Эта статья представит типологию российских архивов, продемонстрирует, кому они подчиняются и какими законами регулируются, и чем отличаются друг от друга.
Существуют государственные архивы, ведомственные архивы, муниципальные архивы и негосударственные архивы . Деятельность всех архивов регулируется федеральным законом «Об архивном деле в Российской федерации», принятом в 2004 году. Кроме того, действует около 50 законодательных актов, касающихся архивной сферы. Только архивные документы, прошедшие экспертизу ценности, являются документом Архивного фонда РФ и подлежат постоянному хранению. Все архивы делятся на те, которые могут хранить документы Архивного фонда временно или постоянно.
К государственным относятся федеральные архивы и архивы субъектов Российской Федерации - региональные архивы . И федеральные, и региональные архивы делятся на два подвида: исторические некомплектующиеся архивы и комплектующиеся специализированные архивы.
Есть всего 15 федеральных архивов. Федеральные архивы подчиняются Росархиву - Федеральному архивному агентству, ведущему учет документов Архивного фонда РФ. Региональные архивы подчиняются региональной администрации, а Росархив дает им рекомендации как методический центр. Однако бывает двойное подчинение: может оказаться, что архив подчиняется не только региональным, но и федеральным властям. Для исследователя это важно, поскольку каждая ступень руководства может наложить свои ограничения на доступ к конкретным документам.
Муниципальные архивы бывают районные и городские . Среди них есть архивы органов местного самоуправления и кооперированные архивы, в которых хранятся документы местных учреждений, организаций, предприятий по личному составу.
Ведомственные архивы можно разделить на три типа: текущие архивы ведомств, текущие архивы учреждений, входящих в состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды. Ведомственные архивы является структурным подразделением ведомства, к которому принадлежат, и подчиняются непосредственно ему. Это значит что, они вольны разрешать и не разрешать доступ к документам на усмотрение администрации архива.
Ведомственные архивы могут хранить документы только временно или депозитарно. По истечению срока документы должны быть переданы в Росархив, где осуществляется их постоянное хранение. Срок и условия депозитарного хранения определяются в договоре, который должен быть заключен между ведомственным архивом и Росархивом, но в свободном доступе информации об этих договорах нет.
Документы о массовых репрессиях и рассекреченные документы ВЧК-ОГПУ-НКВД-МГБ-КГБ, а также архивные уголовные дела реабилитированных и нереабилитированных граждан были созданы органами безопасности, правопреемником которых в настоящее время является ФСБ, в архивах которого хранится подавляющее большинство этих дел. Документально не подтверждено, принадлежат ли сейчас эти документы Росархиву. Срок временного хранения таких документов определен пунктов 1 статьи 22 закона «Об архивном деле» и составляет 15 лет.
Негосударственные архивы
могут быть разнообразные, но можно выделить три основные категории: архивы физических лиц, архивы приватизированных предприятий, учреждений и организаций, и архивы общественных объединений. К архивам общественных организаций относятся, например, архивы политических партий и религиозных организаций.
Каждое физическое и юридическое лицо вправе создавать собственные архивы, но также оно по закону несет ответственность за состояние и обеспечение сохранности ценного документа. Главный документ, определяющий взаимотношения между собственниками негосударственного архива и Государственной архивной службой - договор, в котором прописаны права и обязанности каждой стороны. Например, если руководитель архива не выполняет обязанности по правильному хранению и использованию особо ценных документов - они могут быть изъяты по решению суда. Негосударственные архивы могут хранить документы Архивного фонда только временно.
Непрерывный (solid ) архив - это архив RAR , упакованный специальным способом, при котором все сжимаемые файлы рассматриваются как один последовательный поток данных. Метод сжатия для архивов RAR - обычный или непрерывный - выбирается пользователем. Непрерывная архивация значительно увеличивает степень сжатия, особенно при добавлении в архив значительного количества небольших файлов с похожим содержимым.
WinRAR - это 32-разрядная версия архиватора RAR для Windows , мощного средства создания архивов и управления ими.
Архив предполагается редко обновлять;
Планируется чаще распаковывать весь архив, нежели извлекать из него один или несколько файлов;
Требуется достичь более плотной степени сжатия, даже в ущерб скорости упаковки.
Самораспаковывающийся архив (SFX , от англ. SelF-eXtracting ) - это архив, к которому присоединён исполняемый модуль. Этот модуль позволяет извлекать файлы простым запуском архива как обычной программы. Таким образом, для извлечения содержимого SFX -архива не требуется дополнительных внешних программ. Вместе с тем WinRAR может работать с SFX -архивом точно так же, как и с любым другим, поэтому если запускать SFX -архив не нужно (например, когда нельзя гарантировать, что в нём нет вирусов), то для просмотра или извлечения ᴇᴦο содержимого можно использовать WinRAR .
SFX -архивы, как и любые другие исполняемые файлы, обычно имеют расширение.EXE .
Тома (архивы из нескольких частей) - это фрагменты архива, состоящего из нескольких частей. Обычно тома используются для сохранения большого архива на нескольких дискетах или других сменных носителях.
Тома также могут быть непрерывными и самораспаковывающимися. Первый самораспаковывающийся том имеет другое (т.е. не.rar ) расширение, например, для SFX -томов DOS это будет.exe .
Уже созданные многотомные архивы не допускают изменения, т.е. в них нельзя добавлять, обновлять или удалять файлы.
Для распаковки томов необходимо начинать извлечение с первого тома. Если тома находятся на несменном носителе (например, на жёстком диске), то сначала нужно переписать все тома в одну папку.
Тома для восстановления представляют из себяособые файлы с расширением.rev , создаваемые WinRAR и служащие для воссоздания отсутствующих и повреждённых томов в многотомном архиве. Тома для восстановления можно использовать только с многотомными архивами.
Данная возможность особенно полезна при резервном копировании или, к примеру, при отправке многотомного архива в сетевую конференцию (форум) в случае, когда до некоторых подписчиков дошли не все тома. В подобной ситуации повторная отправка томов для восстановления должна быть более экономичной с точки зрения количества пересылаемых файлов, чем отправка обычных томов.
первом случае только удаляются имеющиеся файлы, во втором еще проводится проверка поверхности диска и устранение дефектов.
Архивация файлов
Термин "архивация" не совсем точен. Главное назначение программ-архиваторов - сжатие файлов с целью экономии памяти. Поскольку со сжатыми файлами часто невозможно работать по их прямому назначению, их используют для хранения копий файлов, т.е. для их архивации . Сжатию (уплотнению) могут быть подвергнуты: файлы, папки, диски. Сжатие файлов и папок необходимо либо для их транспортировки, либо для резервного копирования, либо для обмена информацией по сети Интернет. Уплотнение дисков применяют для повышения эффективности использования их рабочего пространства (обычно для дисков недостаточной емкости).
Существует много программ-архиваторов, имеющих различные показатели по степени и времени сжатия, эти показатели могут быть разными для различных файлов (текстовых, графических, исполняемых и т.д.), то есть один архиватор хорошо сжимает текстовый файл, а другой - исполняемый.
Архиватором (упаковщиком) называется программа, позволяющая за счет применения специальных методов сжатия информации создавать копии файлов меньшего размера, а также объединять копии нескольких файлов в один архивный файл , из которого можно при необходимости извлечь файлы в их первоначальном виде.
Весь спектр существующих сегодня архиваторов можно разделить на три группы,
которые мы условно назовем файловыми , программными и дисковыми .
Файловые архиваторы позволяют упаковывать один или несколько файлов (например, все содержимое данного подкаталога вместе с вложенными в него подкаталогами) в единый архивный файл. Размер последнего, как правило, меньше, чем суммарный размер исходных файлов, но воспользоваться запакованными программами или данными, пока они находятся в архиве, нельзя, пока они не будут распакованы. Для распаковки архивного файла обычно используется тот же самый архиватор.
Программные архиваторы действуют иначе. Они позволяют упаковать за один прием один единственный файл - исполняемую программу ЕХЕ-типа, но зато так, что заархивированная программа будет сразу после ее запуска на исполнение самораспаковываться в оперативной памяти и тут же начинать работу.
Дисковые архиваторы позволяют программным способом увеличить доступное пространство на жестком диске. Типичный дисковый архиватор представляет собой резидентный драйвер, который незаметно для пользователя архивирует любую записываемую на диск информацию и распаковывает ее обратно при чтении. Однако
операции чтения/записи файлов несколько замедляются, поскольку процессору требуется время для упаковки и распаковки.
Для архивирования используются специальные программы - архиваторы или диспетчеры архивов. Наиболее известные архиваторы: WinZip; WinRar; WinArj. Эти программы обеспечивают возможность использования и других архиваторов, поэтому, если на компьютере, куда перенесены сжатые в них файлы, отсутствуют указанные программы, архивы можно распаковать с помощью другого архиватора. До сих пор широко используются и соответствующие программы, созданные в MS DOS, но способные работать и в Windows.
Почти все архиваторы позволяют создавать удобные самораспаковывающиеся архивы (SFX – Self-extracting-архивы) – файлы с расширением.ехе. Для распаковки такого архива не требуется программы-архиватора, достаточно запустить архив *.ехе как программу. Многие архиваторы позволяют создавать многотомные (распределенные) архивы, которые могут размещаться на нескольких дискетах.
Основными характеристиками программ-архиваторов являются:
скорость работы;
сервис (набор функций архиватора);
степень сжатия – отношение размера исходного файла к размеру упакованного
Основными функциями архиваторов являются:
создание архивных файлов из отдельных (или всех) файлов текущего каталога и его подкаталогов, загружая в один архив до 32 000 файлов;
добавление файлов в архив;
извлечение и удаление файлов из архива;
просмотр содержимого архива;
просмотр содержимого архивированных файлов и поиск строк в архивированных файлах;
ввод в архив комментарии к файлам;
создание многотомных архивов;
создание самораспаковывающихся архивов, как в одном томе, так и в виде нескольких томов;
обеспечение защиты информации в в архиве и доступ к файлам, помещенным в архив, защиту каждого из помещенных в архив файлов циклическим кодом;
тестирование архива, проверка сохранности в нем информации;
восстановление файлов (частично или полностью) из поврежденных архивов;
поддержки типов архивов, созданных другими архиваторами и др.
Типы архивов
Для сжатия используются различные алгоритмы, которые можно разделить на обратимые
и методы сжатия с частичной потерей информации. Последние более эффективны, но применяются для тех файлов, для которых частичная потеря информации не приводит к значительному снижению потребительских свойств. Характерными форматами сжатия с потерей информации являются:
Jpg - для графических данных;
Mpg - для видеоданных;
Mp3 - для звуковых данных.
Характерные форматы сжатия без потери информации:
Tif, .pcx и другие - для графических файлов;
Avi - для видеоклипов;
Zip, .arj, .rar, .lzh, .cab и др. - для любых типов файлов.
Основные алгоритмы сжатия
Говоря об алгоритмах сжатия, будем иметь в виду обратимые алгоритмы.
Алгоритм RLE (Run-Length Encoding) использует принцип выявления повторяющихся последовательностей. При сжатии записывается последовательность из двух повторяющихся величин: повторяемого значения и количества его повторений.
Исходная последовательность: 3, 3, 12, 12, 12, 0, 0, 0, 0. Сжатая информация: 3, 2, 12, 3, 0, 4.
Коэффициент сжатия: 6/9*100% = 67%.
Алгоритм KWE (Keyword Encoding) предполагает использование словаря, в котором каждому слову соответствует двухбайтовый код. Эффективность сжатия увеличивается с ростом объема кодируемого текста.
Алгоритм Хафмана предполагает кодирование не байтами, а битовыми группами. В нем можно выделить три основные этапа.
1) Выявляется частота повторения каждого из встречающихся символов.
2) Чем чаще встречается символ, тем меньшим количеством битов он кодируется.
3) К закодированной последовательности прикладывается таблица соответствия.
Изучить встроенные офисные средства операционной системы Windows и использовать их для создания отчета о лабораторной работе. Используя менеджер архивов, получить
практические навыки работы с архивными данными. Результаты архивации данным привести в отчете, проанализировав размеры исходных файлов и их архивных копий.
Порядок выполнения
1) Работа с программой Microsoft Paint::
– Открыть Paint через главное меню: Пуск – Программы – Стандартные.
– Средствами Paint нарисовать рисунок согласно номеру своего варианта из раздела «Варианты задания к работе». Высота изображения должна составлять 9 см.
– Закрыть Paint .
2) Работа с программой Калькулятор:
– Открыть программу Калькулятор через главное меню: Пуск – Программы –
Стандартные.
– Через меню Вид поменять вид калькулятора на «Инженерный» .
sin (5 0,2 ) * π + ln (N ) , где N – номер вашего варианта.
– Сделать скриншот изображения Рабочего стола окна с открытой программой «Калькулятор » с результатами вычислений, нажав на клавиатуре клавишу «Print
– Открыть программу Paint . Вставить туда изображение рабочего стола из буфера обмена.
– Отредактировать рисунок, таким образом, чтоб на нём осталось только изображение калькулятора с результатами вычислений.
– Закройте Paint, и Калькулятор.
3) Создание архивов и работа с архивными данными:
– Открыть программу 7-Zip File Manager через меню: Пуск – Программы – 7-Zip.
– Используя кнопки навигации по файловой системе в программе 7-Zip File Manager перейти в папку, где находятся созданные вами файлы Image_Lab32 и
– Выделить эти два файла и нажать на Панели инструментов кнопку Добавить.
– В открывшемся окне Добавить к архиву ввести название архива Рисунки ,
Формат архива – Zip, Уровень сжатия – Ультра. Обратить внимание на то,
какие еще существуют параметры у архива, но оставить их без изменения .
– Нажать ОК и пронаблюдать процесс создания архива. В окне программой должен появиться файл Рисунки.zip
– Сделать скриншот изображения окна программы 7-Zip File Manager , нажав на клавиатуре сочетание клавиш «Alt+Print Screen»;
– Открыть программу Paint . Вставить туда изображение из буфера обмена.
– Закрыть программу Paint .
– В окне архиватора появляется новый файл Arh_Lab32.bmp. Через контекстное меню на этом файле выбрать пункт меню «7-Zip» – «Добавить к архиву…»
– В поле ввода имени архива выбрать из всплывающего списка имя архива Рисунки и нажмите ОК .
– Закрыть программу 7-Zip File Manager.
– В своей личной папке создать папку « Архивные файлы» и переместите туда файл
Рисунки.zip.
– Вызвав мышью контекстное меню на архиве Рисунки.zip, выберите пункт «7-Zip»
– «Распаковать» («Extract to “Рисунки\”»)
4) Создание отчета о лабораторной работе в программе WordPad:
– Открыть программу WordPad через главное меню: Пуск – Программы –
Стандартные.
– Средствами этой программы оформить отчет о лабораторной работе, используя шаблон, изображенный на рисунке ниже. Вставка необходимых рисунков производиться из вашей личной папки через пункт меню программы: «Вставка» - «Объект…» - переключатель «Создать из файла» . Используемый шрифт: Times
5) Доложить преподавателю об окончании выполнения.
Контрольные вопросы
1) Какие стандартные программы входят в комплект поставки Windows?
2) Как запустить стандартные приложения Windows?
3) Каково назначение программы Блокнот?
4) Какие типы текстовых файлов позволяет редактировать Блокнот?
5) Что такое курсор?
6) Как выполняется переключение шрифтов в Блокноте?
7) Как задаются параметры шрифта?
8) Каковы основные типы шрифтов и их характеристики?
9) Как открыть документ в редакторе Блокнот?
11) Какие основные возможности редактирования документа в программе Блокнот?
12) Что такое буфер обмена?
13) Каким образом можно поместить объект в буфер обмена?
14) Как вставить в документ объект, находящийся в буфере обмена?
15) Перечислите основные элементы окна Блокнот и укажите их функциональное назначение.
16) Какие редакторы называются графическими? Каково их назначение?
17) Как строится изображение в растровой графике? в векторной?
18) К какому типу редакторов – растровой или векторной графики относится графический редактор Paint?
19) Какие средства рисования имеются на панели инструментов графического редактора Paint? Каково их назначение?
20) Каково назначение палитры цветов и палитры настройки инструментов редактора
21) Где отображаются координаты графического курсора?
22) В чем отличие текстового редактора от текстового процессора?
23) Что включает в себя функция форматирования документов?
24) Какие основные возможности форматирования включены в текстовый процессор Word Pad? Как они реализовываются?
25) В каких форматах позволяет сохранять документы WordPad?
26) Для чего предназначен Калькулятор?
27) Калькуляторы каких типов включены в Windows? Как осуществляется переключение с одного типа калькулятора на другой?
28) Каковы основные возможности простого и инженерного Калькуляторов?
29) Что такое технология OLE?
30) Что такое OLE-объект, OLE-сервер, OLE-клиент?
31) Какими способами можно внедрять и связывать внешние объекты с документомприемником?
32) Перечислите и охарактеризуйте способы связи объекта OLE-сервера с документомприемником.
33) Сравните способы внедрения и связывания объектов.
34) В какой степени поддерживают технологию OLE различные приложения Windows? Приведите примеры.
35) Каковы возможности OLE-технологии?
36) Каково назначение служебных программ Windows?
37) Как осуществляется доступ к служебным программам Windows?
38) Для чего используется программа Check Disk?
39) Как часто следует проводить стандартную и полную проверку жесткого диска?
40) Каково назначение программы дефрагментации диска?
41) Что такое дефрагментация диска?
42) Что такое форматирование дисков? В каких случаях прибегают к форматированию?
43) Как можно выполнить форматирование диска?
44) Каковы особенности быстрого и полного форматирования дисков?
45) Каково назначение программ-архиваторов?
46) Для чего используются сжатые файлы и папки?
47) Какие программы называются архиваторами?
48) По каким показателям отличаются программы-архиваторы?
49) Каковы возможности дисковых архиваторов?
50) Перечислите наиболее известные архиваторы.
51) Какие архивы называются самораспаковывающимися? Как распаковываются такие архивы?
52) Какие архивы называются многотомными?
53) Каковы основные характеристики программ-архиваторов?
54) Каковы основные функции архиваторов?
55) На какие типы можно разделить алгоритмы сжатия?
56) Чем отличаются алгоритмы сжатия без потери информации от алгоритмов сжатия с частичной потерей информации?
57) Каковы характерные форматы сжатия с потерей информации и без потери информации?
58) Каковы основные алгоритмы сжатия?
Варианты заданий к работе |
||
№ рисунка |
||
10 A4
11 B4
12 C4
13 A5
14 B5
15 C5
16 A6
17 B6
18 C6
19 A7
20 B7
21 С7
22 A8
23 B8
24 C8
25 A9
26 B9
27 C9
28 A10
29 B10
30 C10
Введение
Архивный фонд Российской федерации в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах представляет собой исторически сложившуюся и постоянно пополняющуюся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь людей, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.
В состав Архивного фонда Российской Федерации включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности.
Работа по распределению документов между архивами и их упорядочиванию внутри каждого архива называется организацией документов в пределах архивного фонда.
Объектом изучения является - Методика составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда.
Предметом изучения курсовой является процесс документирования (документационного обеспечения), составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда.
Цель работы: раскрыть роль и значение составления схем и организации документов архивов Российской Федерации.
На современном этапе все больше архивов, как государственных, так и негосударственных организаций содержат документы личного происхождения и коллекции, а их систематизация имеет некоторые особенности.
Разработка схемы систематизации дел фонда является важным шагом для практического осуществления научной организации документов. Кроме того, схема -- это основа структуры описи.
Практическое осуществление систематизации документов фонда может проводиться двумя способами: непосредственной группировки и расположения единиц хранения в соответствии со схемой систематизации или карточным способом.
При непосредственной систематизации единицы хранения физически группируются по разделам и другим, более мелким делениям схемы и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядке.
Понятие архива. Основные задачи и функции архива. Виды архивов. Права и ответственность архива
Понятие архива
Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации
В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) для архивных документов ряда федеральных органов власти и иных организаций на основании соглашений, заключаемых указанными органами с Федеральной архивной службой, устанавливаются специальные сроки и порядок временного и депозитарного хранения документов. В данном случае создаются центральные архивы организаций или отраслевые фонды на правах юридического лица, в своей деятельности они руководствуются основными правилами работы государственных архивов. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящими Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив. В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими Правилами.
Основными задачами архива организации являются:
· комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
· учет и обеспечение сохранности документов;
· создание научно-справочного аппарата к документам архива; использование хранящихся в архиве документов;
· подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.
В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:
· ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;
· принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;
· учитывает и сохранность принятых в архив документов
· создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
· организует информационное обслуживание руководителей к структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
· проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов ни постоянное хранение,
· осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;
· организует работу по составлению номенклатуры дел организации:
· оказывает методическую и практическую помощь структурным
подразделениям в работе с документами;
· участвует в разработке нормативных и методических документов
по архивному делу и документационному обеспечению управления;
· участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.
Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов. Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.
Виды архивов
В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:
· центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственною подчинении и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти,
· центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
· объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
· архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.
В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:
· научно-технический архив;
· аудиовизуальный архив;
· архив документации на электронных носителях.
Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.
Права и ответственность архива
Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:
· требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
· контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;
· запрашивать от структурных подразделений и организаций источников комплектования необходимые для работы архива сведения;
· участвовать в мероприятия); проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.
Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:
· несоблюдение условий обеспечения сохранности документов:
· утрату и несанкционированное уничтожение документов;
· необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;
· нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.
План лекции:
1. Функции архивов
2. Виды архивов
3. Принципы архивоведения
4. Методы архивоведения
1. Функции архивов. Основные функции архивов это: хранение необходимой ретроспективной информации и обеспечение общественных нужд в этой информации.
Они реализуются в процессе таких направлениий деятельности архивов: накопление документной ретроспективной информации еѐ упорядочение, хранение, поиск, организация использования.
Можно определить функции архивов в обществе более широко:
1. Управленческая. Архивы являются неотъемлемым звеном в системе государственного управления, являются своеобразными «арсеналами власти»;
2. Сохранения. Архивы являются хранителями социальной (индивидуальной и коллективной) памяти общества и передают еѐ из поколения в поколение;
3. Культурная. Формирование, функционирование архивов и использование
архивных документов является своеобразным культурным процессом, который иллюстрирует уровень развития общества. Архивы – феномен культуры.
4. Поисковая. Архивы обеспечивают возможности поиска необходимой информации, создания информационно-поисковых систем.
5. Информационная. Архивы являются хранилищами информации наряду с
библиотеками, музеями и др.
2. Виды архивов. Исходя из определения понятия «архив», которое является
полисемичным, а также из характеристики целого ряда выполняемых архивами функций закономерным является существование различных видов архивов. Архивы в зависимости от формы собственности могут быть:
· государственными – к ним в РК в соответствии с законодательством относятся республиканские, областные, из государственного бюджета финансируется и деятельность территориальных (районных и городских) архивов;
· негосударственными (частными) – к ним могут относится архивы коммерческих предприятий, организаций и учреждений, общественных объединений и партий, конфессиональные и личные (семейные, родовые) архивы, а также коллекции и собрания.
Традиционно в зависимости от состава и специфики документации могут создаваться:
· архивы организаций («ведомственные архивы») (временно хранящие документы одной или нескольких государственных или негосударственных организаций);
· архивы научно-технической документации (учреждений работающих с научно-технической и проектной документацией);
· архивы литературы и искусства (учреждений занимающихся вопросами
литературы и искусства, деятелей культуры, литературы и искусства);
· экономические архивы (предприятий, комерческих компаний);
· научные архивы (научных организаций, деятелей науки);
· архивы устной истории (аудио- и видеовоспоминаний различных лиц).
В зависимости от вида носителей информации архивы можно разделить на:
· традиционные архивы (документы на бумажных носителях);
· кино- и видео- архивы;
· фотоархивы;
· фоноархивы;
· архивы электронных документов.
Такая группировка в целом закреплена в архивном законодательстве РК и зарубежных стран, а также в практике создания различных видов архивов при определении их профиля (см. раздел «Классификация документов Национального архивного фонда Республики Казахстан»)
3. Принципы архивоведения. Двумя основополагающими принципами архивоведения являются принцип провениенции и принцип пертиненции. Провениенция (принцип происхождения , органичности создания, генетический принцип, фондовыйпринцип) (фр. respect des fonds; нем. registraturprinzip; англ. original order) – (от лат.provenio – происходить, появлятся, создаваться (created in) это принцип объединенияархивных документов в группы, с учетом генетической связи между ними, обусловленнойпроисхождением в результате деятельности одного учреждения или лица. Принципфондового деления использовался немецкими, французскими, российскими архивистами-практиками уже в 20-е гг. ХІХ в. В 1841 г. специальным циркуляром во французскихархивах была введена классификационная единица «фонд», которая базировалось напринципе «уважения к фонду», т.е. запрещения дробления исторических комплексовдокументов и их смешивания с документами чуждого происхождения. Концепция быласформулирована хранителем отдела рукописей Национальной библиотеки в ПарижеНаталисом де Вайи. В 1881 г. фондовое деление было введено и в прусских архивах. В1898 г. голландскими архивистами С. Мюллером, Й. Фейтом и Р. Фруином принциппровениенции был теоретически обоснован и распространился в архивной практикебольшинства европейских стран как основополагающий.
Принцип недробимости фонда является логическим продолжением принципа
происхождения. Наиболее четкое обоснование и широкое практическое применение он получил в рамках советской школы архивоведения. Принцип недробимости предполагает хранение документов одного происхождения в пределах одного фонда в одном архиве, запрещает делить фонды, создавать из документов разного фондового происхождения искусственные образования (коллекции) и требует разыскивать и соединять (физически
или информационно) различные части фонда в соответствии с их происхождением. Из принципа происхождения следует также необходимость сохранения исторической внутренней структуры фонда т.е. структурный принцип внутрифондовой организации документов .
Пертиненция (принцип принадлежности, логический принцип, принцип
искусственности объединения) (от лат. pertineo – иметь отношение, принадлежать, содействовать (relating to) это принцип искусственности объединения архивных документов по одному или нескольким признакам (вид документа, тема, вид материального носителя и др.). Выделяют разновидности принципа: территориальная пертиненция и функциональная пертиненция. Принцип территориальной пертиненции предполагает хранение документов на той территории, на которой они были созданы, функциональной – предполагает хранение документов в тех организациях (государствах), которые являются правоприемниками уже несуществующих.
Также следует упомянуть такие архивоведческие принципы как принцип централизации, принцип всеобщего доступа к документам, принцип открытости архивов и др.
4. Методы архивоведения. В 1960-е гг. были в целом сформулированы научные методы архивоведения, которые основывались на общенаучных принципах историзма, всесторонности, комплексности, объективности. К научным методам архивоведения относятся системный, функциональный и информационный анализ, сравнительный метод, социологические методы (анкетирование, опрос и др.), методы архивной реконструкции (воссоздания архивотворческого процесса в пределах организации, для определения фондовой принадлежности документов).
Системный подход подразумевает рассмотрение любого объекта с системных позиций, что зачастую бывает и необходимым, и результативным. Системный подход, базирующийся на принципе комплексного изучения документов, требует рассмотрения документов как элементов той или иной системы документации. Более того, при изучении документы должны сопоставляться не только с документами того учреждения, продуктами деятельности которого они являются, но и с документами учреждений всей
Суть функционального анализа заключается в том, чтобы оценивать документы, исходя из функций учреждения и самих документов. Он основан на том, что функции учреждений неравнозначны, следовательно, документы, созданные для фиксации их реализации, также несут неравнозначную информацию. Функциональный метод является также способом прогнозирования информационного состава всего архивного фонда государства. На его основе определяются те комплекты документов, которые должныбудут в будущем найти отражение в составе Национального архивного фонда РК.
Функциональный метод применяется наряду с ретроспективным прогнозированием, при котором непосредственно изучается содержание созданных документов. Последний дает возможность предполагать, какие документы, аналогичные своим предшественникам, должны войти в состав НАФ.
В настоящее время широко применяется также информационный метод . Так как документы содержат информацию, которая неравнозначна и способна проявляться в различных видах и формах, то необходимо учитывать еѐ значение и изучать явления еѐ повторяемости. При рассмотрении информации, заключенной в документах, встает вопрос ее взаимосвязи с содержанием документов. В настоящее время для количественного измерения информации, заключенной в документах, в архивоведении применяются математические методы. Разновидностью информационного метода является источниковедческий анализ . Он дает возможность изучения всех внутренних и внешних особенностей документа, т.е. его авторства, происхождения и т.д., а также языка документа, его формы, материала, на котором он изготовлен.
Метод архивной реконструкции исходит из необходимости воссоздания несуществующей документальной системы или работы учреждения на основе принципа происхождения (провениенции) и может представлять собой:
1) воссоздание (на основе сохранившихся справочников) первоначальной структуры единицы хранения или фонда, раздробленного, сохранившегося частично и несуществующего для непосредственного изучения;
2) полное или частичное воссоздание единицы хранения или фонда путем
копирования сохранившихся в различных фондах документов.
Вопросы и задания для самоконтроля:
1. Назовите основные функции архивов.
2. Какая из функций архивов является на ваш взгляд наиболее значимой?
3. Перечислите основные виды архивов.
4. Назовите основные принципы архивоведения.
5. Охарактеризуйте основные методы архивоведения.
