щёлкните по пункту «Настройки календаря».

Зайдите в свой аккаунт Outlook и откройте календарь. Перейдите к вкладке «Импорт», расположенной на панели управления вверху. В появившейся странице выберите пункт «Подписаться». Вы увидите поле для ввода «URL-адрес календаря». Именно в это поле и нужно вставить скопированную ранее ссылку. Далее введите название для этого календаря, выберите понравившийся вам цвет из предложенных и нажмите кнопку «Подписаться». Готово.

Теперь вся необходимая информация из Google Calendar будет отображаться в программе Outlook. Также в календаре Windows вы сможете посмотреть все события, которые были добавлены вами в Google Calendar. Настройка такого взаимодействия между двумя платформами позволяет значительно упростить работу с событиями и мероприятиями, повысить эффективность и скорость работы, сэкономить время. Однако, имеется и один существенный недостаток. Обновление данных происходит раз в сутки, поэтому добавленное событие отобразится в Outlook только через некоторое время. Обязательно учитывайте это обстоятельство.

Также существует возможность синхронизировать календарь Outlook с ВКонтакте. Это будет очень удобно для тех пользователей, которые боятся забыть про день рождения друзей, знакомых, родственников или коллег. Делается это очень просто. Сначала нужно перейти на сайт (http://rreverser.com/dev/vkcal.htm) и ввести свои авторизационные данные для ВКонтакте. Будьте внимательны, вводя свои логин и пароль на неизвестных сайтах. Если какая-либо веб-страница вызывает у вас подозрения или опасения, лучше ничего не вводить. Чтобы как-то обезопасить свой аккаунт ВКонтакте, поменяйте пароль после завершения операции. После этого ниже вы увидите текст, который необходимо сохранить с расширением «.ics». Если сделать это не удаётся, просто скопируйте его в утилиту «Блокнот», сохраните в виде обычного текстового файла, а затем поменяйте расширение на «.ics».

Далее зайдите в свой аккаунт Outlook и создайте новый календарь, перейдя в соответствующий раздел. Кликните по кнопке «Импорт» и выберите пункт «Импорт в существующий календарь». Далее нажмите на кнопку «Выбрать файл» и укажите путь к сохранённому вами на предыдущих шагах ics-файлу. Параметры можно оставить по умолчанию. Кликните по кнопке «Сохранить». Теперь можно выполнить синхронизацию учётной записи.

MS Outlook снабжен мощным и удобным инструментом для организации рабочего времени - календарем. Рассмотрим наиболее интересные стороны этого приложения.

Для управления личным временем в Outlook используется раздел "Календарь". В календаре пользователи могут сохранять различные события, еще называемые в терминах Outlook встречами. На стандартной панели инструментов размещены кнопки, с помощью которых можно управлять режимом отображения календаря. Возможные варианты просмотра - день, неделя, месяц.

Для добавления элемента календаря достаточно щелкнуть дважды на строке, соответствующей времени будущего события. В появившемся окне необходимо указать тему, время его начала и конца. Отметив переключатель "Оповещение" можно указать появление всплывающего окна за указанное время до наступления события.

Создание нового события в Outlook.

Каждое событие может принадлежать какой-то категории. Для того, чтобы присвоить событию категорию, следует воспользоваться кнопкой "Категории" в окне создания события. Появится окно для отбора категории. Здесь можно отметить переключатели рядом с названиями тех категорий, к которым будет отнесено событие.

Управление списком категорий.

Стандартный список категорий можно дополнить своими. Для этого предназначена кнопка "Главный список категорий". В открывшемся окне в строке "Новая категория" можно ввести ее название и после нажатия кнопки "Добавить" она появится в списке категорий.

Добавление новой категории.

Для настройки периодически повторяющегося события можно воспользоваться кнопкой "Повторение". В окне "Повторение встречи" можно изменить ранее заданное время встречи. А также в разделе "Повторять" можно настроить период повторения. Событие в Outlook будет повторяться ежедневно в указанное время (при этом можно задать повторение каждый день, либо каждый рабочий день), а также еженедельно, ежемесячно или ежегодно. Кроме этого, возможно задать пределы повторений - например, событие может быть повторено определенное количество раз, либо выполняться до какой-то даты.

Настройка повторения события.

На вкладке "Планирование" размещены дополнительные параметры планирования рабочего времени. Обратите внимание, что занятые часы на этой вкладке выделены синим цветом. Например, здесь можно настроить автоподбор свободного времени рабочего дня. Для этого предназначена кнопка "Автовыбор". В результате после ее нажатия система сама определит "окно" в рабочем графике и именно на это время назначит новое событие.

Средство "Автовыбор" позволит системе самой определить свободное время.

MS Outlook позволяет планировать собрания. Этот элемент похож на обычное событие, но при этом всем участникам собрания генерируются электронные письма, в которых сказано о будущем событии.

Для создания собрания необходимо при создании нового элемента календаря нажать кнопку "Пригласить участников". В верхней части окна события появится новая строка, а рядом с ней - кнопка "Кому", нажатие на которую откроет окно "Выбор участников собрания". В этом окне вначале необходимо выбрать источник адресов, возможно использовать для этой цели раздел "Контакты", либо адресную книгу MS Outlook. Дальше необходимо выбрать имя участника и нажать кнопку "Обязательный" или "Необязательный". Имя появится в соответствующей строке.

Добавление участников собрания.

Воспользовавшись кнопкой "Дополнительно" можно произвести поиск адреса или создать новый элемент списка контактов. После ввода адресов необходимо нажать кнопку "Отправить" и письмо будет отправлено по всем указанным адресам. После успешной отправки его можно будет найти в папке "Отправленные" раздела "Почта" Microsoft Outlook, кроме этого, в календаре появится еще одна запись - уведомление о собрании. Остальные параметры формирования собрания такие же, как и при создании обычного события.

Еще один элемент календаря MS Outlook - событие на целый день. Создать его можно, воспользовавшись одноименным пунктом меню "Действия".

Чтобы перейти на страницу параметров календаря с главной страницы Outlook Web App, в верхнем углу выберите Параметры , а затем - Календарь из списка в области навигации.

После изменения параметров на этой странице нажмите кнопку Сохранить , чтобы применить изменения.

Параметры календаря

Показывать номера недель . Установите этот флажок, если вы хотите, чтобы в календаре отображался номер недели. По умолчанию он не установлен.

Первый день недели . С помощью этого списка вы можете выбрать первый день рабочей недели. На этот параметр влияют выбранный язык и региональные параметры. Для английского языка (США) по умолчанию выбирается понедельник.

Рабочая неделя календаря

С помощью этого раздела вы можете определить свои рабочие дни. По умолчанию это понедельник–пятница. Вы также можете указать время начала и окончания каждого рабочего дня.

Отображать неделю как . С помощью этих флажков вы можете выбрать дни, из которых будет состоять ваша рабочая неделя. Выбранные дни отображаются в календаре в качестве рабочих.

Время начала дня . С помощью этого списка вы можете выбрать время, в которое вы хотите начинать свой рабочий день. Таким образом, другие пользователи будут знать, когда начинается ваш рабочий день, что поможет им проверять, когда у вас есть свободное время, и планировать собрания.

Время окончания дня . С помощью этого списка вы можете выбрать время окончания своего рабочего дня. Оно будет известно другим пользователям, что позволит им не планировать собраний после окончания вашего рабочего дня.

Предоставление общего доступа к календарю в Outlook 2007/2010

Outlook 2010

Чтобы предоставить доступ к календарю:

Выделите календарь, к которому хотите открыть доступ.

1. На вкладке Главная в группе Общий доступ нажмите кнопку Открыть доступ к календарю .

2. В открывшемся приглашении к совместному использованию укажите пользователя в поле Кому .

3. Укажите степень подробности просмотра данных, которую вы разрешаете: только занятость, или названия событий, или полная информация.

4. Введите или выберите другие параметры, как при отправке обычного сообщения электронной почты.

Пользователь получит по электронной почте письмо с уведомлением, что ему открыт доступ к вашему календарю.

Чтобы открыть календарь другого пользователя

Для просмотра календаря другого пользователя вам нужно получить разрешение от владельца календаря.

Если вы получили сообщение, что вам разрешен просмотр календаря другого пользователя, на вкладке Сообщение нажмите кнопку Открыть этот календарь .

Если сообщение не пришло, нажмите на вкладке Главная кнопку Открыть календарь – Открыть общий календарь и укажите имя владельца.

Если вам удалось успешно открыть календарь, его название появляется в Области навигации .

Одновременный просмотр календарей.

Чтобы сравнить календари рядом : Установите отметки в списке в Области навигации у календарей, которые нужно сравнить рядом.

Чтобы просмотреть события календарей в режиме наложения : Для совмещения мероприятий из нескольких календарей в одном: щелкните правой кнопкой мыши название календаря (или имя владельца) и выберите Наложение . В режиме наложения мероприятия разных пользователей отображаются разным цветом в календаре.

Outlook 2007

Для предоставления доступа к календарю определенным сотрудникам нужно в представлении Календарь в области переходов нажать кнопку Общий доступ к календарю…

1. В поле Кому… введите имя пользователя, которому необходимо предоставить доступ на просмотр календаря.

2. По желанию измените тему электронного сообщения.

3. Установите флажок, чтобы предоставить получателю разрешение на просмотр календаря.

4. При необходимости можно запросить разрешение на просмотр папки Календарь получателя по умолчанию. Для этого установите флажок Запросить разрешение на просмотр папки Календарь получателя.

5. Введите в текст сообщения необходимые сведения.

6. Нажмите кнопку Отправить .

7. Проверьте диалоговое окно подтверждения и, если все правильно, нажмите кнопку ОК .

Получатели получат письмо с приглашением посмотреть ваш календарь и нажав на Открыть Календарь подключат его в своем Outlook’е.

Теперь получатель в представлении Календарь может подключать и отключать отображение вашего календаря

Данное средство Outlook поможет вам спланировать наилучшим образом свои дела (встречи, собрания, события) в течение дня, недели или месяца. С помощью календаря Outlook можно планировать следующее.

• Встреча . Для этого требуется выделить время в деловом расписании, однако приглашения рассылать не нужно. Например, встречей (по терминологии Outlook) можно назвать прием врачом больного (в определенное, назначенное больному время) или окончание уроков у детей (когда их нужно забрать из школы) также в определенное время.
• Собрание . Для этого выделяется время в деловом расписании и рассылаются приглашения. Пример собрания (в Outlook) — собрание коллектива (еженедельное или ежемесячное).
• Событие . К этой категории в Outlook относится любой вид активности, продолжающейся более одного дня. В качестве примера можно назвать конференцию (в рамках которой возможны другие виды активности).

Резервирование времени в календаре для встреч и событий в Календаре Outlook 2010

Для этого выполните следующие действия.

1. В Outlook щелкните на кнопке Календарь в области навигации. В результате в окне Outlook отобразится календарь.
2. На вкладке ленты Главная в группе Создать выберите команду Создать встречу или щелкните на команде Новые элементы, а затем в появившемся меню на команде Целый день. На экране отобразится окно Без имени — Встреча или Без имени — Событие, которые идентичны.
3. В полях Тема и Место укажите тему и место встречи или события.
4. Введите соответствующую информацию в полях Начало и Конец. Соответствующие значения также можно выбрать в раскрывающихся списках. При этом информацию о месте иногда можно не вводить вручную, а выбрать в раскрывающемся списке. (Чтобы сведения о месте предыдущих (периодически повторяющихся) встреч и событий не вводить каждый раз, они сохраняются и содержатся в этом списке, где можно выбрать подходящее значение.)
5. Если нужно, установите также флажок Целый день.
6. На вкладке ленты Встреча (или Событие) в раскрываю щемся списке, который в верхнем левом углу группы Параметры, выберите значение, которым будет отмечено зарезервированное (для встречи или события) время, когда с коллегами будет обсуждаться шлифовальная машина для паркета . Например, если вы в рабочее время записались на прием к доктору, выберите в списке значение Нет на работе.
7. В заключение выберите команду Сохранить и закрыть в группе Действия на вкладке ленты Встреча (или Событие) в окне Без имени — Встреча или Без имени — Событие. (Впрочем, слова «Без имени» в названии окна к этому моменту уже будут заменены тем, что было введено в поле Тема.) После этого окно закрывается, и в календаре (в назначенные день и час) появляется запись о событии или встрече.

Повторяющиеся встречи в Календаре Outlook 2010

Следующее описание действий покажет, как выделить в деловом расписании определенное время для ежедневного перерыва на обед или, например, чтобы ежедневно забирать детей из школы.

1. Создайте новую встречу, как описано в предыдущем разделе. В результате откроется окно.
2. В группе Параметры на вкладке ленты Встреча щелкните на кнопке Параметры, а затем выберите команду Повторение. После этого откроется диалоговое окно Повторение встречи.
3. Переключатель Повторять установите в положение ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно как вам нужно. Также укажите для выбранного варианта правила повторения. (Например, каждый рабочий день, каждая вторая неделя или каждый третий месяц.)
4. По завершении щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно и продолжить создание встречи.

Организация собрания в Календаре Outlook 2010

Организация собрания множества участников не слишком отличается от организации встречи — требуется только выполнить два дополнительных действия. Во-первых, нужно проверить календари всех участников, чтобы выяснить, когда они (участники) свободны, и таким образом выбрать наиболее подходящее время. Во-вторых, нужно отправить каждому участнику приглашение. Если Outlook используется не в среде Microsoft Exchange Server, в этом случае, вероятно, не избежать интенсивного обмена сообщениями e-mail с каждым участником собрания для согласования времени его проведения.

Чтобы организовать собрание, прежде необходимо выделить в папке Контакты нужный контакт. (Все контакты, для которых организуется собрание, должны иметь адреса e-mail.). После выбора контакта щелкните на кнопке Новые элементы в группе Создать на вкладке ленты Главная. В результате отобразится меню, в котором следует инициировать команду Собрание. После этого откроется диалоговое окно Без имени — Собрание. В окне введите информацию о теме собрания, времени и месте его проведения, а также прочее, что необходимо для организации собрания, а затем уведомьте контакт, отправив ему приглашение.