Основные элементы базы данных.

Если в окне не отображается строка состояния, откройте окно параметров

Access. В его левой области выберите Текущая база данных (Current Database).

В разделе Параметры приложения (Application Options) установите флажок

Строка состояния (Status Bar).

Создание таблицы базы данных

Как уже говорилось ранее, таблица содержит данные об одном информационном объекте или сущности, например сведения о покупателях или товарах. Каждая запись (строка) в таблице включает данные об одном экземпляре сущности, например о конкретном покупателе. Запись состоит из полей (столбцов), каждое из которых включает такие атрибуты сущности, как наименование, ИНН, адрес и телефон. Для однозначной идентификации записи в таблице определяется уникальный простой или составной ключ. База данных может содержать множество таблиц. Разработка базы данных начинается с создания таблиц.

Создание таблицы БД состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, тип данных каждого поля, размер поля, ключи, индексы таблицы и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы путем заполнения ее полей данными.

В Access создание таблицы может быть выполнено в одном из двух режимов:

 в режиме конструктора (Design View), позволяющем максимально полно определить структуру таблицы;

 в режиме таблицы (Datasheet View), предназначенном, прежде всего, для создания, просмотра, поиска, корректировки ее записей и, кроме того, реализующем функции, обеспечивающие определение структуры таблицы.

Рассмотрим основные параметры полей таблицы, которые могут быть заданы

вне зависимости от способа создания таблицы.

Имена полей и тип данных

Для определения поля таблицы обязательно задаются Имя поля (Field Name) и

Тип данных (Data Type).

Имя поля (Field Name). Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя, удовлетворяющее соглашениям об именах объектов в Access. Оно является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением точки (. ), восклицательного знака (! ), надстрочного знака (` ) и квадратных скобок (). Имя не может начинаться с пробела и содержать управляющие символы с кодами ASCII от 0 до 31. Максимальная длина имени 64 символа.

Тип данных (Data Type). Тип данных определяется значениями, которые предполагается хранить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В Access допускается использование двенадцати типов данных.

Рассмотрим вкратце назначение и допустимые размеры данных всех типов, которые могут назначаться полям таблицы в Access.

 Текстовый (Text) - используется для хранения текста или комбинаций алфа- витно-цифровых знаков, не применяемых в расчетах (например, код товара). Максимальная длина поля 255 знаков.

 Поле МЕМО (Memo) - используется для хранения обычного текста или комбинаций алфавитно-цифровых знаков длиной более 255 знаков. Поля с этим типом данных в базах данных формата Access 2007 поддерживают также форматирование текста. Это единственный в Access тип данных, обеспечивающий встроенную поддержку отображения и хранения форматированного текста. Максимальный размер поля 1 Гбайт знаков или 2 Гбайт памяти (2 байта на знак) при программном заполнении полей, и 65 535 знаков при вводе данных вручную в поле и в любой элемент управления, связанный с этим полем.

 Числовой (Number) - служит для хранения числовых значений (целых или дробных), предназначенных для вычислений, исключением являются денежные значения, для которых используется тип данныхДенежный (Currency). Размер поля 1, 2, 4 и 8 байтов, или 16 байтов (если используется для кода репликации) зависит от типа чисел, вводимых в поле.

 Дата/время (Date/Time) - используется для хранения значений даты и времени в виде 8-байтовых чисел двойной точности с плавающей запятой. Целая часть значения, расположенная слева от десятичной запятой, представляет собой дату. Дробная часть, расположенная справа от десятичной запятой, - это время. Хранение значений даты и времени в числовом формате позволяет выполнять различные вычисления с этими данными.

 Денежный (Currency) - используется для хранения денежных значений в виде 8-байтовых чисел с точностью до четырех знаков после запятой. Этот тип данных применяется для хранения финансовых данных и в тех случаях, когда значения не должны округляться.

 Счетчик (AutoNumber) - используется для уникальных числовых 4-байтовых значений, которые автоматически вводит Access при добавлении записи. Вводимые числа могут последовательно увеличиваться на указанное приращение или выбираться случайно. Обычно используются в первичных ключах.

 Логический (Yes/No) - применяется для хранения логических значений, которые могут содержать одно из двух значений: Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл. (8 битов = 1 байт). Используется1 для значений Да и0 для значений Нет. Размер равен 1 биту.

 Поле объекта OLE (OLE Object) - используется для хранения изображений, документов, диаграмм и других объектов из приложений MS Office и других программ Windows в виде растровых изображений, которые затем отображаются в элементах управления форм или отчетов, связанных с этим полем таблицы.

Чтобы в Access просматривать эти изображения, необходимо, чтобы на компьютере, использующем базу данных, был зарегистрирован OLE-сервер (программа, поддерживающая этот тип файлов). Если для данного типа файлов

Создание базы данных

OLE-сервер не зарегистрирован, отображается значок поврежденного изображения.

 Гиперссылка (Hyperlink) - применяется для хранения ссылок на Web-узлы (URL-адреса), на узлы или файлы интрасети или локальной сети (UNCадреса - стандартного формата записи пути), а также на узлы или файлы локального компьютера. Кроме того, можно использовать ссылку на объекты Access, хранящиеся в базе данных. Может хранить до 1 Гбайт данных.

 Вложение (Attachment) - используется для вложения в поле записи файлов изображений, электронных таблиц, документов, диаграмм и других файлов поддерживаемых типов точно так же, как в сообщения электронной почты. Вложенные файлы можно просматривать и редактировать в соответствии с заданными для поля параметрами. Эти поля не имеют ограничений, связанных с отсутствием зарегистрированных OLE-серверов. Более рационально используют место для хранения, чем поля с типом данныхПоле объекта OLE (OLE Object), поскольку не создают растровые изображения исходного файла. Максимальная длина поля для сжатых вложений - 2 Гбайт, для несжатых - примерно 700 Кбайт в зависимости от степени возможного сжатия вложения.

 Вычисляемый (Calculated) - предназначен для создания вычисляемых полей: числовых, текстовых, денежных, дата/время, логических. Значение вычисляемого поля определяется выражением, записанным в поле и использующим другие поля текущей записи, некоторые встроенные функции и константы, связанные арифметическими, логическими или строковыми операторами.

 Мастер подстановок (Lookup Wizard) или Подстановка и отношения(Lookup & Relationship) - вызывает мастера подстановок, с помощью которого можно создать поле, позволяющее выбрать значения из списка, построенного на основе значений поля другой таблицы, запроса или фиксированного набора значений. Такое поле отображается как поле со списком. Если список построен на основе поля таблицы или запроса, тип данных и размер создаваемого поля определяется типом данных и размером привязанного столбца; если на основе набора значений - размером текстового поля, содержащего значение. Кроме того, мастер подстановок позволяет определить связь таблиц и включить проверку связной целостности данных.

Общие свойства поля

Основные свойства задаются для каждого поля и зависят от выбранного типа данных. Если открыть таблицу в режиме конструктора, то весь набор свойств выбранного поля будет представлен в нижней части окна на двух вкладках: Общие (General) иПодстановка (Lookup). Приведем свойства полей, наиболее важные на первом этапе изучения баз данных.

 Размер поля (Field Size) позволяет для текстового и числового поля уточнить тип данных или размер, задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Для поля с типом данныхТекстовый (Text) задается размер от 1 до 255 знаков.

Для поля с типом данных Числовой (Number) можно задать:

 Байт (Byte) для целых чисел от 0 до 255, длина поля 1 байт;

 Целое (Integer) для целых чисел от –32 768 до +32 767, занимает 2 байта;

 Длинное целое (Long Integer) для целых чисел от –2 147 483 648 до +2 147 483 647, занимает 4 байта;

 Одинарное с плавающей точкой (Single) для чисел от –3,4 1038 до

3,4 1038 с точностью до 7 знаков, занимает 4 байта;

 Двойное с плавающей точкой (Double) для чисел от –1,797 10308 до

1,797 10308 с числом отображаемых десятичных знаков до 15, занимает 8 байтов;

 Действительное (Decimal) для целых чисел от –1038 до +1038 (при работе с проектами, которые хранятся в файлах типа adp) и от –1028 до 1028 (mdb и accdb) с числом отображаемых десятичных знаков до 28, занимает 12 байтов;

 Код репликации (Replication ID). Глобальный уникальный идентификатор

(Globally unique identifier, GUID), занимает 16 байтов. Эти длинные генери-

руемые случайным образом значения обеспечивают малую вероятность их совпадения. Поля такого типа используются Access для создания системных уникальных идентификаторов реплик, наборов реплик, таблиц, записей и других объектов при репликации баз данных. Могут быть использованы в приложениях пользователя для идентификации строк таблицы, например для идентификации товаров.

Для поля с типом данных Счетчик (AutoNumber) можно задать:

 Длинное целое (Long Integer) - 4 байта;

 Код репликации (Replication ID) - 16 байтов.

Рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, который понадобится для сохраняемых значений, т. к. сохранение таких полей требует меньше памяти, и обработка данных меньшего размера выполняется быстрее.

Изменения в данных, которые происходят вследствие изменения свойства Размер поля (Field Size), нельзя отменить после выполнения сохранения.

 Формат поля (Format) является форматом отображения выбранного типа данных при выводе их на экран или печать в режиме таблицы, в форме или отчете. В Access определены встроенные стандартные форматы отображения для полей с такими типами данных какЧисловой (Number),Дата/время (Date/Time),Логический (Yes/No) иДенежный (Currency). Ряд этих форматов совпадает с настройкой региональных форматов, определяемых в окнеЯзык и региональные стандарты в Панели управления Windows. Пользователь может создать собственный формат для всех типов данных, кромеПоле объекта OLE (OLE Object), с помощью символов форматирования.

 Число десятичных знаков (Decimal Places) задает для числового и денежного типов данных количество знаков после запятой. Можно задать число от 0 до 15. По умолчанию (значениеАвто (Auto)) это число определяется установкой в свойствеФормат поля (Format). Следует иметь в виду, что установка этого свойства не действует, если свойствоФормат поля (Format) не установлено

a. Имена столбцов, тип и размер хранящейся в них информации.

b. Имена столбцов и строк.

c. Имена строк, тип и размер хранящейся в них информации.

d. Номера строк, имена столбцов.

539. Перечислите объекты СУБД Access :

а. Таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы, модули.

в. Таблицы, модели, формы запросы.

с. Таблицы, программы, модели, формы, отчеты, запросы.

d. Макросы, таблицы, модули, фреймы.

540. СУБД Access позволяет создать связь между несколькими таблицами БД:

a. Если в них есть совпадающие поля.

b. Если в них есть совпадающие записи.

c. Если в них есть одинаковые слова.

d. Если таблицы имеют одинаковые имена.

541. Запросы в базе данных Access создаются на основе:

Таблиц базы данных и других запросов.

Только таблиц базы данных.

Отчетов и других запросов.

Таблиц базы и ранее созданных отчетов.

542. Установите правильную последовательность при разработке базы данных:

Описание предметной области.

Разработка концептуальной модели.

Разработка информационно-логической модели.

Разработка физической модели.

Укажите правильный ответ:

543. К изменению файла базы данных приводят запросы:

На обновление, добавление, удаление.

Параметрические, итоговые, перекрестные.

На выборку и итоговые.

Параметрические и итоговые.

544. Поиск данных в базе данных – это…

Процедура выделения из множества записей подмножества, записи которого удовлетворяют поставленному условию.

Определение значений данных в текущий момент.

Процедура определений дескрипторов базы данных.

Процедура выделения данных, однозначно определяющих записи.

545. Режим «Таблица» в СУБД ACCESS предназначен для:

a. Просмотра и заполнения таблицы БД записями.

b. Описания структуры таблиц БД.

c. Объединения нескольких таблиц в одной БД.

d. Нормализации таблиц БД.

546. Перечислите характеристики, используемые для описания поля в БД:

а. Ключ, точность, тип, имя, длина.

в. Точность, тип, имя, длина.

с. Ключ, имя, длина.

d. Имя, тип, длина, точность.

547. Перечислите типы данных, существующих в Microsoft Access и OpenOffice . org Base :

а. Текстовые, числовые, денежные, логические, дата и время.

в. Цифровые, символьные, процентные, логические.

с. Символьные, числовые, программные, логические.

d. Текстовые, числовые, программные.

548. Основным объектом базы данных является:

а. Таблица.

в. Запрос.

d. Форма.

549. Кнопка («Схема данных») в СУБД ACCESS предназначен для:

a. Объединения нескольких таблиц в одной БД.

b. Описания структуры таблиц БД.

c. Просмотра и заполнения таблицы БД записями.

d. Нормализации таблиц БД.

550. Режим «Конструктор» в СУБД Access предназначен для:

a. Определения структуры таблицы БД.

b. Корректировки записей в уже созданной базе данных.

c. Установления связей между несколькими таблицами БД.

d.. Заполнения базы новыми данными.

551. Заполнение таблиц данными в режиме Таблица производится:

а. По строкам.

в. В произвольном порядке;

с. По столбцам

d. Текстовые поля затем числовые.

552. Объект «формы» в БД Access служит для:

a. Наиболее удобной организации ввода и вывода записей.

b. Нормализации таблиц БД.

c. Объединения нескольких таблиц.

d. Описания структуры БД.

553. Составная форма в БД – это…

в. Форма составляется пользователем.

d. Форма, составленная из таблиц разных баз данных.

554. Запросы в БД предназначены для:

а. Для отбора нужной информации и формирования новых таблиц.

в. Для оформления таблиц.

с. Для получения подсказки и помощи.

d. Для формирования новых таблиц.

555. Мастер отчетов в БД необходим для:

a. Улучшения наглядности и отбора данных по заданному критерию при распечатке таблиц.

b. Помещения данных о числе атрибутов в БД.

c. Улучшения наглядности и вычисления итогов при распечатке таблицы.

d. Помещения данных о числе таблиц в БД.

556. В режиме Сортировка в БД переставляются:

а. Записи.

с. Таблицы.

557. Режим «Фильтрация» позволяет осуществлять в базе данных:

a. Отбор записей по одному или нескольким признакам

b. Отбор записей только по одному признаку.

c. Перестановку записей в заданном порядке.

d. Перестановку записей в алфавитном порядке.

558. Приведенный объект является

а. Формой

в. Запросом

с. Отчетом

d. Таблицей

559. В режиме Поиск в БД осуществляется:

а. Только поиск записи.

в. Только поиск поля.

с. Удаление Записи.

d. Удаление Поля.

560. Заполнение таблиц данными в БД можно производить используя:

а. Все перечисленные объекты.

в. Только объект Формы.

с. Только объект Запросы.

d. Только объект Таблицы.

561. Заполнение таблиц данными в БД можно производить:

а. Одновременно в несколько связанных таблиц.

в. Одновременно в несколько несвязанных таблиц.

с. Только в одну таблицу.

d. В одну или несколько таблиц.

562. Команда Поиск в БД работает с объектами:

а. Все перечисленные объекты.

в. Объект Формы.

с. Объект Запрос.

d. Объект Таблица.

563. Вычисления в БД можно производить в объектах:

а. Таблица.

с. Запрос.

d. Во всех перечисленных в п. А. В. С. Объектах.

е. Формы и Запросы.

f. Таблицы и Запросы.

564. Укажите, какое поле в таблицах БД не требует заполнения с клавиатуры:

а. Счетчик.

с. Дата/Время.

d. Числовое.

565. Вычисление в БД можно производить над данными, имеющими следующие типы:

а. Числовой и Дата/Время.

в. Текстовым.

с. Дата/Время.

d. Числовой и текстовый.

е. Числовом.

566. Представлена таблица базы данных «Кадры». При поиске по условию (Премия < 3000 и год рождения => 1990) будут найдены фамилии:

а. Сухомлин, Трофимов.

в. Трофимов, Перепечка.

с. Василюк.

d. Макаров.

567. Представлена таблица базы данных «Кадры». возрастания

а

. 2.

568. Представлена таблица базы данных «Кадры». Произведена сортировка в порядке убывания по году рождения. Укажите порядковый номер записи для Василюка:

569. Представлена таблица базы данных «Кадры». Произведена сортировка в порядке убывания по размеру премии. Укажите порядковый номер записи для Синицына:

570. Представлена таблица базы данных «Кадры». Произведена сортировка в порядке возрастания по алфавиту для поля «фамилия». Укажите порядковый номер записи для Трофимова:

571. Представлена таблица базы данных «Кадры». Произведена сортировка в порядке убывания по алфавиту для поля «фамилия». Укажите порядковый номер записи для Трофимова:

572. Представлена таблица базы данных «Кадры». > 1990 и Оклад < 7000) будут найдены фамилии:

а. Трофимов.

в.Ноздрев.

с. Трофимов, Перепечка.

d. Макаров, Синицын.

573. Представлена таблица базы данных «Кадры». При поиске по условию (Год рождения  1990 и Оклад  7000) будут найдены фамилии:

а

. Перепечка, Сухомлин, Трофимов.

в. Макаров.

с. Трофимов, Перепечка.

d. Макаров, Синицын, Трофимов.

5

74. Представлена таблица базы данных «Кадры». При поиске по условию (Год рождения < 1990 и Оклад  20 000) будут найдены фамилии:

а. Василюк, Ноздрев.

в.Ноздрев.

с. Макаров.

d. Трофимов.

е. Василюк.

5

75. Представлена таблица базы данных «Кадры». Произведена сортировка в порядке возрастания по размеру оклада. Укажите порядковый номер записи для Синицын:

576. Определите тип поля «Стаж работы»:

а. Дата/Время.

в. Числовой.

с. Логический.

d. Текстовый.

577. Определите тип поля «Адрес»:

а. Текстовый.

в. Числовой.

с. Логический.

d. Дата/Время.

578. Определите тип поля «Телефон» 569-82-13:

а. Текстовый.

в. Числовой.

с. Счетчик.

d. Числовой или Текстовый.

е. Счетчик или Числовой.

579. Определите тип поля «Год рождения»:

а. Числовой.

в Текстовый.

с. Дата/Время.

580. Определите тип поля «Телефон» 5698213:

а. Числовой или Текстовый.

в. Текстовый.

с. Счетчик.

d. Числовой.

е. Счетчик или Числовой.

581. Определите тип поля «Дата рождения»:

а. Дата/Время.

в. Числовой.

с. Текстовый.

582. Выберите список атрибутов для объекта «Студент»:

а. ФИО, группа, курс.

в. Название института, ФИО ректора, адрес.

с. Дисциплина, кол-во часов, преподаватель.

d. Специальность, стипендия, декан.

583. Выберите список атрибутов для объекта «Служащий»:

а. Должность, оклад, стаж.

в. Название завода, ФИО директора, адрес.

d. Специальность, образование, начальник участка.

584. Выберите список атрибутов для объекта «Завод»6

а. Название завода, ФИО директора, адрес.

в. Должность, оклад, стаж.

с. № цеха, начальник цеха, кол-во человек в цеху.

d. Телефон, адрес, стаж.

585. Дан фрагмент базы данных. После проведения сортировки по возрастанию по полю Класс, фамилия ИВАНОВ будет занимать строку:

ФАМИЛИЯ		КЛАСС	ШКОЛА
ИВАНОВ	ВАСИЛИЙ
КАТАЕВ	ПЕТР
РОДИОНОВ	ИВАН
МИШИН	СЕРГЕЙ

586. Назовите тип приведенного ниже запроса в базе данных:

Перекрестный.

Итоговый.

Параметрический.

Минимальные системные требования к аппаратному обеспечению:

Компьютер с процессором Intel 486 и выше или совместимый.

4 Мб свободного пространства на жестком диске.

Видеоадаптер SVGA

Минимальные требования к внешним устройствам:

Монитор SVGA

Постановка задачи

Программа должна выполнять следующие функции:

· Обеспечивать удобный ввод и вывод информации о врачах и пациентах

· Представлять требуемые данные в виде отчетов для последующей распечатки.

2. Таблицы базы данных

Перед созданием БД необходимо располагать описанием выбранной предметной области, которое должно охватывать реальные объекты и процессы, определить все необходимые источники информации для удовлетворения предполагаемых запросов пользователя и определить потребности в обработке данных.

В данном случае база данных строится для предметной области «Медицинский диагностический центр». В процессе изучения данной предметной области были определены следующие объекты: врачи, пациенты, препараты, заболевания, процедуры. Для каждого объекта были созданы таблицы.

В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных (by entering data), с помощью Конструктора таблиц (in Design view) и с помощью Мастера создания таблиц (by using wizard). Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц. Если вы создали новый файл базы данных, то, кроме этих ярлыков, в списке таблиц больше ничего нет.

Создание таблицы путем ввода данных

Если вы затрудняетесь сразу определить структуру таблицы, Microsoft Access позволяет создать таблицу путем ввода данных в окно с традиционной табличной формой.

Рисунок 1. Создание таблицы путем ввода данных

Для этого необходимо:

Открыть окно новой или существующей базы данных и в нем открыть список таблиц.

Выделить в списке таблиц ярлык Создание таблицы путем ввода данных (Create table by entering data) и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Появится пустая таблица со стандартными названиями столбцов: Поле1 (Field 1), Поле2 (Field2) и т. д. По умолчанию для создания таблицы предоставляется десять полей.

В поля этой таблицы нужно ввести требуемые данные. Тип данных в одном поле (столбце) во всех записях должен быть одинаковым.

Можно ввести свои собственные заголовки столбцов, для чего щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выберите из контекстного меню команду Переименовать столбец (Rename Column). После этого стандартное назван-ие столбца подсвечивается, и вы можете вводить свое название.

По окончании ввода данных нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).

В окне Сохранение (Save As) в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя новой таблицы и нажать кнопку ОК.

Microsoft Access выдаст сообщение Ключевые поля не заданы (There is no primary key defined) и вопрос Создать ключевое поле сейчас? (Do you want to create a primary key now?). Нажать кнопку Нет (No), если одно или несколько полей в таблице могут однозначно идентифицировать записи в таблице и служить первичным ключом, или кнопку Да (Yes), и тогда Access создаст дополнительное поле, которое сделает ключевым. К определению ключевого поля таблицы мы еще вернемся в разд."Определение ключевых полей"данной главы.

В списке таблиц появится новая таблица, которая будет содержать введенные данные. Таблица при этом создается автоматически. Поля ее будут иметь либо стандартные названия, либо те, которые вы ввели, а их типы будут определяться по введенным данным. В случае, если в один столбец были введены данные разных типов, например числа, даты и текст, тип поля определяется как Текстовый (Text).

Ввод данных в таблицу Access мало чем отличается от ввода в таблицу Excel. Для перехода между полями вы можете использовать клавишу <Таb>. Данные, введенные в текущую строку, сохраняются при переходе к следующей строке. Более подробно режим ввода и изменения данных в режиме таблицы описан в разд. "Ввод и проверка данных" данной главы.

Ниже приведена структура и описаны типы данных, используемых в таблицах БД «Медицинский диагностический центр».

Таблица «Врачи» содержит сведения о врачах и имеет следующий вид (эта, как и все последующие, таблицы представлены в виде конструктора таблиц):

Рисунок 3 – Таблица «Врач»

Таблица «Заболевания» содержит сведения о заболеваниях, которыми болеют пациенты, и имеет следующий вид:

Рисунок 4 – Таблица «Заболевания»

Таблица «Личные данные о пациенте» содержит сведения о названии дисциплины и имеет следующий вид:

Рисунок 5 – Таблица «Личные данные о пациенте»

Таблица «Операция» содержит сведения о операции. Она имеет следующий вид:

Рисунок 6 – Таблица «Операция»

Таблица «Отделения» содержит сведения о отделениях центра. Она имеет следующий вид:

Рисунок 7 – Таблица «Отделения»

Таблица «Палата» содержит сведения о палатах диагностического центра. Таблица имеет следующий вид:

Рисунок 8 – Таблица «Палата»

3. Схема данных базы данных

диагностика информация аппарат

Связывание таблиц на схеме данных

Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных (Relationships) .

Рисунок 9. Пример схемы данных

Чтобы открыть схему данных, необходимо выполнить команду Сервис, Схема данных (Tools, Relationships). По умолчанию схема будет содержать все таблицы со связями. Поэтому сюда будет включена, например, наша новая таблица "Список рассылки оповещений", которая была связана с таблицей "Клиенты" (Customers) при помощи Мастера подстановок (см. разд. "Использование Мастера подстановок" выше в данной главе).

Чтобы убрать какую-либо таблицу из схемы данных, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на любом месте этой таблицы и из контекстного меню выбрать команду Скрыть таблицу (Hide table). Например, на рис. таблица "Список рассылки оповещений" скрыта.

Чтобы вновь добавить в эту схему свернутую таблицу ("Список рассылки оповещений") или таблицу, у которой связи еще не установлены, необходимо:

Щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном пространстве схемы данных и из контекстного меню выбрать команду Добавить таблицу (Show table).

В диалоговом окне Добавление таблицы (Show table) раскрыть вкладку Таблицы (Tables), выбрать из списка таблицу "Список рассылки оповещений", и нажать кнопку Добавить (Add) .

Рисунок 10. Диалоговое окно Добавление таблицы

В данном случае связь между таблицами Access строит автоматически. Это происходит тогда, когда две таблицы имеют одинаковые названия связанных полей и согласованные типы данных, причем хотя бы в одной из таблиц связанное поле является ключевым.

Рисунок 11 – Схема данных БД «Медицинский диагностический центр»

4. Формы базы данных

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для:

ввода и просмотра информации базы данных

изменения данных

создания сообщений

Способы создания форм:

Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности)

Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию)

Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи)

Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи)

Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица)

Автоформа: сводная таблица

Автоформа: сводная диаграмма

Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph)

Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel)

Алгоритм создания форм следующий:

Открыть окно БД

В окне БД выбрать вкладку Формы

Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД

В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных

Щелкнуть на кнопке ОК

Вызвать Мастер форм можно несколькими способами. Один из них – выбрать Мастер форм в окне диалога Новая форма и щелкнуть на кнопке ОК. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.

В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Затем доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, выделив их и щелкнув на кнопку >>.

Например, выберем источник – таблицу Сотрудники и все ее поля, а затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее.

В этом окне надо выбрать внешний вид формы, например в один столбец и щелкнуть Далее.

После выбора стиля формы (официальный), требуется перейти в последнее окно, щелкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя формы и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы.

При открытии базы данных «Медицинский диагностический центр» открывается форма «Главная форма». Открытие этой формы одновременно с БД осуществляется путем помещения имени формы в строку «Форма» меню Сервис/Параметры запуска. Данная форма является панелью управления приложением. Ее кнопки обеспечивают вызов других кнопочных форм, а также отдельных объектов (отчетов, форм и т.д.). Данная форма была создана с помощью имеющегося в Access средства автоматизированной разработки форм по управлению приложением, называемого диспетчером кнопочных форм. Форма представлена ниже.

Простые запросы.

Запрос (query)- это формирование условий выборки информации из БД. Запрос может относиться к одной или многим связанным таблицам. Результатом запроса является результирующий набор записей (dynaset), который внешне выглядит как таблица. Эта виртуальная таблица может рассматриваться как таблица БД (добавление, удаление, обновление, включение в новые запросы).

Типы запросов.

1. Запрос на выборку . Извлекаем данные из одной или нескольких таблиц и результаты отражаем в объекте «Запрос» в режиме таблицы, в котором допускается извлечение записей. Кроме этого, используется для группировки записей, вычисления сумм значений, количества записей и прочих итоговых значений.

2. Запрос с параметрами . Это запрос, запуск которого вызывает появление диалогового окна для ввода некоторого условия отбора записей или значения для вставки в поле. Может открыться несколько диалоговых окон. Например, можно задать диапазон дат. Это удобно для создания форм и отчетов. При этом форма базируется не на таблице, а на запросе.

3. Перекрестный запрос . Это выборка данных, записанная в двумерной матрице. Обычно используется для представления статистических данных.

4. SQL . Запрос, создаваемый прямо на языке SQL (StructuredQueryLanguage)- стандартный язык структурированных запросов аппаратно и программно независимый. Любой запрос превращается в SQL (и его можно увидеть).

5. Запрос на изменения . Это запрос, который за одну операцию (его выполнения) вносит изменения во многие записи. Существует 4 типа запроса на изменение: на создание таблицы; на удаление записей; на добавление и на обновление.

Создание простого запроса.

Для создания запроса нужно определить следующее:

Таблицы и поля в них, которые будут участвовать в запросе;

Критерии отбора данных в dynaset;

Какие поля показывать на экране.

Запросы из нашей БД:

Рисунок 18 Запрос на выборку «Заболевание»

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

Щелкнуть на кнопке ОК.

Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.

Рисунок 20 Отчет «Врачи»

Список литературы

1. Байгарова Н.С. Организация управления базами визуальных данных // Н.С. Байгарова, Ю.А. Бухштаб, А.А. Воробьев, А.А. Горный. - М., 2008. - 21 с.

2. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных. - 6-е изд. - М., СПб.,Киев, Изд. дом Вильяме, 2008, - 245с.

3. Золотова С.И. Практикум по Aссеss: Подгот. курс, предваряющий более глубокое изучение технологии баз данных // С.И. Золотова. - М.: Финансы и статистика, 2009. - 141 с.

4. Когаловский М.Р. Энциклопедия технологий баз данных: Эволюция технологий. Технологии и стандарты. Инфраструктура. Терминология // М.Р. Когаловский. - М.: Финансы и статистика, 2007. - 798 с.

Цель работы:

Уметь создавать базы данных из одной или нескольких таблиц;

Уметь устанавливать связи между таблицами;

Уметь заполнять таблицы данными.

Краткие теоретические сведения:

СУБД Access является реляционной базой данных. Она содержит в одном файле все основные объекты: таблицы, формы, запросы, отчёты, макросы и модули.

Создание базы данных начинается с создания таблицы. Для создания таблицы необходимо выбрать вкладку Таблицы и команду Создание таблицы с помощью Конструктора. В окне Конструктора ввести названия полей, их типы, задать, если нужно свойства для каждого поля. В каждой таблице необходимо также задать ключевые поля.

Для создания связей между таблицами необходимо выполнить команду Работа с базами данных – Схема данных.

Задание 1. Создание таблицы с помощью Шаблонов таблиц.

Запустить Microsoft Access: Пуск – Все программы – Microsoft Office – Access 2007.
В появившемся окне выбрать – Новая база данных.

В окне базы данных выбрать вкладку Создание и щёлкнуть по кнопке Шаблоны таблиц - Контакты .

Перед вами появится таблица с готовым списком полей. Ее нужно будет изменить, предварительно сохранив под именем Адреса. Для этого:

По заголовку таблицы нажать правой клавишей мыши и выбрать пункт Сохранить

или на панели быстрого запуска нажать на пиктограмму ;

В появившемся окне ввести имя таблицы – Адрес и нажать кнопку ОК.

Перейти в режим Конструктор: контекстное меню – Конструктор или Главная – Режим – Конструктор

Выбрать следующие поля: Фамилия, Имя, Адрес, Домашний телефон, Сотовый телефон. Остальные поля, не соответствующие данным наименованиям, необходимо удалить из таблицы. Для этого вызвать контекстное меню и выбрать пункт Удалить строки.

Сохранить изменения и перейти в Режим таблицы: Главная – Режим таблицы .
Введите данные в таблицу не менее 10 записей.

Задание 2. Создание базы данных в режиме Конструктора.

1. Создать БД «Обучение » в папке со своим номером группы.

2. В данной базе будет содержаться четыре таблицы, созданные с помощью Конструктора таблиц, вкладка Создание :

У таблиц и полей есть свойства, с помощью которых можно управлять их характеристиками и поведением.

Таблица, открытая в режиме конструктора.

Свойства таблицы

Свойства поля

· Таблица «Группа» имеет следующие поля:

o Группа (тип Текстовый) – ключевое (через контекстное меню )

o Количество студентов (тип Числовой).

· Таблица «Предметы» имеет следующие поля:

o Предмет (тип Текстовый) - ключевое,

o Преподаватель (тип Текстовый)

o Кабинет (тип Числовой).

· Таблица «Студенты» имеет следующие поля:

o Номер_студента (тип Счетчик)- ключевое,

o Фамилия (тип Текстовый),

o Имя (тип Текстовый),

o Группа (Тип Мастер подстановок, указать, что значения будут использованы из таблиц или запросов, на следующем шаге выбрать таблицу Группа - поле Группа, сортировка не нужна).

· Таблица «Успеваемость» имеет следующие поля:

o Фамилии (Тип Мастер подстановок, с помощью Мастера подстановок указать, что этот столбец будет использовать значения из таблицы Студенты поля Фамилия)- ключевое,

o Предмет (Тип Мастер подстановок, с помощью Мастера подстановок указать, что этот столбец будет использовать значения из таблицы Предметы поля Предмет) –ключевое

Примечание! Для создания составного ключа необходимо выделить все поля при помощи клавиши CTRL и выбрать пункт Ключевое поле в ленте меню

o Оценка (тип Числовой, Устанавливается в свойствах поля: Значение по умолчанию: 2 , Условие на значение: >=2 and <=5 ).

3. На Схеме данных (вкладка Работа с базами данным) изменить уже созданные ранее связи между таблицами:выделить связь, вызватьконтекстное меню – изменить связь:

· Группа и Учащиеся :

Главная таблица - Группа

Поля связи: Группа и Группа

- Тип связи: один-ко-многим +сохранение целостности (флажок напротив пункта Обеспечение целостности данных)

(кнопка Объединение…, выбрать первый пункт)

· Учащиеся и Успеваемость :

Главная таблица - Учащиеся

Поля связи: Номер и Фамилии

Тип объединения: только совпадающие

· Предметы и Успеваемость :

Главная таблица - Предметы

Поля связи: Предмет и Предмет

Тип связи: один-ко-многим +сохранение целостности

Тип объединения: только совпадающие

4. Заполнение БД

a) Выбрать вкладку «Таблицы» и используя кнопку «Открыть» в режиме таблицы последовательно заполнить все указанные там таблицы по трем группам с количеством человек не менее 5. Успеваемость по 3 предметам.

b) Расположить их все на экране.

Поле, также называемое в реляционной базе данных столбцом , является частью таблицы , за которой закреплен определенный тип данных. Каждая таблица базы данных должна содержать хотя бы один столбец . Строка данных – это запись в таблице базы данных , она включает поля, содержащие данные из одной записи таблицы .

Приступая к созданию таблицы , необходимо иметь ответы на ряд вопросов:

Как будет называться таблица ?
Как будут называться столбцы (поля) таблицы ?
Какие типы данных будут закреплены за каждым столбцом ?
Какой размер памяти должен быть выделен для хранения каждого столбца ?
Какие столбцы таблицы требуют обязательного ввода?
Из каких столбцов будет состоять первичный ключ?

Базовый синтаксис оператора создания таблицы имеет следующий вид:

<определение_таблицы> ::= CREATE TABLE имя_таблицы (имя_столбца тип_данных [,...n])

Приведенный стандарт совпадает с реализацией оператора создания таблицы в среде MS SQL Server.

Главное в команде создания таблицы – определение имени таблицы и описание набора имен полей, которые указываются в соответствующем порядке. Кроме того, этой командой оговариваются типы данных и размеры полей таблицы .

Ключевое слово NULL используется для указания того, что в данном столбце могут содержаться значения NULL . Значение NULL отличается от пробела или нуля – к нему прибегают, когда необходимо указать, что данные недоступны, опущены или недопустимы. Если указано ключевое слово NOT NULL , то будут отклонены любые попытки поместить значение NULL в данный столбец . Если указан параметр NULL , помещение значений NULL в столбец разрешено. По умолчанию стандарт SQL предполагает наличие ключевого слова NULL .

Мы использовали упрощенную версию оператора CREATE TABLE стандарта SQL. Его полная версия приводится при обсуждении вопросов обеспечения целостности данных.

Пример 3.2 . Создать таблицу для хранения данных о товарах, поступающих в продажу в некоторой торговой фирме. Необходимо учесть такие сведения, как название и тип товара, его цена, сорт и город, где товар производится.

CREATE TABLE Товар (Название VARCHAR(50) NOT NULL, Цена MONEY NOT NULL, Тип VARCHAR(50) NOT NULL, Сорт VARCHAR(50), ГородТовара VARCHAR(50)) Пример 3.2. Создание таблицы для хранения данных о товарах, поступающих в продажу в некоторой торговой фирме.

Пример 3.3 .Создать таблицу для сохранения сведений о постоянных клиентах с указанием названий города и фирмы, фамилии, имени и отчества клиента, номера его телефона.

CREATE TABLE Клиент (Фирма VARCHAR(50) NOT NULL, Фамилия VARCHAR(50) NOT NULL, Имя VARCHAR(50) NOT NULL, Отчество VARCHAR(50), ГородКлиента VARCHAR(50), Телефон CHAR(10) NOT NULL) Пример 3.3. Создание таблицы для сохранения сведений о постоянных клиентах.

Изменение таблицы

Структура существующей таблицы может быть модифицирована с помощью команды ALTER TABLE , упрощенный синтаксис которой представлен ниже:

ALTER TABLE имя_таблицы { имя_столбца тип_данных [ NULL | NOT NULL ]] | имя_столбца]}

В среде MS SQL Server упрощенный синтаксис команды модификации таблицы имеет вид:

ALTER TABLE имя_таблицы {)] [ NULL | NOT NULL ]}] | ADD { [имя_столбца тип_данных] | имя_столбца AS выражение } [,...n] | DROP {COLUMN имя_столбца}[,...n] }

Команда позволяет добавлять и удалять столбцы , изменять их определения.

Одно из основных правил при добавлении столбцов в существующую таблицу гласит: когда в таблице уже содержатся данные, добавляемый столбец не может быть определен с атрибутом NOT NULL . Этот атрибут означает, что для каждой строки данных соответствующий столбец должен содержать некоторое значение, поэтому добавление столбца с атрибутом NOT NULL приводит к появлению противоречия – уже существующие строки данных таблицы не будут иметь в новом столбце ненулевых значений.

Тем не менее существует способ добавления обязательных полей в существующую таблицу . Для этого необходимо:

добавить в таблицу новый столбец , определив его с атрибутом NULL (т.е. столбец не обязан содержать каких-либо значений);
ввести в новый