Сквозные строки – это такие записи, содержимое которых отображается при печати документа на разных листах в одном и том же месте. Особенно удобно использовать данный инструмент при заполнении названий таблиц и их шапок. Также его можно использовать и в других целях. Давайте взглянем, как можно организовать подобные записи в Microsoft Excel.
Применение сквозных строк
Для того, чтобы создать сквозную строку, которая будет отображаться на всех страницах документа, нужно проделать определенные манипуляции.
Теперь данные, занесенные в выделенную область, будут отображаться и на других страницах при печати документа, что значительно сэкономит время по сравнению с тем, как если бы вы писали и позиционировали (размещали) нужную запись на каждом листе распечатываемого материала вручную.
Для того, чтобы просмотреть как будет выглядеть документ при отправке на принтер, переходим во вкладку «Файл» и перемещаемся в раздел «Печать» . В правой части окна, прокручивая документ вниз, смотрим, насколько поставленная задача была успешно выполнена, то есть отображается ли информация из сквозных строк на всех страницах.
Аналогичным образом можно настроить не только строки, но и столбцы. Просто в этом случае, координаты нужно будет вносить в поле «Сквозные столбцы» в окне параметров страницы.
Этот алгоритм действий применим к версиям Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 и 2016. Порядок действий в них абсолютно одинаков.
Как видим, программа Эксель предоставляет возможность довольно просто организовать сквозные строки в книге. Это позволит отображать повторяющиеся наименования на разных страницах документа, записав их только один раз, что сэкономит силы и время.
В этом уроке расскажу как закрепить шапку на каждой странице Excel. Это может понадобиться в том случае, если вы работаете с большими по размеру таблицами. Обычно при их распечатке выходят документы с большим количеством страниц и для того, чтобы было удобно с ними работать, необходимо сохранить шапку таблицы на каждом листе.
В Excel есть встроенная функция поместить шапку на все страницы документа. Открываем таблицу и переходим во вкладку "Разметка страницы" и кликаем по иконке "Печатать заголовки".
Откроется окно "Параметры страницы". Здесь на вкладке "Лист" в блоке настроек "Печать на каждой странице" нам необходимо указать какие строки и/или столбцы необходимо сделать сквозными.
Щелкаем по специальной иконке в поле "Сквозные строки" и выделяем диапазон в таблице. Точно также можно выбрать "Сквозные столбцы". После выбора строк нажимаем клавишу Enter, чтобы вернуться на вкладку лист.
В конце нажимаем кнопку "Ок". Теперь, если вы будете распечатывать таблицу, указанная шапка будет на всех страницах.
Стоит заметить, что если в дальнейшем вам прийдется удалить или добавить новые строки в таблице, то при распечатке шапка будет на том же месте в начале каждого листа.
Сегодня расскажу как решить проблему, когда в Excel столбцы обозначены цифрами. Ситуация может быть для многих знакомой. Вы открываете файл Excel и в подписях столбцов вместо букв стоят цифры. Адреса в этом случае имеют не совсем привычное написание R1C1, R1C3 и т.д.
В этом уроке рассмотрим функции Excel, которые есть в строке состояния. Строка состояния в Excel представлена полоской в самом низу окна программы, на которой можно отображать дополнительную информацию.
В этом уроке расскажу как закрепить строку или столбец в Excel. Закрепленные области будут всегда видны на экране при вертикальной или горизонтальной прокрутке.
В этом уроке расскажу как сделать выпадающий список в Excel. В основном он создается с одной целью - ограничить возможность ввода данных определенным списком. Например, когда в таблице есть специальная ячейка, в которой вы отмечаете к какому отделу относиться тот или иной сотрудник. Этот список всегда один и тот же. Намного удобнее выбирать отдел из списка, чем вводить его каждый раз вручную или копировать из других ячеек.
У каждой таблицы, как правило, есть строка заголовка или шапка. В простейшем случае шапка - это название столбцов.
Если таблица не помещается на одном листе бумаги, то шапка, как правило, будет напечатана только на первой странице, на остальных страницах будут напечатаны только данные, что не всегда удобно.
Excel позволяет продублировать шапку таблицы на все страницы. В качестве примера на фото приведен вид отпечатанных страниц с продублированной шапкой, которая представляет собой строку с названием столбцов таблицы.
- Для того чтобы шапка таблицы была продублирована на каждой странице, нужно выполнить следующие действия:
- Раскрыть вкладку Разметка страницы -> Параметры страницы, сделать щелчок на кнопке Печатать заголовки, в результате раскроется диалоговое окно Параметры страницы.
- На вкладке Лист следует выбрать поле сквозные строки (сделать щелчок кнопкой мыши в этом поле).
- Затем сделать щелчок на номере строки листа, в которой находится шапка.
В результате этих действий в поле сквозные строки будет помещен номер строки, в которой находится шапка таблицы.
Длинные таблицы с большим количеством строк очень неудобны тем, что постоянно приходится прокручивать лист вверх, чтобы посмотреть, какому столбцу ячейки соответствует конкретное наименования раздела шапки. Конечно, это очень неудобно, а главное, значительно увеличивает время работы с таблицами. Но, программа Microsoft Excel предлагает возможность закрепить шапку таблицы. Давайте разберемся, как это сделать.
Если шапка таблицы находится на верхней строчке листа, и является простой, то есть состоит из одной строчки, то, в таком случае, закрепить её элементарно просто. Для этого, переходим во вкладку «Вид», кликаем по кнопке «Закрепить области», и выбираем пункт «Закрепить верхнюю строку».
Теперь, при прокрутке ленты вниз, шапка таблицы всегда будет располагаться в пределе видимого экрана на первой строчке.
Закрепление сложной шапки
Но, подобный способ закрепления шапки в таблице не будет работать, если шапка сложная, то есть состоит из двух или более строчек. В этом случае, для закрепления шапки, нужно закрепить не только верхнюю строчку, а область таблицы из нескольких строк.
Прежде всего, выделяем первую слева ячейку, расположенную под самой шапкой таблицы.
В той же вкладке «Вид», опять жмем на кнопку «Закрепить области», и в открывшемся списке, выбираем пункт с таким же наименованием.
После этого, вся область листа, находящаяся выше выделенной ячейки, будет закреплена, а значит, будет закреплена и шапка таблицы.
Закрепление шапки с помощью создания «умной таблицы»
Зачастую, шапка расположена не в самом верху таблицы, а чуть ниже, так как на первых строчках располагается наименование таблицы. В этом случае, кончено, можно закрепить всю область шапки вместе с наименованием. Но, закрепленные строки с наименованием будут занимать место на экране, то есть сужать видимый обзор таблицы, что не каждый пользователь найдет удобным и рациональным.
В этом случае, подойдёт создание, так называемой, «умной таблицы». Для того, чтобы использовать данный способ, шапка таблицы должна состоять не более, чем и из одной строки. Чтобы создать «умную таблицу», находясь во вкладке «Главная», выделяем вместе с шапкой всю область значений, которую намереваемся включить в таблицу. Далее, в группе инструментов «Стили» жмем на кнопку «Форматировать как таблицу», и в открывшемся перечне стилей, выбираем тот, который пришелся больше по душе.
Далее, откроется диалоговое окно. В нем будет указан выделенный ранее вами диапазон ячеек, который будет включен в таблицу. Если вы выделили правильно, то тут ничего менять не нужно. А вот ниже, обязательно следует обратить внимание, чтобы около параметра «Таблица с заголовками» стояла галочка. Если её нет, то требуется поставить её вручную, иначе корректно закрепить шапку не получится. После этого, жмем на кнопку «OK».
Альтернативным вариантом является создание таблицы с закрепленной шапкой во вкладке «Вставка». Для этого, нужно перейти в указанную вкладку, выделить область листа, который станет «умной таблицей», и нажать на находящуюся в левой части ленты кнопку «Таблица».
При этом, откроется точно такое же диалоговое окно, как и при использовании описанного ранее способа. Действия в этом окне нужно произвести в точности такие же, как и в предыдущем случае.
После этого, при прокрутке вниз шапка таблицы будет перемещаться на панель с буквами, указывающими адрес столбцов. Таким образом, строка, где располагается шапка, закреплена не будет, но, тем не менее, сама шапка всегда будет перед глазами пользователя, как далеко бы он не прокручивал таблицу вниз.
Закрепление шапки на каждой странице при печати
Бывают случаи, когда шапку нужно закрепить на каждой странице распечатываемого документа. Тогда, при распечатке таблицы с множеством строк не нужно будет идентифицировать столбцы, заполненные данными, сличая их с наименованием в шапке, которая располагалась бы только на первой странице.
Чтобы закрепить шапку на каждой странице при печати, переходим во вкладку «Разметка страницы». В блоке инструментов «Параметры листа» на ленте жмем на значок в виде наклонной стрелочки, который расположен нижнем правом углу данного блока.
Открывается окно параметров страницы. Нужно перейти во вкладку «Лист» данного окна, если вы оказались в другой вкладке. Напротив параметра «Печатать на каждой странице сквозные строки» нужно ввести адрес области шапки. Можно сделать чуть проще, и нажать на кнопку, расположенную справа от формы ввода данных.
После этого, окно параметров страницы свернется. Вам нужно будет, при помощи мышки, курсором кликнуть по шапке таблицы. Затем, опять нажать на кнопку справа от введенных данных.
Переместившись обратно в окно параметров страницы, жмем на кнопку «OK».
Как видим, визуально в редакторе Microsoft Excel ничего не поменялось. Для того, чтобы проверить, как документ будет выглядеть на печати, переходим во вкладку «Файл». Далее перемещаемся в раздел «Печать». В правой части окна программы Microsoft Excel расположена область для предпросмотра документа.
Прокручивая документ вниз, убеждаемся, что шапка таблицы отображается на каждой странице, подготовленной для печати.
Как видим, существует несколько способов закрепить шапку в таблице. Каким из этих способов воспользоваться, зависит от структуры таблицы, и от того, зачем вам нужно закрепление. При использовании простой шапки, легче всего воспользоваться закреплением верхней строки листа, если шапка многоуровневая – тогда нужно закреплять область. Если над шапкой имеется наименование таблицы, или другие строки, то в таком случае, можно отформатировать диапазон ячеек, заполненных данными, как «умную таблицу». В случае, когда вы планируете пускать документ на печать, рационально будет закрепить шапку на каждом листе документа, с помощью функции сквозной строки. В каждом случае, решение об использовании конкретного способа закрепления принимается сугубо индивидуально.
Сегодня я хочу рассказать Вам о небольшой, но важной функции, которая скрыта от взглядов пользователей Excel. Из этой статьи Вы узнаете, как включить печать заголовков строк и столбцов на каждой странице.
Уверен, что многие, кому приходится распечатывать большие и сложные документы Excel, сталкиваются с данной проблемой так же часто, как и я. Вы можете закрепить строку с заголовками и листать документ на экране компьютера, не теряя из виду названия столбцов. Однако, когда тот же документ отправляется на принтер, верхняя строка печатается только на первой странице. Если Вы устали переворачивать напечатанные страницы вперед-назад, пытаясь разобраться, что за данные содержатся в этой строке или в том столбце, внимательно читайте эту статью и совсем скоро узнаете решение проблемы.
Повторяем строку с заголовками на каждой печатной странице
Итак, документ Excel получился очень длинным, и его нужно напечатать. Открыв предварительный просмотр перед отправкой на принтер, мы обнаруживаем, что строка с заголовками столбцов присутствует только на первой странице. Не стоит волноваться! С помощью параметров страницы в Excel мы настроим вывод заголовков на каждой печатной странице.
Обратите внимание: Указатель мыши принял вид чёрной стрелки. Теперь одним щелчком будет выбрана целая строка.
Замечание: Чтобы выделить несколько строк, наведите указатель мыши на первую из них, кликните и, удерживая левую кнопку мыши нажатой, протяните до последней строки.
Замечание: Шаги 6-8 можно пропустить и ввести ссылку на диапазон при помощи клавиатуры. Однако будьте внимательны при вводе – нужно использовать абсолютную ссылку (со знаком $). Например, чтобы на каждой печатной странице выводить первую строку, ссылка должна быть записана так: $1:$1 .
Готово! Теперь будет совершенно ясно, что означают столбцы на каждой странице.
Повторяем столбец с заголовками на каждой печатной странице
Если рабочий лист слишком широк, то столбец с заголовками будет напечатан только на первой странице. Чтобы сделать документ более понятным для чтения, выполним следующие шаги и поместим столбец с заголовками в левой части каждой страницы, отправленной на принтер.
Теперь нам не придётся перелистывать страницы вперёд-назад, чтобы понять, что за данные находятся в каждой строке.
Печатаем номера строк и буквы столбцов
При записи ссылок на ячейки в Excel, столбцы обычно обозначаются буквами (A, B, C), а строки – цифрами (1, 2, 3). Эти буквы и цифры называют заголовками строк и столбцов листа. В отличие от ячеек с заголовками, которые по умолчанию выводятся на печать только на первой странице, заголовки строк и столбцов листа по умолчанию не печатаются вовсе. Если нужно, чтобы эти буквы и цифры были видны при печати, нужно сделать вот что:
Замечание: Если открыто диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup), то на вкладке Лист (Sheet) поставьте галочку в разделе Печать (Print) в строке Заголовки строк и столбцов (Row and column headings). Теперь заголовки строк и столбцов листа Excel также будут видны на каждой напечатанной странице.
Так лучше?
Печать заголовков значительно упрощает работу с бумажными экземплярами листа Excel. Заголовки строк и столбцов, напечатанные на каждой странице, облегчают восприятие информации, содержащейся в документе. Гораздо легче не растеряться среди напечатанных страниц документа, если на каждой из них видны названия строк и столбцов. Попробуйте и сами поймёте, как это удобно!
