В Access предусмотрено большое количество вариантов отбора записей из базы данных. Разберем некоторые широко распространенные условия отбора записей, используемые в запросе.
Операторы
Оператор - это символ или слово, например, = или Оr, указывающие выполнение операции над одним или несколькими элементами. Операторы позволяют выполнять операции над элементами формулы. Access позволяет использовать различные типы операторов для вычислений на листе:
- арифметические операторы - служат для выполнения арифметических операций над числами (таблица);
- операторы сравнения - используются для сравнения двух значений. Результатом сравнения может являться логическое значение: либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ;
- текстовый оператор конкатенации Амперсанд (&) - используется для объединения нескольких текстовых строк в одну строку;
- операторы ссылки - применяются для описания ссылок на диапазоны ячеек.
Запрос записей в определенном диапазоне значений может выполняться с использованием следующих операторов сравнения: = - равно; > - больше, чем; < - меньше, чем;
<> - не равно;
>= - больше или равно;
<= - меньше или равно.
Допустим, вас интересуют сотрудники, зарплата которых превышает 300 рублей. В строку
Условия отбора (Criteria) введите: >300.
Как правило, операторы сравнения используются в числовых полях или полях дат, но они могут применяться и в текстовых полях. Например, если ввести в текстовое поле условие отбора < "П", то будут выбраны значения поля, начинающиеся после буквы «П».
Оператор LIKE
Если вы не уверены в написании какого-либо слова, то можете использовать оператор LIKE и подстановочный знак. Напомним, что знак вопроса заменяет один символ, а звездочка * - группу символов. Например, выражение: LIKE
П?Л выполняет поиск слов, начинающихся с буквы П. Выражение: LIKE выполняет поиск слов, пел, пал, пол и т.п.
Под выражением подразумевается любая комбинация операторов, констант, значений текстовых констант, функций, имен полей (столбцов), элементов управления или свойств, результатом которой является конкретное значение.
Выполнение стандартных вычислений нал значениями поля
Одним из широко распространенных методов анализа табличных данных является использование следующих итоговых функций для полей с числовыми данными:
- Sum - вычисление суммы значений поля;
- Avg - определение среднего значения поля;
- Min - нахождение минимального значения поля;
- Мах - нахождение максимального значения поля;
- Count - подсчет количества записей поля (может применяться для всех полей);
- StDav - расчет стандартного отклонения поля;
- Var - расчет изменения значений поля.
Выполнение групповых операций
Столбец итогов может содержать итоговые данные для всех записей таблицы или сгруппированных по какому-нибудь принципу. Например, нас может интересовать максимальная или средняя цена товаров (поле Цена) каждого типа (поле Тип), представленных в таблице. Для использования итоговых операторов в указанной задаче выполните следующие действия:
- в запросной форме в строке Вывод на экран (Show) поставьте флажки в полях: Тип и Цена, которое будет использоваться для вычислений;
- выберите в меню Вид (View) команду Групповые операции (Totals) или jm-жмите одноименную кнопку на панели инструментов;
- установите курсор в поле, над значениями которого будут выполняться вычисления, и выберите в ячейке Групповая операция (Total) требуемую функцию;
- в меню Запрос (Query) выберите команду Запуск (Run).
С помощью запроса могут быть подсчитаны сумма (Sum) и среднее арифметическое (Avg), найдены минимальное (Min) и максимальное (Max) значения в поле. Закончив работу с запросом, можно сохранить его под каким-нибудь именем.
Рис. 24.11 Составление запроса с использованием групповой операции
Расширение условий отбора
Например, вы хотите узнать объем продаж дорогих (дороже 2500 руб.) и дешевых (меньше 500 руб.) заказов. Введите в ячейку
Условия отбора (Criteria) : >2500, в ячейку или (or) <500. Условия, заданные в ячейке или, будут восприниматься как дополнительные.
Использование вычисляемого поля
Вычисляемое поле отображает данные, полученные в запросе по результатам расчета выражения. Значение поля пересчитывается при каждом изменении выражения.
Например, если каждый заказ стоит 5 рублей и вы хотите вычислить стоимость всех заказов, сделанных каждым покупателем, то введите в ячейку Поле выражение: Стоимость:[Количество заказов]*5.
Построитель выражений
Для отображения окна построителя выражений (рис. 24.12) выполните следующие действия:
- перейдите в режим конструктора запроса;
- в строке Условие отбора (Criteria) щелкните правой кнопкой мыши столбец, для которого необходимо задать критерии отбора, и выберите в контекстном меню команду Построить (Build) или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов.
Рис. 24.12 Построитель выражений
В верхней части диалогового окна построителя выражений расположено поле, отображающее выражение по мере его создания. Access часто помещает в это поле прототипы, заключенные в двойные угловые кавычки, вместо которых пользователь должен подставить нужные элементы. Следует либо ввести соответствующее значение, либо выделить прототип, и заменить его на элемент из правого списка.
В средней части окна построителя находится раздел, предназначенный для создания элементов выражения. В нем расположены кнопки с часто используемыми операторами. При нажатии на одну из этих кнопок построитель вставит соответствующий оператор в текущую позицию поля выражения. Например, вы можете нажать кнопку
Like , чтобы не вводить это слово с клавиатуры.
В нижней части окна построителя находятся три поля. В левом поле выводятся папки, содержащие таблицы, запросы, формы, объекты базы данных, встроенные и определенные пользователем функции, константы, операторы и общие выражения. В среднем поле задаются определенные элементы или типы элементов для папки, заданной в левом поле. В правом поле выводится список значений (если они существуют) для элементов, Например, если выбрать в левом поле Встроенные функции, то в среднем поле появится список всех типов функций Microsoft Access, в правом поле будет выведен список всех встроенных функций, заданных левым и средним полями.
Чтобы вывести полный список операторов, выберите папку Операторы в нижнем левом поле и нужный тип в среднем поле. В правом поле будут выведены все операторы выбранного типа. Возможен непосредственный ввод части выражения в верхнее поле.
Для возвращения в бланк запроса нажмите кнопку ОК, Построенное выражение будет вставлено в то поле, где расположен курсор. Имена полей при вводе в бланк запроса следует заключить в квадратные скобки
Условия отбора записей могут задаваться для одного или нескольких полей в соответствующей строке бланка запроса.
Условием отбора является выражение, которое состоит из операторов сравнения и сравниваемых операторов. В качестве операторов сравнения и логических операторов могут использоваться следующие: =, <, >, < >, Between, In, Like, And, Or, Not, которые определяют операцию над одним или несколькими операндами.
Если условие отбора не содержит оператора, то по умолчанию используется оператор =.
В качестве операндов могут использоваться литералы, константы и идентификаторы (ссылки).
Литералом является значение, воспринимаемое буквально, а не как значение переменной или результат вычисления (например, число, строка, дата).
Константами являются не изменяющиеся значения (например, True, Falls, Да, Нет, Null).
[Имя таблицы]! [Имя поля]
Условия отбора, заданные в одной строке, связываются с помощью логической операции И, а заданные в разных строках - с помощью логической операции ИЛИ. Эти операции могут быть заданы явно в условии отбора с помощью операторов AND и OR соответственно.
Сформировать условие отбора можно с помощью построителя выражения. Перейти в окно Построитель выражений можно, нажав кнопку [Построитель) на панели инструментов или выбрав команду Построить в контекстно-зависимом меню. При этом курсор мыши должен быть установлен в ячейке ввода условия отбора.
После ввода выражения в бланк и нажатия клавиши Access выполняет синтаксический анализ выражения и отображает его в соответствии с результатами этого анализа.
Для выполнения запроса необходимо на панели инструментов конструктора запросов нажать кнопку [Запуск (!)] или [Представление запроса].
Сортировка данных. Для удобства просмотра можно сортировать записи в таблице в определенной последовательности. Кнопки сортировки на панели инструментов (или команды меню Записи\Сортировка, Сортировка по возрастанию (Сортировка по убыванию) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или убыванию. Прежде чем щелкнуть по кнопке сортировки, следует выбрать поля, используемые для сортировки. Современные СУБД (такие, как Access) никогда не сортируют таблицы физически, как это делалось раньше. Средства сортировки данных (а также фильтрации, поиска и замены) реализованы в Access как автоматически создаваемые запросы. Записи таблицы всегда располагаются в файле базы данных и том порядке, в котором они были добавлены в таблицу.
Логические операторы применяются для объединения двух логических значений и возврата значения «истина», «ложь» или null. Логические операторы также иногда называются булевыми.
Условия отбора для полей запроса задаются в одноименной строке. Если условия в этой строке определены для нескольких полей, то они связаны логической функцией «И». Если условия отбора разных полей определены в разных строках: Условие отбора и Или , то такие условия связаны логической функцией «ИЛИ». Запрос может иметь сложный критерий, в соответствии с которым для полей определены условия отбора в обеих строках.
Условие отбора записей – это набор предопределенных в Access и устанавливаемых в запросе пользователем правил. При построении критерия (условия) отбора в запросах могут использоваться выражения, операторы и функции Access.
Оператор Between позволяет задать интервал для числового значения, например: Between 300 And 500
Оператор IN позволяет выполнить проверку на равенство любому значению из списка, который задается в круглых скобках, например: IN(3181,3185) или IN("Москва","Санкт-Петербург","Казань")
Оператор Like позволяет использовать образцы и символы шаблона при поиске данных, например: Like "Михайлов" или Like "М*"
Допускается использование в литералах символов шаблона * , ?, #, [список], [!список].
? – в позиции шаблона может быть любой символ: (0 – 9), (Aa – Zz), (Аа – Яя);
* - любое количество символов;
# - в позиции может быть любая цифра;
[список] – в позиции может быть любой символ из списка;
[!список] – в позиции может быть любой символ за исключением символов из списка.
При написании шаблон заключается в двойные кавычки.
Like «А*» – в поле Фамилия все фамилии, начинающиеся на А.
Like «*/1/99» – в поле Дата – все записи за январь 1999г.
Like «*» – в поле Имя – любое имя, начинающееся с указанных букв.
Запросы - действия
Выполнение запроса - действия приводит к изменению содержимого базы данных. При выполнении таких запросов следует быть осторожным, так как необдуманное применение этих запросов может привести к необратимой утрате информации в базе данных. Поэтому Access автоматически помечает в окне базы данных запросы - действия символом «!».
При создании запроса Access по умолчанию создает запрос на выборку. При необходимости с помощью команд конструктора запросов можно указать другой тип запроса.
Существует 4 типа запросов на изменение:
Запрос на добавление;
Запрос на обновление;
Запрос на удаление;
Запрос на создание таблицы.
Запрос на добавление позволяет добавлять записи в указанную таблицу, не только текущей базы данных, но и любой другой базы данных. Структура записи таблицы-запроса необязательно должна совпадать со структурой таблицы, в которую будут добавляться записи. Например, в записи запроса может быть меньше полей, если на поля принимающей таблице не наложено требование обязательности их заполнения. Допускается несоответствие типов полей, если возможно преобразование типа данных одного поля в тип данных другого поля.
Для создания запроса необходимо выполнить следующие действия:
Создать запрос на выборку и отладить его (добавить таблицы, значения полей которых будут использоваться для добавления записей);
Отменить свойство Вывод на экран для полей запроса;
Выполнить команду ЗАПРОС/Добавление – для преобразования в запрос на добавление. При этом в бланке запроса появляется строка Добавление. Далее необходимо включить в бланк запроса поля, данные которых будут добавляться в принимающую таблицу. Можно ввести также условия отбора записей для добавления.
Указать имя таблицы, куда будут добавляться записи;
Выполнить команду ЗАПРОС/Запуск.
Если принимающая таблица содержит ключевое поле, то и добавляемые записи должны иметь такое же ключевое поле (по условиям целостности БД).
Технология создания других типов запросов - действий аналогична.
Запрос на обновление позволяет изменить группу записей, отобранную на основе критериев отбора. В запросе на обновление можно указать одно или несколько полей, сделав нужные установки в строке Обновление . Для обновляемого поля в строку Обновление надо ввести значение или выражение, определяющее новое значение. После выполнения открывается диалоговое окно с сообщением о числе обновленных записей.
Запрос на удаление позволяет удалять записи из одной или нескольких таблиц одновременно. Запрос на удаление удаляет записи таблицы, удовлетворяющие критериям отбора, целиком, поэтому если требуется удалить значения отдельных полей записи, следует создать запрос на обновление. В процессе выполнения этого запроса Access отображает данные, которые будут удалены. Для того, чтобы иметь возможность просматривать все поля удаляемых записей, следует перетащить мышью из первой строки списка полей таблицы, записи которой требуется удалить, символ "*" в первую строку бланка запроса, в первый свободный столбец. При этом в этом столбце в строке Поле появится имя таблицы, а в строке с именем Удаление - значение Из.
Запрос на создание таблицы осуществляет создание новой таблицы на основе динамического набора данных. В новой таблице сохраняются имена, типы данных и размеры полей, какими они были в базовых таблицах запроса. Другие свойства полей не наследуются.
Формы
Форма является удобным средством для просмотра БД, а также для ввода данных и их корректировки. В форме обычно отображаются поля одной строки таблицы или запроса. Однако в форме можно отображать данные нескольких связанных таблиц или запросов. Применение форм позволяет упростить ввод данных в БД и сократить количество допускаемых ошибок ввода. Для этого форма снабжается:
Форматами ввода;
Условиями проверки вводимых данных;
Масками ввода для ввода стандартизованной информации;
Пояснительным текстом;
Группировкой данных, приближающей ее вид к бумажному бланку.
При проектировании формы можно использовать текстовые строки, рисунки и линии, кнопки, списковые окна и т.п. Форма проектируется при помощи панели элементов.
Форма может размещаться на одном экране или нескольких экранных страницах.
В форме может быть разрешено или запрещено корректировать определенные данные или вообще ввод новых записей.
С формой можно работать в 3-х режимах:
В режиме конструктора;
В режиме формы;
В режиме таблицы.
Форму можно вывести на печать. Формы обладают многочисленными свойствами, настройка которых позволяет облегчить работу с ними и обеспечить их дизайн на любой вкус.
При конструировании формы определяется, из каких таблиц и запросов нужно отображать данные, какие именно поля должны быть представлены в форме, нужны ли вычисляемые поля, какие графические элементы следует применить для ее оформления - линии, рисунки, поясняющий текст.
Создание формы осуществляется либо с помощью мастера, либо в режиме конструктора.
Типы форм
В Access можно создать формы следующих типов:
Форма в столбец или полноэкранная форма;
Ленточная форма;
Табличная форма;
Форма главная / подчиненная;
Сводная таблица;
Форма - диаграмма.
Форма в столбец представляет собой совокупность определенным образом расположенных полей ввода с соответствующими им метками и элементами управления. Форма позволяет отобразить на экране полей только одной записи.
Ленточная форма служит для отображения полей нескольких записей. Поля не обязательно располагаются в виде таблицы, однако для одного поля отводится столбец, а метки поля располагаются как заголовки столбцов.
Табличная форма отображает данные в режиме таблицы.
Форма главная/подчиненная представляет собой совокупность формы в столбец и табличной. Ее имеет смысл создавать при работе со связанными таблицами, в которых установлена связь типа «один-ко-многим».
Форма Сводная таблица выполняется мастером создания сводных таблиц Excel на основе таблиц и запросов Access (мастер сводных таблиц является объектом, внедренным в Access, чтобы использовать его в Access необходимо установить Excel). Сводная таблица представляет собой перекрестную таблицу данных, в которой итоговые данные располагаются на пересечении строк и столбцов с текущими значениями параметров.
Форма с диаграммой . В Access в форму можно вставить диаграмму, созданную Microsoft Graph. Graph является внедряемым OLE приложением и может быть запущен из Access. С внедренной диаграммой можно работать так же, как и с любым объектом OLE.
Конструирование форм
При создании новой формы появляется диалоговое окно Новая форма , в котором следует выбрать:
Способ создания формы;
Источник данных (из списка).
Access предлагает следующие способы создания формы:
1. С применением Автоформы . Автоформа позволяет создавать формы трех стандартных типов: в столбец, ленточную, табличную. При этом в форму вставляются все поля источника данных.
2. С помощью мастера форм. В процессе диалога с пользователем мастер создает форму одного из трех стандартных типов. При этом в форму вставляются выбранные пользователем поля из источника данных.
3. С помощью конструктора форм. Форма конструируется пользователем в окне конструктора форм.
Удобной при создании новой формы является следующая технология: форма создается использованием автоформы или мастером форм, а затем дорабатывается в режиме конструктора.
Источником данных формы являются одна или несколько связанных таблиц и/или запросов.
Структура формы
Форма состоит из пяти основных разделов:
1. Заголовок формы. Содержимое области заголовка формы выводится в верхней части окна формы.
2. Верхний колонтитул. Содержимое области верхнего колонтитула выводится после заголовка в верхней части экрана на каждой странице формы (если форма многостраничная). Обычно в области верхнего колонтитула размещают шапку таблицы (заголовки столбцов).
3. Область данных. Область данных содержит поля, в которых отображаются данные.
4. Нижний колонтитул. Содержимое области нижнего колонтитула (дата, № страницы и т.д.) отображаются на каждой экранной странице в нижней части формы.
5. Примечание формы. Содержимое этой области выводится внизу последней экранной страницы формы.
Форма может содержать все разделы или только некоторые из них.
Свойства формы
Как любой объект Access, форма имеет свойства. Значения этих свойств определяют внешний вид формы. Окно "Свойства" формы можно вызвать, например, щелкнув правой клавишей мыши по черному квадрату на пересечении линеек и из контекстного меню выбрать команду СВОЙСТВА .
Окно свойств выделенного объекта содержит следующие вкладки:
Макет – свойства, задающие макет формы;
Данные – свойства, определяющие источник данных, тип данных, формат и т.д.;
События – перечень событий, связанных с объектом;
Все – перечень всех свойств.
Основные свойства формы:
Подпись (это свойство расположено на вкладке МАКЕТ) – задает название формы, которое выводится в строку заголовка в окне формы.
Режим по умолчан ию – определяет режим открытия формы (простая форма, ленточная, таблица).
Допустимые режимы – свойство указывает, можно ли переходить из режима таблицы в режим формы и обратно с помощью команд меню ВИД. Свойство может принимать следующие значения:
все – можно;
таблица – нельзя, возможен только просмотр в режиме таблицы;
форма – нельзя, возможен только просмотр в режиме формы.
Разрешить изменение определяет, можно ли через форму изменять данные, т.е. задает статус "Только для чтения".
Разрешить удаление определяет, может ли пользователь удалять данные через форму.
Разрешить добавление определяет, может ли пользователь добавлять записи через форму.
Ввод данных определяет режим открытия формы. Может принимать значения "Да" (форма открывается только для добавления новых записей) и "Нет" (в форму выводятся существующие записи).
Блокировка записей определяет способы блокировки записи и их реализацию при попытке двух пользователей изменить одну и ту же запись.
Следующие свойства определяют, будут ли выводиться ниже перечисленные элементы в окно формы:
Полосы прокрутки;
Кнопка оконного меню;
Кнопка размеров окна;
Кнопка закрытия окна;
Тип границы окна;
Кнопка контекстной справки.
Поле номера записи определяет, будут и выводиться в окно формы кнопки перехода по записям.
Элементы управления формой
Элементом управления называют любой объект формы или отчета, который служит для вывода данных на экран, оформления или выполнения макрокоманд. Элементы управления могут быть связанными, вычисляемыми или свободными.
Связанный (присоединенный ) элемент управления присоединен к полю базовой таблицы или запроса. При вводе значения в связанный элемент управления поле таблицы текущей записи автоматически обновляется. Поле таблицы является источником данных связанного элемента управления.
Вычисляемый элемент управления создается на основе выражений. В выражениях могут использоваться данные полей таблицы или запроса, данные другого элемента управления формы или отчета и функции.
Свободные элементы управления предназначены для вывода на экран данных, линий, прямоугольников и рисунков. Свободные элементы управления называют также переменными или переменными памяти.
Все элементы управления могут быть добавлены в форму или отчет с помощью панели инструментов элементов управления, которая появляется при работе с формой или отчетом.
Основными элементами управления являются:
Надпись – элемент, предназначенный для отображения текста. Надпись может состоять из одной или нескольких строк. Является свободным элементом. Различают надписи свободные и присоединенные к другому элементу (подписи).
Свободная надпись используется для задания заголовков, комментариев. Создается кнопкой "Надпись" панели инструментов.
Подпись создается одновременно с созданием того элемента, к которому она присоединена. Подпись используется совместно с полями, флажками, переключателями, списками.
Поля – это элементы, предназначенные для отображения данных или для ввода данных. Поля могут быть присоединенными или свободными. Содержимое свободных полей нигде не сохраняется.
Поле является основным элементом управления при работе с базами данных, поскольку позволяет отображать и редактировать данные таблиц баз данных.
Добавление свободного поля в форму выполняется кнопкой "Поле" панели элементов. Добавление присоединенного поля (связанного с полем таблицы) осуществляется в режиме конструктора следующим образом:
На панели "Конструктор форм" выбирается кнопка "Список полей";
В отображаемом списке полей базовой таблицы выбирается нужное поле и перетаскивается в область данных формы. Перетаскивать можно одно или выделенную группу полей.
В форму можно вводить вычисляемые поля. Вычисляемое поле является свободным полем. Для его создания необходимо выбрать кнопку Поле на панели элементов и вставить в нужное место формы, а затем ввести выражение прямо в элемент Пол " или в качестве значения свойства Данные . В вычисляемом поле выражение должно начинаться со знака «=». Выражения можно набирать вручную или формировать построителем выражений.
Элементы управления Выключатели, Переключатели, Флажки . Принцип работы этих элементов управления совершенно одинаков, они отличаются только внешним видом.
Элементы используются для отображения данных логического типа и возвращают значение (-1) в присоединенное к ним поле таблицы, если кнопка в положении, соответствующем истине, и 0 – в противном случае.
Для отображения заданного состояния можно ввести его значение по умолчанию. если это значение не задано, то элемент будет находиться в состоянии Null, что соответствует значению Ложь.
Группа – элемент управления, предназначенный для размещения нескольких выключателей, переключателей или флажков. Элементы внутри группы функционируют согласовано. Максимальное число элементов – 4, причем одновременно может быть выбран один элемент. Группа возвращает число, которое соответствует номеру выбранного элемента.
Управляющие элементы Флажок и Выключатель могут использоваться не только в группе, но и индивидуально.
Флажок может быть связан с логическим полем базовой таблицы или запроса. Если флажок связан с логическим полем базовой таблицы, то состояние Установлен/Снят соответствует значениям поля.
Флажок может быть свободным элементом. В этом случае он используется в специальных диалоговых окнах для приема данных, вводимых пользователем.
Аналогичным образом может использоваться и элемент управления Выключатель.
Списки (Список и Поле со списком) – это элементы управления, позволяющие выбрать нужное значение из нескольких (списка). Список представляет собой совокупность строк с данными. Строки могут содержать один или несколько столбцов с заголовками.
Элемент управления Список может быть присоединенным (связанным) или свободным. Присоединенный список выбранное значение передает полю базовой таблицы / запроса. Свободный список возвращает значение, используемое в другом элементе, или для поиска записи в базовой таблице / запросе.
Списки создаются с помощью мастера. Большинство свойств управляющего элемента Список формируются автоматически во время работы мастера. Затем их можно изменить.
Основные свойства списков:
1. Тип источника данных: таблица / запрос; список значений; список полей; функция VBA.
2. Источник данных – указывает фактический источник данных: для таблицы / запроса – имя таблицы / запроса; для списка значений – значения элементов списка через «;» (например, Пол – м;ж).
3. Присоединенный столбец – поле базовой таблицы, к которому присоединен список.
4. Число столбцов – количество столбцов в списке. Если источником данных является список значений, то элементы распределяются из списка по строкам и столбцам.
5. Ширина столбца – задается числовым значением через «;». Можно скрыть присоединенный столбец списка, если он содержит несколько столбцов. Для этого нужно установить ширину столбца равной 0. Значение не отображается при выводе списка, однако при выборе строки, значение из присоединенного столбца попадает в поле базовой таблицы.
6. Число строк – определяет максимальное число строк, отображаемое в поле со списком.
Кнопки – элемент управления, используемый для выполнения какого-либо действия. Для выполнения действия свойство кнопки Нажатие кнопки нужно связать с каким-либо макросом либо с процедурой обработки событий.
Кнопка создается мастером. Мастер позволят создать кнопки 30 разных типов и связывает их с процедурами обработки событий. Свойство Подпись определяет текст на кнопке. Свойство Рисунок определяет рисунок на кнопке.
Разрыв страниц, Набор вкладок - позволяют создавать многостраничные формы. Наиболее удобно использование элемента Набор вкладок . С его помощью создается форма, страницы которой объединяются в один элемент управления. Переключение между страницами выполняется выбором вкладки.
При добавлении элемента управления Набор вкладок в форму, в нем создаются две вкладки. На вкладке можно добавлять любые элементы управления, кроме Набора вкладок . Перемещать на вкладку другие элементы управления из других частей или страниц формы нельзя, их можно только копировать.
Можно изменять размеры элемента Набор вкладок , порядок следования и названия вкладок.
Элемент управления Разрыв страницы используется для указания горизонтальных разрывов между элементами управления в форме. Для перехода по страницам используются клавиши PgUp и PgDn . Вставленный в форму элемент Разрыв страницы помечается небольшой точечной линией на левой границе формы.
При создании многостраничной формы целесообразно добавлять в форму колонтитулы.
Подчиненные формы предназначены для отображения одной формы внутри другой. Первичная форма называется главной. Подчиненная форма – та, которая располагается внутри главной.
Подчиненная форма наиболее удобна для вывода таблиц или запросов, связанных отношением «один-ко-многим». При этом главная форма может быть выведена только как простая форма, а подчиненная форма обычно отображается в табличном виде. Главная форма может содержать любое количество подчиненных форм, если каждая подчиненная форма умещается в главную. Допускается возможность создания подчиненной формы двух уровней вложенности
Создать подчиненную форму можно:
Добавив элемент Подчиненная форма в форму;
Перетащив форму из окна базы данных в другую открытую форму;
Мастером подчиненных форм.
Отчеты
Типы отчетов
Отчеты строятся на основании данных таблиц и запросов. Основные типы отчетов:
- отчет в одну колон ку (в столбец) – представляет собой длинный столбец текста, содержащий надписи полей их значения из всех записей таблицы или запроса;
- многоколончатый отчет – создается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок (колонки газетного типа);
- ленточный отчет – данные располагаются в виде строк и столбцов (как в таблице);
- групповой/итоговый отчет – создается из ленточного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов;
- почтовые наклейки – специальный тип многоколончатого отчета, предназначенный для печати имен и адресов в группах;
- отчет с подчиненным отчетом .
Структура отчета
Основные разделы отчета:
- заголовок отчета – печатается в начале отчета на титульной странице, содержит название отчета;
- верхний колонтитул – печатается вверху каждой страницы; как правило, содержит заголовки столбцов;
- заголовок группы – печатается перед обработкой первой записи группы, в качестве заголовка может содержать поле, по которому выполняется группировка;
- область данных – печатается каждая запись из источника данных;
- примечание группы – печатается после обработки последней записи группы; может содержать итоговые данные по записям, входящим в группу;
- нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы, может содержать, например, дату печати отчета, номер страницы отчета;
- примечание отчета – печатается в конце отчета после обработки всех записей, может содержать итоговые данные по всем записям.
Конструирование отчета
Отчет можно создавать с помощью мастера или в режиме конструктора. Можно использовать и оба способа. Мастера позволяют укорить процесс создания отчета, затем его можно доработать в режиме конструктора. Мастера отчетов позволяют создать отчеты трех видов: отчет в столбец (простой), групповой / итоговый и постовые наклейки.
Технология создания простого отчета в столбец:
1). Находясь на вкладке ОТЧЕТЫ нажать кнопку СОЗДАТЬ .
2). В окне Новый отчет :
Выбрать инструмент Автоотчет в столбец ;
Нажать ОК.
Технология создания многоколончатого отчета:
1). Создать простой отчет в столбец.
2). Выбрать в меню ФАЙЛ команду Параметры страницы . В диалоговом окне Параметры страницы выбрать вкладку Столбцы и задать:
В группе Параметры сетки число столбцов, которые должны выводиться на каждой странице (поле Число столбцов ), ширину межстрочного интервала (поле Интервал ), расстояние между столбцами (поле Столбцов );
В группе Размер столбца ширину столбца (поле Ширина ) и высоту строки (поле Высота );
В группе Макет столбца параметры, определяющие порядок печати записей: Сверху вниз или Слева направо .
3). На вкладке Страница выбрать ориентацию: Книжная или Альбомная .
При печати многоколончатого отчета заголовок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы выводятся на полную ширину отчета, поэтому размещать в режиме конструктора элементы управления в этих разделах можно в произвольных местах. Заголовки и примечания групп, а также область данных группы выводятся на ширину одного столбца.
Технология создания группового/итогового отчета мастером отчетов
1). Находясь на вкладке ОТЧЕТЫ нажат кнопку СОЗДАТЬ .
2). В окне Новый отчет :
Выбрать инструмент Мастер отчетов ;
Выбрать источник данных в виде таблицы или запроса;
Нажать ОК .
3). В окне Создание отчетов (первый шаг) следует сформировать список полей отчета (Выбранные поля ) из списка Доступные поля . Поля следует выбирать в том порядке, в каком они должны следовать в отчете. Если отчет строится на основании данных нескольких таблиц / запросов, следует выбрать из списка Таблица / Запрос имя следующего источника и для него произвести выбор полей.
4). Если источником данных отчета являются связанные таблицы, то на втором шаге в окне Создание отчетов следует определить, как будет выполняться группировка данных.
5). На следующем шаге можно задать собственный способ группировки данных. Для этого из левого списка следует выбрать имя поля, по которому нужно сгруппировать данные. Задав группировку данных, можно с помощью кнопки Группировка задать интервалы группировки.
Для числовых полей можно задать группировку по десяткам, полусотням, сотням и т.д. Для текстовых полей возможна группировка по первой букве, по первым двум, по первым трем, по первым четырем и по первым пяти буквам. Если не требуется специальный интервал группировки, из списка Интервалы группировки следует выбрать значение Обычный .
6). На третьем шаге можно задать порядок сортировки записей внутри группы и, нажав на кнопку Итоги , открыть окно, в котором задать, какие итоговые операции нужно выполнять с числовыми полями тех записей, которые входят в группу; определить, что будет выводиться в отчет: данные и итоги или одни итоги (раздел данных скрыт).
7). На четвертом шаге можно выбрать один из стандартных макетов отчета.
8). На пятом шаге – один из стандартных стилей. Любой стандартный стиль можно настроить, можно создать собственный стиль. Для этого предназначена команда ФОРМАТ / Автоформат .
9). На последнем шаге работы мастера отчету следует задать свое имя или согласиться с тем именем, которое сформировал Access, и определить с помощью переключателей дальнейшие действия – работа с отчетом в режиме конструктора или просмотр отчета.
Технология создания группового / итогового отчета в режиме конструктора
1). Создать новый отчет с помощью одноименной команды – кнопка Создать на вкладке Отчеты в окне БД. Выбрать инструмент – Конструктор , выбрать источник данных (таблица / запрос), нажать ОК. В окне конструктора появится пустой макет отчета.
2). Создать макет отчета:
2.1). В разделе Заголовок отчета разместить элемент управления Надпись . Текст надписи явится заголовком создаваемого отчета. Если раздел заголовка отсутствует в макете отчета, следует выбрать команду ВИД /Заголовок| Примечание отчета .
2.2). В разделе Верхний колонтитул разместить элемент управления Подписи к тем полям, которые будут размещаться в области данных. Если верхний колонтитул отсутствует в макете, следует выбрать команду ВИД /Колонтитулы .
Верхние и нижние колонтитулы можно размещать в таблице различными способами. Способы размещения определяет значение свойства отчета Верхний колонтитул и Нижний колонтитул :
Все страницы – выводятся на все страницы отчета;
Без заголовка – выводятся на все страницы отчета кроме первой, где расположен заголовок;
Без примечания – выводятся на все страницы отчета кроме последней;
Без заголовка / примечания – выводятся на все страницы отчета кроме первой и последней.
Для размещения полей в области данных и их подписей в разделе верхнего колонтитула следует использовать метод перетаскивания объектов. Для размещения элементов управления в отчете необходимо:
Раскрыть список полей источника данных щелчком мыши по кнопке Список полей панели инструментов;
Перетащить нужное поле в окно конструктора отчетов. Подпись поля переместить в верхний колонтитул, само поле – в область данных.
Раздел Область данных может содержать как присоединенные, так и вычисляемые поля. Добавление вычисляемых полей выполняется так же, как и в форму
Если для добавляемого в отчет поля источника данных (таблицы / запроса) выбран элемент управления Поле , то в отчет добавляются два элемента: Надпись (подпись ) и Поле , связанных между собой. При выделении одного из них автоматически выделяется другой. При перемещении одного элемента перемещается и другой. Чтобы перетащить только один элемент из пары (например, подпись), необходимо выделить элемент поля, установить указатель мыши на маркер левого верхнего угла (вид – сжатая рука с вытянутым указательным пальцем) и перетащить элемент в нужное место.
Перемещение элемента из одного раздела в другой (например, из области данных в область верхнего колонтитула) следует выполнять через буфер обмена (командами Вырезать и Вставить ).
Кроме связанных полей в отчет можно добавлять и свободные поля (вычисляемые поля).
2.3). Выполнить выравнивание элементов, изменение размеров элементов.
Чтобы изменить размеры элементов, следует:
Выделить все элементы командой ПРАВКА /Выделить все ;
Выполнить команду ФОРМАТ /Размер /По размеру данных .
Access установит размеры управляющего элемента таким образом, чтобы в нем уместилось содержание.
Access позволяет также изменять размеры:
- по узлам сетки – при этом каждый угол элемента управления смещается к ближайшему углу сетки;
- по самому высокому – увеличивает высоту всех элементов до высоты самого высокого;
- по самому низкому;
- по самому широкому;
- по самому узкому .
Выравнивание выполняется для группы выделенных элементов управления командой ФОРМАТ /Выровнять . Для отчетов, содержащих данные в табличной форме, лучше выполнять выравнивание элементов области данных по верхнему или нижнему краю.
Для изменения величины межстрочного интервала в области колонтитулов и области данных нужно переместить нижнюю границу раздела. Чтобы сократить межстрочный интервал – как можно выше. Однако свойство Высота области данных должно иметь значение больше, чем значение этого е свойства самого высокого элемента управления.
2.4). Определить порядок сортировки и группировки данных в отчете. Это делается в окне Сортировка и группировка , которое открывается при выполнении команды ВИД /Сортировка и группировка или кнопки Сортировка и группировка панели инструментов Конструктор отчетов .
Чтобы определить порядок группировки и сортировки записей необходимо:
Из списка Поле / выражение выбрать поле, по значениям которого необходимо выполнять группировку записей. Данное поле будет определять группу записей;
Для группы указать порядок сортировки: по возрастанию, по убыванию;
Задать значения свойствам группы.
Группа может иметь следующие свойства:
1. заголовок группы – определяет будет ли присутствовать в отчете раздел Заголовок группы . Свойство может иметь два значения: Да / Нет . В раздел Заголовок группы может быть помещено значение поля, по которому выполняется группировка;
2. примечание группы – определяет, будет ли присутствовать в отчете раздел Примечание группы (Да / Нет ). Раздел Примечание группы обычно используется для отображения итоговых операций над данными из записей группы;
3. Свойство Группировка определяет способ группировки данных. Список значений этого свойства зависит от типа данных, по которому выполняется группировка. Для текстовых данных это свойство имеет следующие значения:
- по полному значению – группировка выполняется по значению поля;
- по первым символам – группировка выполняется по первым n символам в значении поля. Свойство Интервал задает значение этого n.
Для числовых данных свойство Группировка имеет значения:
- по полному значению ;
Интервал – группировка записей по значениям, попадающим в указанный интервал.
Свойство Интервал задает диапазон значений в интервале, например, если свойство имеет значение 10, то группировка будет осуществляться для записей, значения которых попадают в интервал 0 – 9, 10 – 19 и т.д.
Для полей типа даты / времени свойство Группировка может иметь следующие значения:
По полному значению;
По кварталам;
По месяцам;
По неделям;
По дням;
По часам;
По минутам.
4. Свойство Не Разрывать задает или отменяет обязательную печать группы на одной странице, т.е. следует ли печатать разные элементы одной группы (заголовок группы, область данных, примечание группы) на одной странице. Свойство может иметь значения:
- нет – отменяет обязательное расположение элементов группы на странице;
- полную группу – элементы группы печатать обязательно на одной странице;
- первую область данных – заголовок группы печатается на одной странице, если хотя бы одна запись области данных попадает на эту страницу.
Чтобы заголовок группы повторялся на новой странице, нужно выбрать значение ДА для свойства Повторение раздела в окне свойств заголовка группы.
2.5). Для многостраничного отчета определить расположение разделов отчета. Все разделы кроме колонтитулов имеют свойство Конец страницы , с помощью значений которого можно принудительно начинать новую страницу. Значение свойства Не разрывать :
- отсутствует – печать текущего раздела начинается на текущей странице;
- до раздела – печать текущего раздела начинается на новой странице;
- до и после раздела – печать текущего раздела и раздела, следующего за текущим, начинается на новой странице.
Страницы доступа к данным
Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип Web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, хранящимися в базах данных Microsoft Access или базах данных Microsoft SQL Server, а также использовать данные из других источников, таких как Microsoft Excel.
В отличие от других объектов Access, которые являются частью базы данных, т.е. находятся в файле с расширением.mdb, страницы доступа сохраняются отдельно, в виде HTML-файлов. При открытии страницы доступа к данным в Internet Explorer средства Office 2000 обеспечивают получение данных и базы Access, а затем отображение их на странице.
В простейшем случае запрос реализует выбор из одной таблицы нужных полей, записей, соответствующих заданным условиям отбора, и просмотр результатов выполнения запроса.
Конструирование запросов на выборку с условиями отбора
Рассмотрим запросы на выборку в Access на примере получения информации из таблицы ТОВАР базы данных Поставка товаров .
Задача 1 . Пусть необходимо выбрать ряд характеристик товара по его наименованию.
- Для создания запроса в окне базы данных выберите вкладку ленты - Создание (Create) и в группе Запросы (Queries) нажмите кнопку Конструктор запросов (Query Design). Откроется пустое окно запроса на выборку в режиме конструктора - ЗапросN (QueryN) и диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table) (рис. 4.2).
- В окне Добавление таблицы (Show Table) выберите таблицу ТОВАР и нажмите кнопку Добавить (Add). Выбранная таблица будет отображена в области схемы данных запроса. Закройте окно Добавление таблицы (Show Table), нажав кнопку Закрыть (Close).
В результате выполненных действий в окне конструктора запросов (рис. 4.1) в верхней панели появится схема данных запроса, которая включает выбранные для данного запроса таблицы. В данном случае одну таблицу ТОВАР. Таблица представлена списком полей. Первая строка в списке полей таблицы, отмеченная звездочкой (*), обозначает все множество полей таблицы. Нижняя панель является бланком запроса, который нужно заполнить.
Кроме того, на ленте появляется и автоматически активизируется новая вкладка (Query Tools | Design) (на рис. 4.3 представлена на часть этой вкладки), на которой цветом выделен тип созданного запроса - Выборка (Select). Таким образом, по умолчанию всегда создается запрос на выборку. Команды этой вкладки представляют инструментарий для выполнения необходимых действий при создании запроса. Эта вкладка открывается, когда в режиме конструктора создается новый запрос или редактируется существующий.
- Для удаления любой таблицы из схемы данных запроса установите на нее курсор мыши и нажмите клавишу
. Для добавления ― нажмите кнопку Отобразить таблицу (Show Table) в группе Настройка запроса (Query Setup) на вкладке Работа с запросами | Конструктор (Query Tools | Design) или выполните команду Добавить таблицу (Show Table) в контекстном меню, вызываемом на схеме данных запроса. - В окне конструктора (рис. 4.4) последовательно перетащите из списка полей таблицы ТОВАР поля НАИМ_ТОВ, ЦЕНА, НАЛИЧИЕ_ТОВ в столбцы бланка запроса в строку Поле (Field).
- Для включения нужных полей из таблицы в соответствующие столбцы запроса можно воспользоваться следующими приемами:
- в первой строке бланка запроса Поле (Field) щелчком мыши вызвать появление кнопки списка и выбрать из списка нужное поле. Список содержит поля таблиц, представленных в схеме данных запроса;
- дважды щелкнуть на имени поля таблицы в схеме данных запроса;
- для включения всех полей таблицы можно перетащить или дважды щелкнуть на символе * (звездочка) в списке полей таблицы в схеме данных запроса.
- Если вы по ошибке перетащили в бланке запроса ненужное поле, удалите его. Для этого переместите курсор в область маркировки столбца сверху, где он примет вид черной стрелки, направленной вниз, и щелкните кнопкой мыши. Столбец выделится. Нажмите клавишу
или выполните команду Удалить столбцы (Delete Columns) в группе Настройка запроса (Query Setup). - В строке Вывод на экран (Show) отметьте поля, иначе они не будут включены в таблицу запроса.
- Запишите в строке Условия отбора (Criteria) наименование товара, как показа-но в бланке запроса на рис. 4.4. Так как выражение в условии отбора не содержит оператора, то по умолчанию используется оператор =. Используемое в выражении текстовое значение вводится в двойных кавычках, которые добавляются автоматически.
- Выполните запрос, щелкнув на кнопке Выполнить (Run) или на кнопке Режим (View) в группе Результаты (Results). На экране появится окно запроса в режиме таблицы с записью из таблицы ТОВАР, отвечающей заданным условиям отбора.
ЗАМЕЧАНИЕ
Окно запроса в режиме таблицы аналогично окну просмотра таблицы базы данных. Через некоторые таблицы запроса может производиться изменение данных базовой таблицы, лежащей в основе запроса. Запрос, просматриваемый в режиме таблицы, в отличие от таблицы базы данных Access 2010, не имеет столбца Щелкнуть для добавления
(Click to Add), предназначенного для изменения структуры таблицы. В этом режиме на вкладке ленты Главная
(Home) доступны те же кнопки, что и при открытии таблицы базы данных.
- Если при вводе сложного наименования товара вы допустили неточность, товар не будет найден в таблице. Использование операторов шаблона - звездочка (*) и вопросительный знак (?) (стандарт ANSI-89, используемый для запросов по умолчанию) или знак процента (%) и подчеркивания (_) (ANSI-92, рекомендуемый как стандарт для SQL Server), упрощает поиск нужных строк и позволяет избежать многих ошибок. Введите вместо полного имени товара Корпус* или Корпус%. Выполните запрос. Если в поле наименования товара одно значение начинается со слова «Корпус», результат выполнения запроса будет таким же, как в предыдущем случае. После выполнения запроса введенное выражение будет дополнено оператором Like «Корпус*». Этот оператор позволяет использовать символы шаблона при поиске в текстовых полях.
- Если необходимо найти несколько товаров, используйте оператор In. Он позволяет выполнить проверку на равенство любому значению из списка, который задается в круглых скобках. Запишите в строке условий отбора In («Корпуc MiniTower»;»HDD Maxtor 20GB»;»FDD 3,5″). В таблице запроса будет выведено три строки. В операторе In не допускается использование символов шаблона.
- Сохраните запрос, щелкнув на вкладке Файл (File) и выполнив команду Сохранить (Save). В окне Сохранение (Save As) введите имя запроса Пример1. Заметим, что имя запроса не должно совпадать не только с именами имеющихся запросов, но и с именами таблиц в базе данных.
- Закройте текущий запрос по команде контекстного меню Закрыть (Close) или нажав кнопку окна запроса Закрыть (Close).
- Выполните сохраненный запрос, выделив запрос в области навигации и выбрав в контекстном меню команду Открыть (Open).
- Для редактирования запроса выделите его в области навигации и выполните в контекстном меню команду Конструктор (Design View).
Задача 2. Пусть надо выбрать товары, цена которых не более 1000 руб., и НДС не более 10%, а также выбрать товары, цена которых более 2500 руб. Результат должен содержать наименование товара (НАИМ_ТОВ), его цену (ЦЕНА) и НДС (СТАВКА_НДС).
- Создайте новый запрос в режиме конструктора, добавьте таблицу ТОВАР. В окне конструктора (рис. 4.5) последовательно перетащите из списка полей таблицы ТОВАР в бланк запроса поля НАИМ_ТОВ, ЦЕНА, СТАВКА_НДС.
- Запишите Условия отбора (Criteria), как показано в бланке запроса на рис. 4.5. Между условиями, записанными в одной строке, выполняется логическая операция AND. Между условиями, записанными в разных строках, выполняется логическая операция OR.
- Выполните запрос, щелкните на кнопке Выполнить (Run) в группе Результаты (Results). На экране появится окно запроса в режиме таблицы с записями из таблицы ТОВАР, отвечающими заданным условиям отбора.
- Сохраните запрос, выполнив соответствующую команду в контекстном меню запроса, которое вызывается при установке курсора на заголовок запроса. Дайте ему имя Пример2 .
Задача 3 . Пусть надо выбрать все накладные за заданный период. Результат должен содержать номер накладной (НОМ_НАК), код склада (КОД_СК), дату отгрузки (ДАТА_ОТГР) и общую стоимость отгруженного товара (СУММА_НАКЛ).
- Создайте новый запрос в режиме конструктора, добавьте таблицу НАКЛАДНАЯ. В окне конструктора последовательно перетащите из списка полей таблицы НАКЛАДНАЯ в бланк запроса все необходимые поля.
- Для поля ДАТА_ОТГР в строке Условия отбора (Criteria) запишите Between #11.01.2008# And #31.03.2008#. Оператор Between задает интервал дат (в ANSI-92 вместо знака # используются одинарные кавычки ‘). Кроме того, этот оператор позволяет задать интервал для числового значения.
Для закрепления смотрим видеоурок:
Вычисляемые поля в запросах Access .
Литералы - конкретные значения, воспринимаемые Access так, как они записаны. В качестве литералов могут быть использованы числа, текстовые строки, даты. Текстовые строки заключаются в двойные кавычки, даты - в знаки (#). Например, 567, "Информатика", #1-Января-99#.
Константы - не изменяющиеся значения, которые определены в Access, например, True, False, Да, Нет, Null .
Идентификатор - ссылка на значение поля, элемента управления или свойства. Идентификаторами могут быть имена полей таблиц, форм, отчетов и т. д., которые должны заключаться в квадратные скобки. Как правило, Access производит автоматическую подстановку скобок.
Во многих случаях ссылка на конкретное значение должна указывать точное его местоположение в иерархии объектов базы данных, начиная с объекта верхнего уровня. Если необходимо указать ссылку на поле в конкретной таблице, форме, отчете, то перед именем поля ставится имя таблицы, формы, отчета, также заключенное в квадратные скобки и отделенное от имени поля восклицательным знаком. Например, ссылка на поле в таблице примет вид: [Имя таблицы]! [Имя поля] , а ссылка на свойство DefaultValue элемента управления Дата рождения в форме СТУДЕНТ: Forms! [СТУДЕНТ]! [ Дата рождения].DefaultValue
Операторами сравнения и логическими операторами , использование которых допускается в выражении условия отбора, являются:
Эти операторы определяют операцию над одним или несколькими операндами.
Если выражение в условии отбора не содержит оператора, то по умолчанию используется оператор =.
Текстовые значения , если они содержат пробелы или знаки препинания, вводятся в двойных кавычках. В противном случае кавычки можно не вводить, они будут добавлены автоматически.
Допускается использование операторов шаблона - звездочка (*) и вопросительный знак (?).
Оператор Between позволяет задать интервал для числового значения и даты. Например:
Between 10 And 100
задает интервал от 10 до 100; можно задать интервал дат:
Between #01.01.1997* And #31.12.1997*
Оператор in позволяет выполнить проверку на равенство любому значению из списка, который задается в круглых скобках. Например:
In ("Математики";"Информатики"; " Истории")
Оператор Like позволяет использовать образцы, использующие символы шаблона, при поиске в текстовых полях. Например: Like "Иванов* "
Сформировать условие отбора можно с помощью построителя выражений. Перейти в окно Построитель выражений можно, нажав кнопку Построить на панели инструментов конструктора запросов или выбрав команду Построить в контекстно-зависимом меню. Курсор мыши должен быть установлен предварительно в поле строки ввода условия отбора.
После ввода выражения в бланк и нажатия клавиши Access выполняет синтаксический анализ выражения и отображает его в соответствии с результатами этого анализа.
Логические операции
Логические операции "И", "ИЛИ"
Условия отбора, заданные в одной строке, связываются по умолчанию с помощью логической операции и, заданные в разных строках - с помощью логической операции или. Эти операции могут быть также заданы явно в выражении условия отбора с помощью операторов and и or соответственно.
Вычисляемые поля
В запросе над полями могут производиться вычисления. Результат вычисления образует вычисляемое поле в таблице запроса. При каждом выполнении запроса производится вычисление с использованием текущих значений полей.
Помимо имен полей, в выражениях вычисляемых полей могут использоваться литералы и встроенные функции . В результате обработки выражения может получаться только одно значение.
Выражение вводится в бланк запроса в пустое поле строки Поле . После нажатия клавиши или перемещения курсора в другое поле строки, перед выражением в этом поле строки добавляется имя поля Выражeние N . N - целое число, увеличивающееся на единицу для каждого нового создаваемого вычисляемого поля в запросе. Имя вычисляемого поля, стоящее перед выражением, отделяется от него двоеточием. Например:
Выражение!: [Цена]*[Количество] где Цена и Количество - имена полей.
Имя вычисляемого поля - выражение1 становится заголовком столбца в таблице с результатами выполнения запроса. Это имя можно изменить.
Для вычисляемых полей, как и для любых других, допускается сортировка, задание условий отбора и расчет итоговых значений.
Встроенные функции
В Access и VBA определено примерно 150 встроенных функций , которые можно использовать в вычисляемых полях и условиях отбора. Перечислим некоторые сгруппированные по назначению функции.
- Функции даты и времени . Используются при обработке дат и времени в полях и литералах. Возвращают дату и время полностью или частично (год, месяц, день), например, функция Date формирует текущую дату, функция Month выделяет месяц из значения поля, содержащего дату.
- Функции обработки текста . Используются при работе с символьными строками.
- Функции преобразования типа данных . Предоставляют возможность пользователю задавать тип данных для числовых значений, что позволяет избежать подбора наиболее подходящего типа данных системой.
- Математические и тригонометрические функции . Выполняют операции над числовыми значениями, которые невозможно выполнить с помощью стандартных арифметических операторов.
- Финансовые функции . Подобно функциям Excel, служат для расчета процента возврата по инвестициям, амортизационных отчислений, годовой ренты и т. п.
- Статистические функции . Используются при работе над полями подмножества записей для вычисления среднего значения, суммы, минимального, максимального значения.
Для записи выражения может быть использован построитель выражений, который вызывается кнопкой Построить панели инструментов.
Присвоение пользовательских имен вычисляемым полям
Пользователь имеет возможность присвоить новое имя вычисляемому полю, используя один из следующих способов:
- Изменение имени поля в запросе. В режиме конструктора запроса в бланке запроса вместо Выражением введите новое имя.
- Изменение подписи поля в свойствах поля. Установите курсор на вычисляемое поле в бланке запроса и откройте окно Свойства поля , щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню пункт Свойства . В окне Свойства поля на вкладке Общие введите нужный текст подписи в строку Подпись поля .
